Facturación electrónica

Cuando se trata de medir la implantación de la facturación electrónica en la empresa llegamos siempre a la misma conclusión. La facturación electróncia no atrae a las empresas. Según el estudio 2011 de AR Automation realizado en Estados Unidos sólo el 12% de las empresas españolas utilizan la factura electrónica aunque la media europea alcanzó el 37% en Europa.

Y además de no atraer a las empresas lo cierto es que tampoco acaba de seducir a los consumidores, que en muchos casos siguen sin fiarse de la factura electrónica. Prefieren la factura en papel, con la que sienten más seguridad en su validez. La facturación electrónica es algo que sobre todo beneficia a grandes empresas y administraciones públicas, mientras que el resto de usuarios no ven clara su utilidad.

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Entre las medidas adoptadas por el Gobierno ayer, una que puede interesar mucho a las empresas destacan aquellas que tienen que ver con la facturación electrónica. La mayoría de ellas van destinada a fomentar aun más la utilización e implantación de la facturación electrónica en las empresas y como medida para facilitar su relación con la administración se crea un punto único para gestionar las facturas electrónicas con la Administración General del Estado.

Este punto deberá ser definido y desarrollado en 2011 como un servicio central de gestión de la facturación electrónica, que incluye un “Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas”, para el ámbito de los órganos de la Administración General del Estado, sus organismos autónomos y agencias estatales. Será el medio único para la recepción y distribución de facturas electrónicas, y podrá proporcionar funciones de almacenamiento y custodia de las facturas electrónicas.

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Hoy en día existen muchas alternativas para crear facturas electrónicas, muchas de ellas online por eso es interesante conocer las distintas opciones a la hora de elegir bien. Vamos a ver la alternativa de enneto, opción de facturación electrónica online que tiene algunas opciones muy interesantes a la hora de facilitar el acceso a la factura por parte de otras empresas además de la nuestra.

Se trata de una opción muy sencilla que dispone de un gran grupo de vídeo tutoriales que nos permiten aprender el manejo de esta herramienta de manera muy rápida. Tiene un coste de 6,99 euros al mes o 69 euros al año. En sólo unos pocos clicks podemos crear una factura, firmarla electrónicamente y enviarla a nuestros clientes. Entre las principales características de enneto podemos destacar las siguientes:

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Como ya estamos a final de la semana y todos estamos ya cansados creo que es el momento oportuno para este post. Porque revisando la documentación que nos ofrecía la solución de DocOnYou de facturación electrónica y red social me he encontrado con este estupendo vídeo que han realizado los impulsores de esta red. Se trata de mostrar los retos de la facturación electrónica explicados en vídeo.

Os invito a que visionéis el vídeo donde nos explica claramente por qué la facturación electrónica es necesaria hoy en día, cómo la facturación tradicional tiene cada vez más complicada su existencia. Nos explican la importancia de la facturación electrónica para gestionar hoy en día la facturación de las empresas. Pero no sólo nos hablan de sus ventajas, sino que también nos muestran muchos de sus inconvenientes.

Conseguir el 100% de los beneficios de la facturación electrónica no se sostiene sin su adopción por parte de las pymes

Es una de las afirmaciones que lanzan en el vídeo. Y no les falta razón. A las pymes se les impone la facturación electrónica, más cómo obligación que cómo beneficio. Adoptar la facturación electrónica genera unos costes y muchas pymes no tienen nada claro sus beneficios. Los tiene, esto es indudable, pero hoy por hoy muchas pymes están más por la labor de capear el temporal que de buscar mayor eficiencia en sus procedimientos. Quizás lo primero no sea posible sin lo segundo, pero es muy difícil pensar en otra cosa que no sea respirar cuando tienes el agua al cuello.

Vídeo | YouTube
En Tecnología Pyme | Facturación electrónica: ventajas para las pymes

Mucho hemos hablado en este blog de las redes sociales. También lo hemos hecho de la facturación electrónica y cómo cambiará la forma de relacionarse entre clientes y empresas. Uniendo estos dos conceptos es como podríamos definir DocOnYou, una red social vertical que está orientada hacia administrativos y empresas para facilitar el intercambio de facturas electrónicas entre empresas y clientes. Ahora nos han develado el calendario previsto y DocOnYou anuncia versión Enterprise para Septiembre.

De momento se encuentra todavía en versión Beta cerrada. Esto quiere decir que para probarlo tendremos que solicitar una invitación. La previsión es que DocOnYou Enterprise se integre perfectamente junto con DocOnYou lo que le daría todo el conjunto de posibilidades de comunicación y flexibilidad de una red social a todo el proceso de la facturación electrónica.

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Otro de los aspectos que cada vez está más presente en el ámbito de la empresa ha sido sin duda la administración electrónica que si hasta ahora era una opción alternativa para realizar determinados trámites en nuestras empresas y ahorrarnos tiempo en las gestiones este año 2010 y el 2011 será de uso obligatorio para muchas empresas. Vamos pues con nuestro repaso a las tendencias tecnológicas empresariales 2010 en la administración electrónica.

Un buen ejemplo es la obligación para ciertas empresas de adaptarse a las notificaciones telemáticas de la Agencia Tributaria a partir del 1 de Enero de 2011, por lo que muchas tendrán que aprender a lidiar con certificados digitales o el DNIe, la firma digital o la facturación electrónica, entre otros aspectos.

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Una de las cuestiones que nos permite MS Office en sus versiones de 2007 y ahora en 2010 es tener complementos que nos ayuden a realizar determinadas tareas. La facturación es una de ellas, y en este año en el que la facturación electrónica se convierte en obligatoria para muchas empresas muchas se preguntan que alternativas tienen. Pues bien hoy vamos a ver OffInvoice, complemento para realizar la facturación electrónica desde MS Office 2010 y que además es gratuito.

Este tipo de soluciones ya existían para MS Office en su versión 2007 que ya habíamos comentado en Tecnología Pyme y que supone una buena aplicación para empresas que no tengan un alto volumen de facturación. Nos permite emitir, archivar y firmar facturas electrónicamente de manera sencilla. Una opción que muchas empresas demandan a la hora de adaptarse a las nuevas normativas que obligan a facturar de forma electrónica a la administración.

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Creo estamos de acuerdo en que una parte esencial de la finalización del proceso de ventas de cualquier organización, es la facturación. ¿Respecto a esto que tan eficiente es su sistema de facturación actual? Es decir: ¿su organización gasta considerables recursos en envió de facturas impresas para el pago oportuno de sus clientes?, ¿la factura es el único bien físico que su organización entrega a su cliente ya que la empresa es una prestadora de servicios?

En pocas palabras siente que destina demasiados recursos humanos y económicos tan solo para entregar las facturas a sus clientes, bueno veremos una alternativa a esto utilizando para ello los servicios de facturación electrónica. Primero que nada, ¿qué es la factura electrónica?.

La facturación electrónica es un equivalente funcional de la factura en papel y consiste en la transmisión de las facturas o documentos análogos entre emisor y receptor por medios electrónicos (comumnente servicios de Internet), firmados digitalmente con certificados reconocidos por el sistema tributario.

Durante el proceso de facturación electrónica, existe un proveedor de dicho servicio, al cual conocemos como entidad emisora/receptora. Estas entidades son empresas debidamente avaladas y registradas por los sistema tributarios de los gobiernos de cada país, para ofrecer servicios tercer izados a clientes finales (empresas que desean ofrecer facturas electrónicas a sus clientes) bajo modalidad de SaaS.

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Tras hablar sobre las posibilidades que ofrece la digitalización certificada de facturas, vamos a centrarnos en analizar las soluciones de software homologadas por la Agencia Tributaria que están disponibles para realizar este cometido. Hay que tener en cuenta que no es suficiente con escanear una factura y almacenar el fichero resultante, éste debe estar referenciado adecuadamente, de forma que permita el acceso completo al mismo. Por acceso completo se entiende:

“... aquel que permita su visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea e impresión”

Todo el software homologado cumple estos requisitos, así que vamos a analizar dos de las opciones disponibles. Las he elegido como ejemplo de aproximaciones diferentes al tema en cuestión, y por que parecen estar algo más enfocadas al entorno pyme que las restantes.

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