Escáneres

El escáner puede ser una de las cuestiones que nos resulten más útiles en las empresas a la hora de mejorar nuestra productividad y solucionar algunos problemas o agilizar la gestión documental de la empresa. Pero a la hora de elegir entre distintos modelos debemos saber qué le pedimos a un escáner en la empresa.

Lo primero que debemos tener claro es el uso que le vamos a dar. No es lo mismo un escáner que emplearemos para digitalizar toda la facturación de la empresa que para digitalizar otro tipo de documentos. A la vez debemos considerar el volumen de documentos que vamos a digitalizar diariamente. No es lo mismo escanear de forma ocasional que pasar por dicho hardware toda la documentación de nuestra empresa.

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En alguna ocasión ya hemos hablado en este blog de las soluciones de DigitalDOCU una de las empresas pioneras en la digitalización certificada homologada por la AEAT. En esta ocasión vamos a reseñar DigitalDOCU Capture, solución gratuita de digitalización certificada. Se trata de una solución que nos permitirá la digitalización de nuestros documentos de forma sencilla y práctica.

Para ello podemos registrarnos en la página de DigitalDOCU, indicando entre otros datos nuestro tipo de escáner y su número de serie. Sirven los escáneres compatibles con el protocolo TWAIN, la mayoría de equipos que se comercializan hoy en día son compatibles con este protocolo incluidos los equipos multifunción. Además necesitaremos tener instalado Java en el equipo desde el cual vamos a digitalizar nuestros documentos así como el certificado electrónico.

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Una de las cuestiones en las que las empresas se muestran más interesadas es en las distintas opciones que tiene a la hora de deshacerse del papel en la empresa. Llega un momento en que archivar y guardar todos los documentos requiere un esfuerzo importante, con lo cual muchas optan por el escáner digital como solución para ir eliminando el papel.

Por lo general las soluciones de escáner vienen integradas en distintos tipos de máquinas multifunción, ya sean pequeñas impresoras de tipo personal, o grandes impresoras, fotocopiadoras, escáner, etc. Dependerá la adopción de uno u otro tipo de la cantidad de documentos que vamos a digitalizar. Si se trata de comenzar con el papeleo diario en una oficina pequeña, un escáner básico puede ser suficiente.

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Ya que el otro día hablábamos de cómo deshacernos del papel en la empresa vamos a echar un vistazo a un elemento fundamental para lograr ese objetivo, al menos hasta que consigamos trabajar únicamente con archivos electrónicos, el escáner para la digitalización de los documentos. Son muchas las opciones y algunas de ellas ya las hemos analizado, pero me gustaría hablaros de un modelo de Kodak, el Scan Station 500, un escáner departamental bastante interesante para empresas pequeñas o medianas.

Destaca por su tamaño (bastante pequeño para lo habitual en estos aparatos), por sus funciones de red y por las alternativas para almacenar y enviar la información que digitalizamos. Está pensado para estar conectado a la red de la empresa, de forma que podemos enviar los documentos que escaneamos por correo electrónico, a un servidor FTP, a una memoria USB, por fax (incluido en el aparato) o a una carpeta compartida de red, incluso todo a la vez si nos interesa.

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Mientras nuestros queridos papeles no deciden abandonar las mesas de nuestras empresas, los certificados digitales o el dni electrónico avanzan lentamente como medio de sustitución de los mismos. Aún así, nuestra mentalidad todavía no asume la validez de estos medios electrónicos como sustitutos de la firma manuscrita, y solo la obligación por parte de los medios públicos a su utilización puede hacer que se acelere este proceso.

La solución que comento en este post podemos considerarlo como un todo en uno para que no pensemos que el proceso de gestionar facturas electrónicas es algo complicado, caro y que no está al alcance del usuario medio de informática. Incluye desde el software necesario para realizar el proceso a un escáner que permita digitalizar la documentación, haciendop especial hincapie en las facturas.

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En un post anterior, nuestro compañero Javier ya nos habló de las ventajas que ofrecen determinados modelos de escáneres diseñados para la digitalización de documentos. Compactos y rápidos, están adaptados específicamente para el trabajo en oficinas y pueden ser un buen complemento a un equipo más potente que de servicio a un departamento u oficina, permitiéndonos escanear desde nuestro puesto de trabajo documentos menos extensos con mayor comodidad.

La característica común de los tres que vamos a revisar es su pequeño tamaño, que los hace adecuados para colocar en nuestro escritorio sin que tengamos que despedirnos de media mesa al hacerlo, siendo especialmente útiles para digitalización de facturas, correspondencia, etc., es decir, como herramienta para el trabajo administrativo. Veamos que nos ofrecen.

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