Me explico, 2010 será el año del impulso definitivo puesto que todas las empresas que tengan que remitir facturas a la administración del estado tendrán que hacerlo por esta vía, puesto que según la ley de Contratos del sector público 30/2007, obliga a realizar la facturación por medios electrónicos a partir de Julio de 2010, por lo tanto muchas empresas se verán en la tesitura de implantar la facturación electrónica por dicho motivo.

En este sentido que empresas de un tamaño mayor ya hayan implantado la facturación electrónica va a crear un efecto arrastre, puesto que simplemente por el ahorro que nos trae la facturación electrónica poco a poco irán reclamando a las pymes con las que tienen relación que les remitan las facturas de esta manera.

La sensación es que este efecto arrastre será lento y progresivo por lo cual creo que aunque el concepto de factura electrónica se hará más familiar para las empresas y pymes españolas, no será adoptado de forma masiva por todas. No todas las empresas tienen contratos con las administraciones, ni todas concursan para conseguir adjudicaciones públicas, así que el ámbito de actuación de la ley de contratación pública será algo más limitado de lo que sería deseable.

Algunos de los aspectos que deberemos tener en cuenta a la hora de implantar este tipo de soluciones son legislativos, sobre todo a la hora de conocer nuestros deberes y derechos a la hora de facturar electrónicamente. En este sentido es recomendable echar un vistazo al proceso de emisión y recepción de las facturas electrónicas.

También hemos visto como existen incluso soluciones de facturación electrónica gratuitas, o complementos para utilizarlos con otras aplicaciones que son perfectamente válidos para empresas con poco volumen de facturación. Si buscamos una integración directamente con el ERP, la facturación electrónica será un aspecto clave a la hora de elegir un software de este tipo para nuestra empresa o a consultar su implantación si ya lo estamos utilizando.

Seguro que algún aspecto nos hemos dejado sin tratar en este especial, pero espero que os haya ayudado a conocer un poco más las distintas alternativas que tenéis a vuestra disposición. Por otro lado, como habéis podido comprobar no se trata de algo especialmente complicado, ni de implantar, ni de utilizar, más bien todo lo contrario. Nos gustaría conocer vuestras experiencias con las facturas electrónicas o si estáis pensando en comenzar a utilizarlas en vuestras empresas y olvidaros de la factura de papel.

En Tecnología Pyme | Facturación electrónica: ventajas para las pymes
Foto | moonhouse

La línea principal de actuación en este campo la marca el Gobierno de España a través del Plan Avanza, que establece ayudas para la implantación de la facturación electrónica que cubren el 100% del capital invertido a través de una línea de crédito del ICO al 0% de interés. El plan está vigente hasta el 31 de diciembre de 2010 o el agotamiento de los fondos.

Como una de las líneas financiables están:

Comercio electrónico y facturación electrónica, mediante aplicaciones y servicios que faciliten la realización por parte de las PYMES de transacciones electrónicas con otros agentes, incluidas las Administraciones Públicas

Comunidades y Ayuntamienos suelen ofrecernos ayudas complementarias para la implantación de la facturación electrónica. Ellas son las primeras interesadas en que toda la facturación que reciben esté en formato electrónico ya que para la administración supondrá un ahorro de costes importantísimo a la hora de tramitar todos los pagos con las distintas empresas.

Otra de las puertas a las que llamar para informarnos de las ayudas que tenemos a la hora de implantar la facturación electrónica en nuestro negocio son las Cámaras de Comercio, que centralizan las ayudas y nos facilitarán como saber donde acudir y presentar nuestras peticiones de financiación ya sean del Plan Avanza o cualquier otra línea de ayudas.

Por último, son muchas las empresas que a la hora de ofrecernos su producto o su solución de facturación nos ofrecen la tramitación de estas ayudas. Yo no es que sea muy entusiasta de este tipo de acuerdos, pero está claro que ambas salen beneficiadas. Personalmente prefiero tener claro que ayudas me ofrecen para luego poder descontarlo del precio del producto.

Por otro lado las ayudas para la implantación van más allá de lo meramente económico y durante estos años de atrás se ha realizado un esfuerzo en dar a conocer la facturación electrónica y sus ventajas, que no se realmente que grado de penetración ha tenido en las empresas. Charlas para conocer la facturación electrónica y distintos seminarios para mostrar el sistema, su complejidad y necesidades se realizan periódicamente.

La formación para los trabajadores no es una de las cuestiones fundamentales, puesto que las aplicaciones de facturación electrónica difieren poco de las aplicaciones de facturación normales. La facturación electrónica no supone una curva de aprendizaje prolongada, sino que es intuitiva para aquellos que ya están acostumbrados a utilizar programas de facturación.

Así, por lo tanto existen ayudas disponibles, tanto para la implantación como para conocer más a fondo los beneficios de la implantación de la facturación electrónica en las empresas. La próxima entrega del especial explicaremos por qué el año 2010 será el año de la facturación electrónica y cómo será uno de los temas de los que más se hablará a lo largo del año.

Más Información | ICO
En Tecnología Pyme | Facturación electrónica: ventajas para las pymes

Los principales argumentos a favor del salto a la facturación electrónica en la empresa se pueden resumir en dos opciones como son el ahorro de costes y las mejoras en la gestión de la facturación. En ambos casos las mejoras son tan notables que las empresas que tengan un nivel de facturación elevada no dudarán en dar el salto a este sistema. En la pyme, sobre todo las micropymes no verán esa necesidad como algo tan importante, pero acabará imponiéndose como se han impuesto los ordenadores a las máquinas de escribir.

Ahorro de costes de la facturación electrónica

• Costes de emisión: la emisión, gestión y envío de una factura tradicional en formato papel se ha calculado que tiene unos costes de 3,50 euros por factura. Esto incluye los costes asociados de impresión de facturas, envío, gestión, consulta de documentación, etc. El coste de una factura electrónica se estima en 0,15 euros por factura. La diferencia es significativa, lo que puede suponer ahorros considerables.
• Costes de recepción: a la vez que emitimos facturas, como empresas también somos receptores de las mismas y esto también tiene unos costes, puestos que tenemos que introducirlas en nuestro sistema de facturación, gestionarlas, contabilizarlas, archivarlas, etc. Se estima que el coste puede ser de unos 7,88 euros por factura mientras que con la facturación electrónica no pasarían de 0,02 euros por factura.

Las cifras de coste de emisión y recepción de las facturas están recogidas de la ponencia de la factura electrónica en la pyme de MadridVende, facilitados por eDas. Quizás son cifras un tanto altas, puesto que estudios de AEOC, Asociación Española de Codificación comercial cifra un ahorro por emisión de factura electrónica de 0,7 euros y por recepción de 2,78 euros, que rebaja los ahorros generados por la facturación electrónica aunque estos no dejan de ser muy importantes. Así que os toca a vosotros hacer números para ver cuanto podéis ahorrar en vuestros negocios.

Mejoras de gestión con la factura electrónica

• Archivo automatizado: de las facturas recibidas sin errores de tramitación.
• Contabilización automática: si optamos por sistemas de facturación que se integren con nuestros sistemas de contabilidad, y siempre teniendo en cuenta que todas las facturas son electróncias. Mientras trabajemos con un sistema mixto de facturación electrónica, facturación ordinaria el sistema no será tan automatizado.
• Localización: al no existir un archivo de facturas de papel será mucho más sencilla su localización.
• Seguridad: al ser un archivo digital nos permite hacer una o varias copias de seguridad de forma sencilla.

Sin duda se trata de argumentos suficientes para plantearse la implantación de este sistema de facturación electrónica en nuestras empresas. El rápido retorno del capital que todas las pymes necesitan queda sin duda más que demostrado con los ahorros que nos proporciona la facturación electrónica. En la próxima entrega de este especial veremos que ayudas y subvenciones pueden tener las pymes a la hora de implantarlos, que sin duda nos ayudarán a dar el paso.

Más Información | Presentación Edas Facturas
Cuadro económico comparativo | AEOC
En Tecnología Pyme | Facturación electrónica: integración con los sistemas de gestión

Se trata de utilizar toda la potencia de nuestro ERP y que a la vez nos permita pasar de la gestión tradicional de nuestras facturas a la gestión online, incorporando para ello las facilidad de la factura electrónica. Para los que han optado por modelos tradicionales de software instalado en su propio servidor corporativo seguro que ya les han ofrecido la implantación de un módulo que nos implemente esta funcionalidad.

Este puede ser el caso de empresas que ya utilizan un sistema de gestión como un ERP. Para los que todavía no lo hacen pero están pensando implantar este método es conveniente que la facturación electrónica sea uno de los requisitos fundamentales a la hora de tener en cuenta para decidirnos entre las distintas alternativas. A mi modo de ver podemos elegir un sistema mixto, que nos facilite la transición entre la factura ordinaria y la factura electrónica utilizando ambos sistemas a la vez durante el período de coyuntura hasta su implantación definitiva.

De todas formas, la apuesta por un control de los gastos y el mantenimiento del nuestro ERP para una pyme tiene mucho más sentido utilizar el software en su versión de SaaS que instalarlo y contratarlo en el formato tradicional. Sobre todo para empresas pequeñas o micropymes, donde no es posible acceder a un ERP donde los gastos se dispararían pero si existen en modalidad de SaaS planes especialmente adaptados para ellas, de los que ya hemos hablado por aquí en alguna ocasión.

La integración de la posibilidad de la facturación electrónica suele estar implementada de facto en la mayoría de modelos que nos ofrecen puesto que tener un software actualizado y al día es una de las señas de identidad del modelo SaaS. Lo mismo puede decirse de los ERP tradicionales empezando desde las soluciones de Microsoft como Navisión que pueden ir a una modelo mixto con software instalado y software gestionado muy interesante para algunas empresas que no disponen de un servicio técnico propio.

Por todo ello, a la hora de incorporar la facturación electrónica a nuestro ERP no debe suponer ningún problema, más alla del coste que nos generará en el caso de tener un software instalado en nuestro servidor y realizar la modificación oportuna para su implementación. Hoy en día todas las empresas dedicadas a la implantación de estos servicios ofrecen esta posibilidad puesto que es una de las principales demandas de empresas y administraciones.

Como hemos comentado anteriormente, la recomendación es optar por un modelo que permita la dualidad de modelos de facturación, ya sea facturación tradicional y facturación online. La facturación electrónica se va imponiendo poco a poco pero queda mucho para su implantación definitiva dentro de la empresa y en nuestro día a día. Todavía hay muchas personas reticentes a este tipo de documentos, pero poco a poco se van cambiando las mentalidades y se impone lo digital, también en la facturación y firma de documentos.

En Tecnología Pyme | Factura electrónica, alternativas de software disponibles

Se trata por lo general de software sencillo pero que puede ser de gran utilidad a la hora de realizar una factura electrónica, sobre todo para pequeñas empresas o autónomos que no necesitan un sistema de gestión de facturas que indexe las facturas, ordene, guarde y documente tal y como es necesario cuando se cuenta con un volumen de facturación importante.

En este sentido existen tres tipos de aplicaciones que podemos utilizar, por intentar clasificarlas en función de su instalación e integración con programas existentes, nuevos programas o su utilización online.

• Modelo online: hemos dado unos cuantos ejemplos de facturación electrónica online que podemos utilizar para nuestras empresas, ya sea de forma gratuita para facturas puntuales, como puede ser la aplicación Hazteunafacturae, de la que ya hemos hablado alguna vez, u otras soluciones de facturación online para instalar en nuestro servidor corporativo o trabajar con ellas en la nube bajo el modelo SaaS.

  Una de las opciones que he visto y me ha gustado por lo completo de su contenido es la que propone e-Seres, puesto que podemos optar en un primer momento por una facturación más sencilla y si posteriormente nuestra empresa crece cambian sus necesidades y necesitamos software de gestión de tipo ERP, por ejemplo, lo podremos integrar con el mismo si así lo deseamos. Además nos facilita la opción mixta de trabajo, tanto con factura electrónica como el modelo tradicional, lo cual es muy conveniente para muchas pymes.



• Aplicaciones de escritorio: son aplicaciones que podemos instalar en nuestros ordenadores, muchas de ellas gratuitas, incluso desde la web de facturae nos proporcionan una aplicación sencilla para utilizar. Para ello sólo tenemos que darnos de alta con nuestro correo electrónico e indicar si somo un organismo público o privado y nos enviarán un correo con el enlace para la descarga de la aplicación, que está disponible para Windows y Linux. Nos permite crear facturas, dar de alta clientes, realizar búsquedas por distintos conceptos, importar y exportar ficheros o introducir facturas en papel en el sistema, así que si sólo necesitamos una opción básica de facturación electrónica nos puede servir perfectamente.
• Complementos de programas. Se trata de pequeños programas que funcionarán en conjunción con otros, como pueden ser los complementos para Word, Excell u OpenOffice. El más conocido y utilizado puede ser FactOffice un complemento para gestionar la facturación electrónica de nuestra empresa desde Word, el popular editor de textos de Microsoft. Según sus promotores es capaz de : “Generar factura en el formato “facturae”, emitirlas, firmarlas (XADES XL y EPES), validarlas (validación del esquema, validación contable, validación de la firma), gestionarlas, almacenarlas, definirlas etc .”

Esto son sólo algunos apuntes de las múltiples aplicaciones que podemos encontrar para la facturación electrónica, y seguro que muchos de vosotros conocéis y utilizáis otras que os funcionan perfectamente, así que es la hora de compartir vuestras experiencias en este sentido y ver cuales son las mejores aplicaciones para la facturación electrónica.

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En Tecnología Pyme | Factura electrónica, emisión y recepción de facturas electrónicas

La creación de la factura electrónica se realizará mediante una aplicación de facturación similar a las que utilizamos para generar nuestras facturas físicas pero deberá cumplir con el formato facturae que nos indica que requisitos debe obligatoriamente tener una factura electrónica para estar normalizada y que sea accesible por las aplicaciones de facturación electrónica.

El emisor deberá seguir los siguientes pasos:

• Crear la factura en un formato electrónico: es decir, lo que comúnmente conocemos por un archivo digital que contiene la factura. Algunos de los formatos admitidos son los siguientes: EDIFACT, XML, PDF, html, doc, xls, gif, jpeg o txt, entre otros.
• Transmisión telemática: es decir, el archivo tiene que partir de un ordenador y ser recibido por otro ordenador. Lo normal es su envío por correo electrónico, aunque se puede realizar por otros medios.
• Garantizar la autenticidad; tanto del formato electrónico o mediante su envío es necesario que vaya firmada eletrónicamente, para garantizar de esta manera que el documento no ha sido alterado. Además la firma eletrónica será avanzada, lo que permitirá detectar si ha habido algún cambio posterior al firmado digital del documento.

Una vez llegados a este paso ya tenemos generada nuestra factura electrónica y la hemos firmado digitalmente con todas las garantías exigidas. Pero también debemos tener en cuenta que tenemos que debemos hacer una serie de paso extras que nos permitan culminar el proceso con éxito.

• Aceptación del receptor: se debe informar al receptor de la factura y este debe estar de acuerdo en la emisión de la factura electrónica. El consentimiento podrá formularse por cualquier medio verbal o escrito.
• Conservación de la matriz: es decir, de los datos que acompañan a la factura electrónica, que deberán ser guardados por el emisor de la factura el tiempo de preescripción de la misma. Se debe gestionar de forma que se permita su visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea e impresión durante el período útil de la misma.
• Anotación en los libros del IVA, como ocurre con las facturas ordinarias.

Respeto a los destinatarios de las facturas electrónicas también tendrán que realizar los siguientes pasos:

• Recepción electrónica: que permita verificar los datos de la misma y la firma electrónica segura con la que fue emitida. A la vez,

el destinatario se debe asegurar de la legibilidad en el formato original en el que se haya recibido, así como, en su caso, de los datos asociados y mecanismo de verificación de firma

• Conservación y gesión de facturas: al igual que el emisor deberá permitir la visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea e impresión de las facturas recibidas. Se deberán conservar el tiempo preceptivo de vida útil de la misma.

En definitiva, para cumplir con la norma y que una factura electrónica tenga la misma validez legal que una emitida en papel, el documento electrónico que la representa debe contener los campos obligatorios exigibles a toda factura, estar firmado mediante una firma electrónica avanzada basado en certificado reconocido y ser transmitido de un ordenador a otro recogiendo el consentimiento de ambas partes.

Es un proceso que debe ser prácticamente trasparente para el usuario, que sólo tendrá un programa que le permitirá crear la factura como lo realiza habitualmente, pero a la vez tendrá unos añadidos que le permitirán firmarla electrónicamente y le generará el archivo para enviar a su destinatario.

En próximas entregas de este especial que estamos desarrollando trataremos de dar más información sobre algunas de las alternativas disponibles a la hora de realizar la facturación electrónica en las empresas, programas diseñados para emitir o recibir facturas electrónicas.

Más Información | Facturae

Las primera ley que hace referencia a la factura electrónica es el REAL DECRETO 1496/2003, en el que se regulan las obligaciones de facturación y respecto a la factura electrónica nos indica en el Artículo 8 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación:

Las facturas o documentos sustitutivos podrán expedirse por cualquier medio, en papel o en soporte electrónico, que permita la constatación de su fecha de expedición, su consignación en el libro registro de facturas expedidas, regulado en el artículo 63 del Reglamento del Impuesto, y su adecuada conservación.

Este reglamento también nos indica todo lo referente a las facturas electrónicas o físicas, como plazos de emisión, conservación de las facturas, acceso de la administración a las facturas, etc. Respecto a la conservación de las facturas electrónicas el reglamento nos indica que:

La conservación por medios electrónicos de los documentos a que se hace referencia en el artículo 20 se deberá efectuar de manera que se asegure su legibilidad en el formato original en el que se hayan recibido o remitido, así como, en su caso, la de los datos asociados y mecanismos de verificación de firma u otros elementos autorizados que garanticen la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido. La Administración tributaria podrá exigir en cualquier momento al emisor o receptor de los documentos su transformación en lenguaje legible

Esta ley fue parcialmente modificada por el REAL DECRETO 87/2005 que modifica fundamentalmente el Artículo 13 referente a Facturas o documentos sustitutivos retificativos:

Deberá expedirse una factura o documento sustitutivo rectificativo en los casos en que la factura o documento sustitutivo original no cumpla alguno de los requisitos que se establecen en los artículos 6 ó 7

Respecto a los formatos y forma admitidos para la digitalización de documentos y emisión de facturas electrónicas la principal normativa en vigor es la resolución de 24 de octubre de 2007, de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, sobre procedimiento para la homologación de software de digitalización contemplado en la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril de 2007 donde nos indica que:

Formatos estándares de uso común.–Se entenderán como «formatos estándares de uso común» y serán admitidos como tales, aquellos que estén publicados en la página web de la Agencia Tributaria (www.agenciatributaria.es), similares a ISO 19005 (PDF/A), PNG, o JPEG2000. La técnica de compresión empleada, en su caso, debe ser sin pérdida de información

Por último existe una normativa del Ministerio de Economía y Hacienda, ORDEN EHA/962/2007, de 10 de abril por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, contenidas en el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.

Se entiende por digitalización certificada el proceso tecnológico que permite, mediante la aplicación de técnicas fotoelectrónicas o de escáner, convertir la imagen contenida en un documento en papel en una imagen digital codificada conforme a alguno de los formatos estándares de uso común y con un nivel de resolución que sean admitidos por la Agencia Estatal de Administración Tributaria

Este último es el principal documento de referencia legal respecto a la facturación electrónica puesto que los anteriores eran más genéricos y establecían reglamentos tanto para la factura física, como para el IVA. Por último existe una última normativa a tener en cuenta, la ORDEN PRE/2971/2007, de 5 de octubre, sobre la expedición de facturas por medios electrónicos cuando el destinatario de las mismas sea la Administración General del Estado u organismos públicos vinculados o dependientes de aquélla y sobre la presentación ante la Administración General del Estado o sus organismos públicos vinculados o dependientes de facturas expedidas entre particulares.

El establecimiento de unos estándares y condiciones técnicas uniformes en la emisión y remisión de facturas que afecten al ámbito subjetivo de la orden, y la regulación de la forma de prestar el consentimiento cuando la Administración sea destinataria de las facturas

Esta es la principal legislación que hay que considerar y conocer a la hora de emitir, guardar y trabajar en nuestras empresas con la factura electrónica. No hay que asustarse por la cantidad de términos jurídicos y económicos que podemos encontrar, es una cuestión sencilla que bastará con asesorarnos de manera similar a como lo hacemos en nuestra facturación normal.

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En Tecnología Pyme | Factura electrónica, ¿en qué consiste la factura electrónica?
Foto | kevinspencer

Podemos definir la factura electrónica según el anteproyecto de Ley de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información como:

un documento electrónico que cumple con los requisitos legal y reglamentariamente exigibles a las facturas y que, además, garantiza la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido, lo que permite atribuir la factura a su obligado tributario emisor

• Formato electrónico: que puede ser XML, PDF, html, doc, xls, por citar algunos de los más conocidos.
• Transmisión telemática: la factura electrónica está pensada para ser creada en un ordenador y tratada por otro ordenador. El objetivo es que el papel no llegue a utilizarse nunca como soporte de la factura.
• Integridad: se debe garantizar la integridad del documento gracias a la firma electrónica, de la que ya hemos hablado en varias ocasiones en este blog y que para este cometido deber ser una firma electrónica avanzada y deberá estar firmada tanto por emisor de la factura como por su receptor para que tenga validez legal.

Los campos de los que debe constar una factura electrónica son los mismos que debemos incluir en una factura normal. Durante el especial que desarrollaremos intentaremos dar respuesta a todas vuestras preguntas y dudas sobre todo lo relacionado con la factura electrónica, así que esperamos ser de ayuda e ir haciendo un poco más familiar para todos la factura electrónica.

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En Tecnología Pyme | Nueva versión de FactOffice, facturas electrónicas desde Word