Facturación

Si hay un software en la nube que me gusta para las cuestiones de facturación es Factura Directa que va incorporando novedades de forma constante de manera que aprovechan el feedback que sus propios clientes les demandan para ir mejorando su servicio. De esta manera la curva de aprendizaje para el usuario es mínima y al cabo del año se sumaría el efecto de una cambio de versión en el software tradicional pero sin que la productividad de resienta.

En este principio de año, Factura Directa ha incorporado una nueva API de programación que proporciona a aplicaciones de software externas el acceso y manipulación de los datos existentes dentro de una cuenta de FacturaDirecta. Pero además de esto han mejorado unos cuantos pequeños detalles más.

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Un proyecto que hemos seguido desde hace tiempo es endeve. Se trata de una alternativa de facturación en la nube que funciona realmente bien. Ahora endeve renueva su sistema de suscripción e introduce el plan business, eliminando el plan basic gratuito. Las principales novedades que nos aporta son posibilidad de gestión con varios usuarios.

El plan endeve plus pasa a ser el más adecuado para autónomos y empresas pequeñas. Nos facilita 1 Gb de almacenamiento, 500 facturas, 50 productos y clientes ilimitados por nueve euros al mes. Todas las facturas son totalmente personalizables, exportables a PDF y podemos enviarlas directamente desde endeve por correo electrónico a nuestros clientes.

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Para las empresas es muy importante poder deducirse los gastos de IVA relacionados con su actividad pero desde el cambio de legislación que obliga a presentar la factura, con lo cual aquellos servicios que nos han dado un tiques de caja. Para intentar ayudar a las empresas en esta tarea se ha creado DevoluIVA, la red que quiere ayudar a las empresas a recuperar el IVA de gastos deducibles. A cambio de un porcentaje del 20% del IVA recuperado, recibirá las facturas en formato electrónico.

Además DevoluIVA guardará todos los tiques y facturas recapituladas de los clientes en formato electrónico durante diez años. Para que nos sea realmente útil tendríamos que utilizarlo en los establecimientos adheridos con los que ya cuenta con más de 7.000 proveedores adheridos y más de 5.000 taxis de Madrid y Barcelona. De esta manera al final de mes se generarían las facturas recapituladas que permitirían la deducción de ese IVA.

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La facturación electrónica tiene dos grandes problemas a la hora de implantarse en las pymes. El primero es una cuestión de inversión. En el momento actual a la pyme le cuesta invertir en un cambio de modelo de facturación que tiene un retorno de la inversión a futuro, cuando sobre todo muchas no saben cuál será su futuro. El pago por uso abre la puerta a la facturación electrónica en la pyme en estos casos.

Soluciones que implanta la empresa y que se ajustan mucho al consumo que realiza. En este caso lo más importante es que carecen de inversión inicial, lo cual hace muy atractiva esta alternativas para empresas que comienzan o para aquellas que tienen que implantar facturación electrónica por algún motivo concreto. Sin embargo las que ya tienen implantado su propio sistema de facturación no lo encontrarán tan atractivo.

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Una de las grandes ventajas de utilizar software bajo el modelo SaaS es que se van incorporando actualizaciones y nuevas funcionalidades a nuestra solución de forma progresiva, sin esperar a una gran actualización que requiere cambio de licencia o pasar otra vez por caja. Por ejemplo, Factura Directa facilita la presentación de la declaración del IVA con el modelo 303 de Hacienda y mejora su filtrado como mejoras destacadas en este nuevo curso.

Respecto a la primera opción se trata de una alternativa interesante si contabilizamos todas nuestras facturas y gastos con Factura Directa. Bastará con seleccionar el ejercicio y el periodo, las facturas y gastos a incluir para finalmente ajustar los valores obtenidos y confirmar los datos. Se generará un archivo válido para la presentación telemática siempre que dispongamos de certificado digital. También tenemos la posibilidad de validar y generar la predeclaración en formato PDF.

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Cuando se habla de la facturación electrónica se piensa mucho más en un sistema de emisión de facturas que en un sistema de recepción. Sin embargo para muchas empresas la cuestión a solucionar está en la custodia, almacenaje y tratamiento de las facturas que reciben. Para intentar mejorar la productividad en este área podemos recurrir a la digitalización certificada para ahorrar en la gestión de las facturas de proveedores.

Porque en muchos casos las empresas tienen sus sistemas de facturación que les permiten emitir facturas, electrónicas o no, pero también indexarlas y facilitar encontrar una factura de manera muy sencilla. Por lo general aquí también podemos incluir facturas que terceros emiten a nuestra empresa como gastos, pero la cuestión es que tenemos que picar los datos y además custodiar la factura en papel durante cinco ejercicios fiscales.

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Poco a poco el ecosistema de aplicaciones de Windows Phone Mango va aumentando y hoy vamos a hablar de FacturaPhone, el sistema de facturación para Windows Phone pensado para que sus usuarios no necesiten nada más para emitir sus facturas, lo que hace un sistema ideal para micropymes y autónomos que tienen que llevar con ellos siempre sus facturas.

Toda la información la guardamos en nuestro teléfono de manera que no necesitamos sincronizar ni con otros equipos ni con la nube. Los contactos del teléfono se pueden utilizar como personas de contacto de cada cliente, de manera que si ya lo tenemos en contactos por su número de teléfono sólo tendremos que seleccionarlo para facturar. También podemos usar la cámara para vincular imágenes a artículos o añadir notas de voz a una factura, una opción muy interesante y productiva para recordar determinadas observaciones que nos pueda hacer el cliente.

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Entre las medidas adoptadas por el Gobierno ayer, una que puede interesar mucho a las empresas destacan aquellas que tienen que ver con la facturación electrónica. La mayoría de ellas van destinada a fomentar aun más la utilización e implantación de la facturación electrónica en las empresas y como medida para facilitar su relación con la administración se crea un punto único para gestionar las facturas electrónicas con la Administración General del Estado.

Este punto deberá ser definido y desarrollado en 2011 como un servicio central de gestión de la facturación electrónica, que incluye un “Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas”, para el ámbito de los órganos de la Administración General del Estado, sus organismos autónomos y agencias estatales. Será el medio único para la recepción y distribución de facturas electrónicas, y podrá proporcionar funciones de almacenamiento y custodia de las facturas electrónicas.

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Una de las cuestiones que tienen que afrontar muchos negocios es prolongar el horario más allá del comercial para poder realizar las tareas de gestión. Esto dificulta en muchos casos poder conciliar vida profesional y familiar al tener que prolongar el tiempo que pasamos trabajando aunque el negocio esté cerrado al público. Por eso creo que para muchos puede ser interesante un sistema de trabajo como el que nos propone econtaweb, completa solución de facturación, contabilidad y tienda online.

eContaWeb, completa solución de facturación, contabilidad y tienda online que permitirá gestionar pedidos, presupuestos, controlar el stock y su catalogo web o cuestiones como imprimir y enviar documentos por correo electrónico directamente desde la aplicación. Todo ello desde una consola web, que nos permitirá conectarnos tanto desde nuestro negocio como desde nuestra casa, si así lo necesitamos.

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