Se trata de aprovechar la facilidad y la costumbre que tenemos de tomar notas con Evernote, para añadir las imágenes de los recibos con los gastos que nos ha generado el viaje. Esta opción que muchos de los usuarios ya utilizaban para capturar imágenes desde sus móviles con Evernote y tener una copia de seguridad de sus recibos, se mejora ahora al integrarse con Expensify.

Integración de Evernote y Expensify

Tras finalizar este paso nos creará automáticamente una libreta llamada Expensify donde podemos añadir todas las fotos de los recibos que hemos tomado durante el viaje de empresa, y que nos ayudará a crear posteriormente un informe de gastos de la manera más cómoda. Lo que ganamos con esta opción es tener integradas todas nuestras notas con Evernote, dado que Expensify también dispone de una aplicación para móviles que nos da más funcionalidad para la creación de los informes de gastos.

Creando el informe de gastos con Expensify

Una vez que tenemos el recibo de gasto capturado en Evernote automáticamente se nos añadirá como gasto a nuestra cuenta de Expensify. El paso siguiente es escanear dicho recibo para que podamos operar con él. Esta es la parte que está menos conseguida a mi juicio, porque aunque el escáner es bastante fiable y no me ha dado ningún problemas con recibos de varios días en la cartera si es cierto que tarda mucho en escanear los recibos.

El siguiente paso es ir añadiendo los gastos o ingresos, en caso de tenerlos a un informe, de manera que va sumando los gastos, los vamos catalogando por categorías o si es necesario añadiendo etiquetas. La ventaja es que el escaneo de los recibos nos añade, la fecha de emisión, el lugar donde se realizó el pago, la empresa a la que se realiza o el local donde comimos ese día.

La idea es ir añadiendo todos los gastos que tengamos en un viaje para luego crear un informe de los mismos que nos añadirá las imágenes de los recibos escaneados y después nos los imprime en PDF. Este informe lo podemos enviar por correo al departamento correspondiente, para lo cual nos incluye directamente la opción desde la propio servicio de Expensify.

La aplicación web nos permite trabajar de forma cómoda y además añade funcionalidades que nos ayudarán a introducir los gastos de kilometraje, o recoger los datos de gastos de la tarjeta de crédito que nosotros decidamos. De esta manera tenemos una aplicación que nos permite ahorrar mucho tiempo y sobre todo tener cada viaje bien acotado. Aunque lo cierto es que trabajar en millas es un poco incómodo, la función es útil.

En caso de querer implantar Expensify en una empresa podemos hacerlo de manera que la empresa y dos usuarios son gratuitos y a partir de aquí nos facturan 3,75 euros por usuario y mes. Un precio que puede ser asumible si esto significa que el departamento de contabilidad va a tener mucho menos trabajo y podemos olvidarnos del papel a la hora de conservar los recibos.

Conclusiones

Lo cierto es que es cómodo trabajar con esta aplicación, ya sea integrada en Evernote o si la utilizamos sin esta aplicación podemos hacerlo sin necesidad de tener un teléfono móvil con tarifa de datos. Nos bastará ir tomando las fotos de los recibos para luego conectar el móvil al ordenador y escanearlas y pasar todos los gastos. Eso si, es recomendable hacerlo antes de que se deteriore el recibo si no queremos tener problemas luego a la hora de leer el mismo. De todas formas siempre podremos añadirlo a mano.

Por lo que respecta a su uso conjunto con Evernote sólo le pondremos un pero. La sincronización no es recíproca. Es decir, si decidimos descargar la app de Expensify y hacemos la foto y escaneamos el recibo con ella no la tendremos como nota en Evernote, mientras que si lo hacemos la contrario, estará disponible en las dos aplicaciones.

Para los autónomos es sin duda de gran utilidad. La parte más floja que le veo es lo mucho que tarda en escanear un recibo y lo orientada que está al mercado de Estados Unidos, con las unidades de medida en millas, por ejemplo. Pero también falta quizás un desglose de impuestos que podamos añadir a los recibos, que muchos pueden necesitar. Por lo demás lo cierto es que es muy útil para aquellos que tienen que reportar gastos de datos.

Más Información | Blog Evernote & Expensify
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La principal novedad que nos presenta es la posibilidad de crear y copiar enlaces a notas, de manera que vamos a poder copiar el enlace de una nota y pegarlo dentro de cualquier parte. De esta manera podemos enlazar distintas notas sobre el mismo tema, o que nos ayuden a completar una información. Es un paso más en la organización que hacemos de nuestras notas, complementario a mi modo de ver al uso de las libretas.

Esta funcionalidad estará disponible en las versiones de escritorio para Windows y Mac, pero será accesible desde las versiones web de Evernote o desde las aplicaciones en los distintos dispositivos móviles. Esta funcionalidad será muy práctica para copiar notas de un libreta compartida a la tuya de forma rápida y sencilla.

Otra opción que tenemos disponible es la posibilidad de crear plantillas de notas. Esta es una opción muy interesante para aquellos que realizan tareas repetitivas para las que usan Evernote. De esta manera si tomamos nota de algo de forma habitual podemos ayudarnos de esta plantilla y ahorrarnos tiempo en la recogida de los datos.

Por último se han mejorado las opciones de navegación por el historial de las notas y libretas, haciendo que encontrar una nota sea más intuitivo. Además se han mejorado las opciones para arrastrar y soltar contenido dentro de las notas. Algunas de estas mejoras eran muy demandadas por los usuarios que hacen un uso intensivo de esta aplicación. Sin duda mejoran la funcionalidad y le hacen que la experiencia de los usuarios sea mejor.

Si a esto le unimos la llegada de su aplicación para Windows Phone que parece funcionar a la perfección, el ecosistema de Evernote crece y cada día se está convirtiendo en la aplicación favorita de más personas para ayudarles a mejorar su productividad personal, y con ello la de toda la empresa.

Más Información | Blog Evernote
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De esta manera Evernote busca hacerse un hueco para aquellos usuarios dentro de la empresa, sector mayoritario en los usuarios de Xobni y a la vez éste consigue añadir una funcionalidad más que puede hacer más atractivo su uso por las empresas. Porque añadir las notas de Evernote para algunos contactos nos puede ayudar bastante cuando el manejo de contactos que hacemos de ellos es muy grande.

Esta alternativa nos permite enviar notas a los contactos que tenemos en Outlook. Además las notas se seguirán sincronizando como hasta ahora en Evernote, por lo que las personas que puedan necesitar hacer uso de ellas fuera de su equipo de oficina donde tienen instalado Xobni podrán seguir haciendo uso de ellas vía web o con su cliente de Evernote de escritorio en su equipo personal.

Para añadir estas funcionalidades tendremos que instalar un complemento para Evernote en Xobni, que está disponible de forma gratuita. En este caso es uno de estos en los que ambos programas mejoran con la unión estratégica. Xobni porque nos permitirá maximizar todavía más el uso del correo electrónico, dándole más funcionalidad a los contactos que la simples notas que nos permite y Evernote porque añade los contactos de Outlook de forma automática para compartir notas.

Vía | Genbeta
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Al compartir una nota la hacemos pública, haciendo que sea visible para todo el mundo, de manera que tendremos que tener cuidado en el ámbito de la empresa con estas cuestiones. Para dejar de compartir un nota sólo tenemos que eliminar la URL que aparece en la parte superior de la misma, momento desde el cual la nota queda inaccesible. También tenemos la opción de detener uso compartido en el menú contextual.

Mejor todavía es la compartición de libretas que nos permitirá si estamos trabajando varias personas en un mismo proyecto, cosa muy normal en cualquier empresas añadir notas a una libreta compartida para que todos los miembros del equipo tengan acceso a las mismas. Podemos establecer un sistema de permisos que nos permita controlar con quién compartimos nuestra libreta de notas.

Las libretas podemos hacerlas públicas o invitar a compartirlas a una serie de usuarios concretos. Además podemos crear grupos de usuarios, de forma que unos sólo puedan ver las notas y otros puedan modificar las notas de la libreta, para lo cual deben ser usuarios premium. Las libretas compartidas que hemos ido añadiendo quedarán reflejadas en la pestaña de compartidas, justo al lado de nuestras libretas habituales.

Algunas cuestiones que han mejorado son las opciones de búsquedas dentro de las notas, que ahora nos permitirá la opción de buscar y sustituir, con el comando ctrl+h, o también contar palabras que tenemos en una nota. Además se han corregido pequeños errores que se habían detectado.

Personalmente Evernote me parece uno de los programas más interesantes a la hora de trabajar en equipo con estas nuevas funcionalidades. Son muchos los usuarios que pueden ir tomando notas a lo largo del día y compartirlas en una misma libreta o proyecto. Cuando trabajamos en movilidad se me antoja una aplicación prácticamente indispensable.

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A muchos os dará igual, porque utilizáis más un cliente ya sea para Windows, Mac, un navegador o un terminal móvil, que la interfaz web, pero aún así merece la pena conocer que ha cambiado cuales han sido los motivos del rediseño. Porque en una aplicación como Evernote, pensada para mejorar la productividad no se pueden dar pasos en falso, ya que un pequeño cambio implica perder agilidad durante unos días en su uso.

Y no lo han hecho, porque para todos aquellos que usan la versión de escritorio, ya sea para Windows o Mac, la versión web se asemeja, manteniendo los tres paneles con las libretas, la lista de notas en medio y la nota única a la derecha. Con esta opción ha cambiado un poco el botón de búsquedas así como la forma de acceder a algunas de las funcionalidades.

Una de las novedades más importantes está en las nuevas opciones para compartir notas, ya sea a través de Facebook, mensajería instantánea o correo electrónico. Pero no sólo podemos compartir una nota, sino también una libreta en la que acumulamos información sobre un proyecto o trabajo. Pero si no estáis del todo convencidos todavía podréis seguir utilizando la antigua interfaz durante un tiempo.

Vía | Genbeta
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Sobre todo cambia la pantalla de inicio, quedando unificadas navegación y creación de notas. La lista de notas trata ahora de mostar más información en el espacio destinado para cada nota de la lista. Si es sólo texto mostrará título y todo el texto que quepa en el espacio. Si además incluye fotos u otro tipo de contenidos incluirá una miniatura de los mismos.

Se ha rediseñado la pantalla para añadir notas, dividiéndola en dos áreas, la superior para introducir texto y la inferior para ir añadiendo archivos de audio, imágenes, capturas de pizarra o localizaciones. Cada vez son más los recursos que asociamos a las notas y esta opción se tenía que notar a la hora de afrontar el rediseño de la aplicación.

Se han mejorado las opciones de vistas, que nos permiten ver vistas de recurso, como son las vistas de imágenes, que nos muestran todas las asociadas a las notas, las de archivos adjuntos excepto imágenes o vista de mapa que nos mostrará en un mapa con items todas las notas con información de geolocalización.

Una buena noticia para todos los usuarios que utilizan esta aplicación que sin duda les ayuda a ser más productivos. Sobre todo es estupendo a la hora de dejar bien hilado el trabajo cuando tenemos que tomar notas sobre algún aspecto. La facilidad para grabar voz o imágenes y geolozalización ayudan mucho a la hora de retomar el tema a posteriori.

Vía | Xataka Móvil
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En Tecnología Pyme | Nueva versión de Evernote para BlackBerry

Las principales novedades se encuentran en la pantalla de inicio, con un diseño que mejora el uso de la pantalla, con una interfaz más amigable y fácil de manejar, basada en iconos, que seguro usuarios de las nuevos terminales de RIM lo agradecen mucho. Como siempre se pueden realizar vídeos, crear notas, fotos o grabar archivos de audio.

Además se puede ajuntar cualquier fichero que necesitemos a nuestras notas. También se ha mejorado la barra de búsquedas, que nos permite ahora elegir entre búsquedas estándar, y una vez realizada la búsqueda aparecer un listado con etiquetas y nombres de libretas para un rápido filtrado. Por último muestra las últimas búsquedas y las que hemos guardado para abrirlas de forma rápida.

Otras cosas que se han mejorado han sido el rendimiento, soporte mejorado para BlackBerry Curve 9300 y Torch, entre otras. Una buena noticia para todos aquellos que utilizan Evernote como un complemento realmente útil a la hora de acordarnos y organizarnos el trabajo. Sobre todo si sois despistados como yo, seguro que os ayuda una barbaridad a la hora de no tener algún que otro lapsus.

Vía | Xataka Móvil
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En Tecnología Pyme | Evernote Trunk, la tienda de aplicaciones de Evernote

Hace un mes EverNote nos dejó un ejemplo de como tratar un fallo tecnológico que ha afectado a sus sistemas a primeros de Julio. En concreto el fallo se dio en un servidor y afectó a un 0,2% de sus usuarios, que podrían habar perdido algunas notas.

La respuesta de EverNote es un ejemplo de como convertir un error tecnológico en una clara opción para fidelizar a nuestros clientes.

• En primer lugar una buena campaña de asistencia técnica, poniéndose en contacto con los usuarios para ayudarles a recuperar las notas que pudieran haber perdido.
• En segundo lugar, ofreciéndoles una compensación promocionando estas cuentas a Premium durante un año por las molestias que hubieran podido sufrir.

• Por último una política clara de comunicación explicando lo sucedido de manera que cada usuario tenga una visión de cual ha sido el problema y como se ha trabajado para solucionarlo y en la medida de lo posible para que no vuelva a suceder.

Nos pasa y nos seguirá pasando en nuestras empresas. Nadie es perfecto, pero si ofrecemos una buena política de comunicación y compensación en caso de errores la imagen de nuestra empresa, más que salir perdiendo puede salir reforzada. Nuestros clientes confiarán en nosotros más allá de nuestra capacidad técnica y se sentirán satisfechos con nuestro servicio, aun en caso de fallo técnico.

Más Información | Evernote Blog
En Tecnología Pyme | Evernote, mejora la gestión de tus notas y tareas
En Pymes y Autónomos | Ejemplo de reconversión de la cultura y estrategia empresarial de una compañía
Imagen | dancjr

En esta aventura colaboran socios tan importantes como Nokia, Seesmic o Canon para ayudar en el desarrollo de las aplicaciones. De momento tenemos disponibles algo más de 100, todas claramente enfocadas al mundo de la empresa que serán los que más partido saquen de las mismas.

Vamos a ver algunas de las nuevas funcionalidades que podemos tener disponibles a través de Evernote Trunk:

• Anotaciones en PDF, que nos permitirá crear anotaciones en nuestros PDF y luego enviar dichas anotaciones a Evernote. Una de las aplicaciones que seguro se les puede sacar más jugo y más mejorarán nuestra productividad si las utilizamos bien.

• Mapas conceptuales que permitirá crear en el iPad y después guardar en Evernote. Otra de las cuestiones que nos pemitirá crear un organigrama en segundos y después llevárnoslo a Evernote.

• Transcripción de voz que nos creará notas que insertará en Evernote, y luego insertará en el texto original. Otra de las aplicaciones que sin duda supondrán una buena mejora para la productividad de nuestras organizaciones.

Además están trabajando en otras novedades para aprovechar las características de los ultraportátiles, a través de los cuales quieren convertirse en una plataforma imprescindible para todos los usuarios que demandan aplicaciones de este tipo, que ayuden a acabar con la procastrinación y a mejorar la productividad.

Vía | Genbeta
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En Tecnología Pyme | Evernote, mejora la gestión de tus notas y tareas
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