Especial Factura Electrónica

La facturación electrónica se considera una de las cuestiones estratégicas para conseguir ahorros y mejorar la competitividad de nuestras empresas. Además, 2010 será el año en el que todo contrato que se realice con la administración estaremos obligados a presentar la factura electrónica. Por lo tanto hoy hablaremos de las ayudas para la implantación de la facturación electrónica.

La línea principal de actuación en este campo la marca el Gobierno de España a través del Plan Avanza, que establece ayudas para la implantación de la facturación electrónica que cubren el 100% del capital invertido a través de una línea de crédito del ICO al 0% de interés. El plan está vigente hasta el 31 de diciembre de 2010 o el agotamiento de los fondos.

La semana pasada vimos como conseguir un programa que nos ayude a emitir facturas electrónicas no supone grandes problemas, ya sea instalando algún pequeño programa que lo gestione o integrado con nuestros programas de gestión empresarial, ERP o CRM. La implantación de la factura electrónica se realiza y se impulsa por varios motivos por eso hoy vamos a ver la facturación electrónica y las ventajas para las pymes que supone su adopción.

Los principales argumentos a favor del salto a la facturación electrónica en la empresa se pueden resumir en dos opciones como son el ahorro de costes y las mejoras en la gestión de la facturación. En ambos casos las mejoras son tan notables que las empresas que tengan un nivel de facturación elevada no dudarán en dar el salto a este sistema. En la pyme, sobre todo las micropymes no verán esa necesidad como algo tan importante, pero acabará imponiéndose como se han impuesto los ordenadores a las máquinas de escribir.

Si en el anterior post de la factura electrónica nos centrábamos en software de facturación electrónica independiente, o pequeños programas que podíamos instalar como complementos de nuestro editor de textos hoy vamos a ver que alternativas tenemos a la hora de implantar la facturación electrónica y su integración con los sistemas de gestión.

Se trata de utilizar toda la potencia de nuestro ERP y que a la vez nos permita pasar de la gestión tradicional de nuestras facturas a la gestión online, incorporando para ello las facilidad de la factura electrónica. Para los que han optado por modelos tradicionales de software instalado en su propio servidor corporativo seguro que ya les han ofrecido la implantación de un módulo que nos implemente esta funcionalidad.

Una vez que hemos explicado de forma sucinta como funciona el proceso de emisión y recepción de las facturas electrónicas y las obligaciones legales de emisor y receptor de las facturas toca ir hablando de las distintas alternativas de software disponibles a la hora de realizar la factura electrónica. Vamos a tratar de hablar de las distintas alternativas sencillas que tenemos a nuestra disposición para facturar electrónicamente.

Se trata por lo general de software sencillo pero que puede ser de gran utilidad a la hora de realizar una factura electrónica, sobre todo para pequeñas empresas o autónomos que no necesitan un sistema de gestión de facturas que indexe las facturas, ordene, guarde y documente tal y como es necesario cuando se cuenta con un volumen de facturación importante.

Una de las cuestiones interesantes a tratar en el conocimiento de los mecanismos de la factura electrónica es la emisión y recepción de facturas electrónicas. Trataremos de describir de una manera informativa como se lleva adelante todo el proceso de emisión de una factura con las obligaciones para emisor y receptor de la misma.

La creación de la factura electrónica se realizará mediante una aplicación de facturación similar a las que utilizamos para generar nuestras facturas físicas pero deberá cumplir con el formato facturae que nos indica que requisitos debe obligatoriamente tener una factura electrónica para estar normalizada y que sea accesible por las aplicaciones de facturación electrónica.

En el anterior post del especial de la factura electrónica introducimos el concepto de factura electrónica y su definición, hoy vamos a intentar resumir de forma concisa los aspectos legislativos de la factura electrónica. Aunque es ahora cuando más se empieza a hablar de la factura electrónica la legislación se remonta ya unos años.

Las primera ley que hace referencia a la factura electrónica es el REAL DECRETO 1496/2003, en el que se regulan las obligaciones de facturación y respecto a la factura electrónica nos indica en el Artículo 8 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación:

Las facturas o documentos sustitutivos podrán expedirse por cualquier medio, en papel o en soporte electrónico, que permita la constatación de su fecha de expedición, su consignación en el libro registro de facturas expedidas, regulado en el artículo 63 del Reglamento del Impuesto, y su adecuada conservación.

Una de las cuestiones que en los próximos años acabará imponiéndose en la empresa hasta hacerse imprescindible es la factura electrónica, pero aunque hemos hablado algo de ella quedan muchos temas por definir, por eso queremos lanzar un Especial Factura electrónica para en primer lugar contestar a la pregunta, ¿en qué consiste la factura electrónica?.

Podemos definir la factura electrónica según el anteproyecto de Ley de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información como:

un documento electrónico que cumple con los requisitos legal y reglamentariamente exigibles a las facturas y que, además, garantiza la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido, lo que permite atribuir la factura a su obligado tributario emisor

Intentaremos completar el especial dando respuesta a los problemas legales de la factura electrónica, el proceso de emisión y recepción, programas que nos ayudan a crear las facturas electrónicas, integración con nuestros ERP, ventajas que nos aporta o subvenciones disponibles para su implantación. Intentaremos explicarlo de forma amena y accesible para todos, sin entran en detalles técnicos más allá de lo imprescindible.