Lotus Notes es un cliente de correo electrónico y colaboración desarrollador por IBM y que muchos conocemos por ser una de las principales herramientas en la empresa. Pese a existir alternativas, que pueden resultar mejor o peor según cada uno, es bueno conocer pequeños trucos y consejos para sacar mayor partido si es nuestro cliente. Mis tres “trucos” imprescindibles a la hora de manejarme con él son:

• Usar los atajos de teclado. Cada vez que afronto el aprendizaje de una nueva aplicación intento en todo momento averiguar las combinaciones de teclado para realizar las acciones básicas. Muchas de ellas son iguales al ser combinaciones estandar. Unos que suelo usar con mucha frecuencia a parte de los básicos son: Crtl+M para crear un nuevo mensaje y usar F8 para crear listas numeradas dentro de listas.

• Crear secciones desplegables. Muy útil para no hacer un mensaje que nada más verlo asuste por su amplitud. Para ello, seleccionamos el parrafo o fragmento de texto y desde el modo edición seleccionamos crear Sección. Esto creará un desplegable. Muy útil para ocultar los datos de un determinado tema.

• Si vamos a ausentarnos durante unos minutos de nuestro equipo, por razones de seguridad, dejar abierto nuestro cliente no es buena idea. Por tanto, para evitar cerrar y luego volverlo a abrir sólo tendremos que pulsar F5 y la proxíma vez que queramos hacer algo se nos pedirá la contraseña.

Si queréis conocer algunos trucos más podéis ver este pequeño documento con consejos y trucos. ¿Algo más? Sí, hay mucha más información y trucos en el blog oficial con el que podemos sacar ventaja en el uso diario de la aplicación. Y es que tan importante es disponer de buenas herramientas como conocer a fondo las que usemos.

Más información | Lotus
En Tecnología Pyme | Clientes de correo electrónico en la pyme

¿Cómo trabaja un spammer?, ¿cómo es la preparación y ejecución del envío de un spam?, ¿cuáles son las prácticas seguras de correo electrónico?, ¿cuáles son las prácticas de los spammers?, ¿cuáles son las mejores políticas contra el spam?, ¿cuáles son las mejores técnicas de precaución antispam?.

Si usted tiene interrogantes similares a las anteriores, o algunas complementarias a la temática del combate antispam, les compartimos una publicación que la empresa Spamina, especialista en servicios y productos antispam, ha dispuesto gratuitamente vía una descarga desde su web oficial.

Dicha descarga consta de un documento PDF al que sus autores se refieren como “el libro blanco del spam”. El mismo consta de 99 páginas donde se detalla a fondo mucho sobre el cómo funciona el spam y el cómo combatirlo eficazmente. La descarga de este PDF la referimos en los links al pie de este post (la misma es completamente gratuita).

Dicha publicación ha sido elaborada de forma muy profesional, ya que fue patrocinada por el INTECO y cuenta la colaboración de RedIris y CTSys.

Después de haber revisado los contenidos de este documento, recomendamos mucho el mismo, ya que el libro blanco del spam, pone de una forma sencilla y audaz para los no expertos en las TI, el cómo funciona y también cómo anular al dinámico, creciente y destructivo problema del spam.

Ya que no sabemos cuánto tiempo tendrá Spamina disponible la descarga de este PDF desde su web oficial, hemos colocado una descarga alternativa del mismo, desde una cuenta en SkyDrive de un servidor.

Vía | Dicac Lee
Sitio Oficial | Spamina
Descarga | Spamina – El libro blanco del Spam
Descarga | SkyDrive – El libro blanco del Spam
En Tecnolgía Pyme | Seleccionando el antispam más adecuado

Según un estudio de Forrester Research, las pymes pueden ahorrar fuertes sumas de su presupuesto en tecnologías al gestionar su correo electrónico vía servicios de cloud computing en vez de contar con servidores de correo propios.

El informe titulado “Should Your Email Live In The Cloud? A Comparative Cost Analysis” (debería vivir su email en la nube – un análisis comparativo de costos); compara los costos de diversas de las principales soluciones de gestión de correo que actualmente están disponibles online versus una administracion local del correo.

El análisis de costos disponible en este estudio de Forrester concluye que, en general, es más económico basar los servicios de correo bajo cloud computing que tener servidores propios de correo electrónico todo ello en el esquema de infraestructura TI de las empresas catalogadas como pyme. Ya que para la gran empresa la situación se invierte, siendo más económico el contar con servidores de correo propios en vez de rentados con un proveedor online.

En su estudio Forrester sugiere no limitarse al precio ofrecido por Google para correo electrónico mediante Google Apps Premier Edition, equivalente a $50 USD por usuario por año. Al respecto, indica que es preciso considerar los gastos de actualización de la solución de correo electrónico, migración de los usuarios, etc. La consultoría comenta además que probablemente y por efectos de la actual crisis mundial las pequeñas empresas verán que los gastos de tener un servidor propio es demasiado costoso y que probablemente entenderán las ventajas de “trasladarse a la nube”.

Consideremos que los estudios realizados por Forrester se basan primordialmente en pymes ubicadas en USA, país en donde desde hace años es muy común la adquisición de servidores Windows Server Small Business que cuentan con una edición propia de Exchange, lo que llevaba a estas organizaciones a la utilización del mismo gestionando por sí mismas si propios correo electrónico. Sin embargo en España y Latinoamérica la situación es un tanto diferente; aquí la adopción de servidores propios de correo en las pymes no ha tenido tanto auge, aunque si es una práctica que se lleva a cabo muy comúnmente en la empresa mediana con varias sucursales.

El análisis de Forrester considera la forma en que soluciones de correo electrónico online pueden ser diseñadas con miras a una integración satisfactoria con los demás servicios de la empresa, ello sin importar el proveedor del servicio. Un elemento importante en tal sentido es la sincronización de correo electrónico, contactos, tareas y otros elementos con los teléfonos móviles de los usuarios.

Cabe mencionar que como proveedores de servicios de correo online (en la nube) no solo se califican empresas como Google o Microsoft (que son las que comúnmente asociamos con el término de cómputo en nube); sino que aquí entran todos los proveedores de web hosting que nos ofrecen planes de hosting compartido con servicios de correo electrónico.

Aunque en general para un usuario de poder o profesional de la informática, nos es claro que para una pyme es mucho más barato gestionar los servicios de correo electrónico vía un proveedor tercero online (ISP o equivalente); esto muchas veces para la gerencia o dirección administrativa (que son quienes autorizan los presupuestos) no les es muy claro.

Así que en tiempos de crisis donde debemos re-evaluar los gastos y presupuestos de la empresa, si su organización gestiona por si misma su correo electrónico, tal vez sea necesario considerar si ello, no le es más barato administrando dichos servicios vía un proveedor online externo.

Vía | Forrester Research
En Tecnología Pyme | ¿Que es el cloud computing?

Pocos son los programas y herramientas de software que representan tanto la productividad como el gestor colaborativo Microsoft Outlook. En sí, aunque Outlook esta concebido en sus últimas versiones (2007 y 2003) como un conjunto total de herramientas integradas orientadas a maximizar las actividades productivas y de colaboración de un profesional o ejecutivo; estas características pueden aun mejorarse mediante un plugin conocido como Xobni.

El plugin Xobni se instala como una barra de herramientas dentro de Microsoft Outlook; ello produce una nueva barra de herramientas adicional (al lado derecho del cliente) con funciones mejoradas para: ejecutar búsquedas (función muy superior al motor de búsqueda predefinido en Outlook), gestionar contactos, visualizar estadísticas de mensajes y localizar archivos adjuntos.

Xobni es capaz de indexar los menajes al estilo GMail; de este modo el plugin es capaz de representar en forma de conversación todos los mensajes que intercambias con un mismo contacto indistintamente del tipo de servicio de e-mail de donde provengan los correos.

Una característica muy particular de Xobni es su sistema de estadísticas, mismo que incluye un ranking de contactos con mayor afluencia de mensajes, un contador de mensajes enviados y recibidos, y un generador de redes sociales. Les anexamos un video promocional que los creadores de Xobni han colocado en YouTube (esta en ingles).

De momento Xobni solo puede ser utilizado sobre Microsoft Outlook 2007 o 2003 bajo Windows Vista o XP.

Si el grueso de su actividad productiva o personal radica sobre el uso constante de Outlook, recomendamos ampliamente pruebe este plugin que es completamente gratuito.

Mas Información | Xobni
Video | YouTube
En Genbeta | Xobni, el complemento ideal para Outlook

Pocas cosas merman tanto la productividad de alguien que use internet para los negocios como el spam; de ello ya hemos hablado en otros post haciendo referencia a que si la actividad de uno o de la empresa está altamente ligada al correo electrónico, es indispensable contar con los adecuados servicios y filtros antispam.

Hemos comentado que es muy importante contar con dos niveles de filtrado, el primero brindado por el proveedor de hosting (donde alojamos nuestras cuentas de e-mail) o bien, desde nuestro propio mail server si es que contamos con uno propio (cosa que no es así en la mayoría de las pymes); esto sería la herramienta antispam de servidor. Y el segundo nivel, es directamente en nuestra cuenta de correo, y ello sería utilizando un filtro antispam para cliente de correo.

Este segundo nivel de filtrado es lo que nos lleva a la recomendación de hoy, en este caso la recomendación de hoy será Spamihilator.

Spamihilator revisa tus correos y determina cuales son spam y cuáles no vía un proceso de selección transparente al usuario usando diferentes filtros para detectar el correo basura y enviarlo a la papelera de reciclaje. Es un programa compatible con la mayoría de gestores de correo de la actualidad: Outlook, Eudora, Thunderbird, IncrediMail, Pegasus Mail, Phoenix Mail, Opera, etc. Soporta cuentas POP3 e IMAP, también soporta conexiones seguras SSL/TLS. Tal vez la única limitante de esta herramienta es que solo se encuentra disponible para Windows; por lo que si se manejan en entornos Mac OS X o Linux, no podemos disponer de ella.

Algo de gran consideración es que se trata de un software gratuito, por lo que podemos disponer de el sin costo alguno incluso en entornos empresariales (esto a menos que se decida a hacer una donación al creador de la herramienta). Sin bien los instaladores de la herramienta solo se encuentran disponibles en idioma ingles y alemán (ya que el autor es un alemán); en la misma web oficial del producto encontramos un pack de idiomas, estando disponible el idioma español entre ellos, con lo que podemos dejar en español la herramienta.

Si bien la eficiencia de Spamihilator no es del todo mala (de hecho es bastante buena según las reseñas de portales de software); el principal plus de esta herramienta es que cuenta con un esquema de personalización mediante plugins y add-ons al puro estilo de Firefox.

Si su empresa es pequeña, y cuentan con cuentas de correo cargadas a un dominio propio, y aunque su proveedor de hosting cuenta con filtrado antispam están recibiendo correo basura considerable, puede apoyarse con este software gratuito y mejorar la eficiencia de sus comunicaciones, y con ello su productividad directa.

Sitio Oficial | Spamihilator
Más Información | Pack de idiomas para Spamihilator
En Tecnología Pyme | Seleccionando el antispam más adecuado

Resulta obvio que la ofimática ha supuesto un enorme avance en la manera en la que incluso una empresa muy pequeña puede llegar a procesar información en grandes volúmenes, pero al tiempo nos obliga a ser precavidos ya que sus automatismos también aumentan los riesgos de vulnerar la legislación sobre protección de datos.

Es fundamental resaltar el hecho de que como ya señalaba en la nota anterior todos estos ejemplos proceden de Resoluciones (sanciones) publicadas en la página web de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), es decir, son circunstancias que ya han ocurrido y nos deben servir para aprender en piel ajena. Y también que no basta con que estos procedimientos se entiendan a nivel de gerencia en una pyme, sino que cualquier empleado con acceso a datos de carácter personal ha de mantener el mismo tipo de precauciones. Así que si el lector resulta ser un usuario avanzado y algunos de estos errores le resultan demasiado “básicos”, le conviene preguntarse: ¿saben esto mis empleados?

• Correos electrónicos con direcciones al descubierto. Si tenemos que enviar un correo electrónico a varias personas (salvo que obviamente todas sean internas de la compañía o pertenezcan a un mismo grupo) nunca debemos poner todas las direcciones en la casilla “para”, puesto que en ese caso cada uno de los destinatarios verá las direcciones del resto y se considerará una vulneración del deber de secreto (artículo 8 de la LOPD). Se debe usar la casilla CCO (con copia oculta).


• Equipos sin medidas básicas de seguridad. En uno de los procedimientos presenciales de los inspectores de la AEPD se decía con sorpresa: “con sólo pulsar una tecla cualquiera se tenía acceso completo al disco duro del equipo informático”, es decir, que en ese ordenador ni siquiera se había activado una medida tan básica como la contraseña de acceso que conlleva cualquier sistema operativo. De nada sirve “blindar” el acceso a nuestro servidor y cumplir todos los requisitos de seguridad informática si después cualquier equipo desprotegido puede suponer una fuga de información o un acceso no autorizado.


• Soportes con copias de seguridad. CD, DVD, discos duros externos, pendrive… Son muchos los sistemas que podemos emplear tanto para realizar copias de seguridad (obligatorias también según el Reglamento de Medidas de Seguridad de la LOPD) como para transportar información. En este último caso, independientemente de las medidas técnicas implantadas para evitar accesos no autorizados o del encriptamiento de los datos, hay que activar un medida tan poco tecnológica como “estar más atento”. Resulta sorprendente (pero ocurre) los casos en los que “se pierden” soportes con información sensible.


• Máquina de ensobrar. Si su empresa realiza campañas de mailing y dispone de una práctica máquina de ensobrar haga el siguiente experimento: golpee suavemente un sobre sobre una mesa y compruebe si a través de la ventanilla se ven más datos personales que los imprescindibles para su distribución postal. Dejar al descubiertos expresiones como “recibo devuelto” o “deuda pendiente” ha causado ya varias sanciones.


• Fax. Cuando se envía una comunicación por fax no tenemos ningún control sobre quién es la o las personas que van a tener acceso a esa información en el momento de su recepción. Su uso no es aconsejable cuando se trate de transmitir datos de carácter personal.

Continuaremos la serie con un análisis de la problemática que puede suponer la contratación de servicios externos que tienen relación con la protección de datos, como son la videovigilancia, servicios informáticos, backup remotos, formularios web y tiendas virtuales, etc…

En Tecnología Pyme | LOPD: guías prácticas y conceptos básicos

Las características de Gmail lo han llevado a convertirse en uno de los servicios de correo web más utilizados, incluso en las empresas. Hemos comentado ya en Tecnología Pyme que tenemos incluso la posibilidad de utilizar el sistema de Google con nuestro propio dominio, dejando que sean ellos los que gestionen nuestro correo electrónico con su magnífica plataforma.

Aunque es un servicio bastante fiable, bastante más que otros aunque sean de pago, también puede fallar o podemos encontrarnos en situaciones en las que el método de acceso habitual no sea posible o recomendable.

Para resolver esto, tenemos hasta ocho direcciones alternativas mediante las que acceder a Gmail, que nos ofrecerán un modo seguro, desactivación de algunas funciones y alguna que otra alternativa interesante más. Os dejo una lista de las opciones junto con la traducción a mi aire con la explicación de a dónde te dirige cada uno de los enlaces. El original lo podéis encontrar en el enlace al final del post.

• A prueba de fallos: desactiva las funciones experimentales de Gmail Labs, por si se da la circunstancia de que algunas fallan. Puedes desactivarlas desde la página de configuración de Gmail.http://mail.google.com/mail/?labs=0
• Modo seguro: encripta el tráfico entre tu ordenador y los servidores de Gmail. Se puede usar desde ordenadores públicos, redes WIFI o para evitar algunos proxi y aceleradores web. Existe una opción en la configuración que redirige la versión estándar hacia el modo seguro.https://mail.google.com/
• Versión antigua: se reemplazó esta versión en el 2007, pero la antigua sigue disponible y es un poco más rápida.http://mail.google.com/mail/?ui=1
• HTML básico : esta es la versión que no utiliza JavaScript, así que carga más rápido y funciona bien con navegadores antiguos. Desafortunadamente, muchas de las características de Gmail se pierden con esta opción (contactos, autocompletar, chat, revisión ortográfica, formateo de texto…), y cada click carga una nueva página. Si te gusta esta versión puedes seleccionar “Configurar HTML básico por defecto” en la parte superior de la página. http://mail.google.com/mail/?ui=html
• Para móviles: es un interfaz simplificado de Gmail para teléfonos móviles que tiene todavía menos funcionalidades que el modo HTML básico. Usalo si ninguna otra opción funciona. http://mail.google.com/mail/?ui=mobile o http://m.gmail.com
• Para iPhone : una versión más amigable para iPhone y otros teléfonos que usan navegadores basados en WebKit. http://mail.google.com/mail/x/gdlakb-/gp/
• Gadget iGoogle :es una vista del gadget para Gmail que se puede encontrar en iGoogle. Parece que con este modo se puede acceder al servicio evitando de algunos sistemas de filtrado. http://www.google.com/ig/gmailmax
• Modo No comprobar versión del navegador: si estás uitlizando un navegador muy reciente y Gmail sólo te ofrece el modo HTML básico, prueba este enlace para evitar que detecte tu navegador. http://mail.google.com/mail?nocheckbrowser

Parece que alguna de estas opciones posibilita acceder a Gmail evitando algunos de los filtros corporativos más habituales. Sólo deciros que si están ahí es por una buena razón, y no es recomendable intentar evitarlos. De todas formas, seguro que a más de uno le servirán los enlaces como alternativa en algún momento determinado, así que ahí quedan.

Vía | Enrique Dans
Más información | Google Operating System

Aunque no tengas pensado crear una página web, utilizar un dominio propio para tus cuentas de correo electrónico (algo del tipo ventas@miempresa.com), aparte de asequible es, hoy día, algo fundamental de cara a la imagen de cualquier empresa.

Aunque existen servicios de correo gratuitos que ofrecen muy buenas funcionalidades, cuando hablamos de empresas es importante tener en cuenta que nuestras direcciones de correo están diciendo algo de nosotros.

Es una cuestión de imagen. Cuando nos llega un correo de una empresa con un dominio tipo gmail.com, hotmail.com, yahoo.com, etc., lo cierto es que la impresión que se ofrece no es demasiado buena, para mí al menos no lo es.

Cada vez más, el correo electrónico destaca como una parte fundamental de las comunicaciones de nuestras organizaciones, lo utilizamos más y es por tanto clave en la imagen que ofrecemos a las personas con las que contactamos.

Hacerse con un dominio y conseguir además unas cuantas cuentas de correo es un procedimiento sencillo y muy económico, incluso se pueden encontrar subvenciones para ello, por lo que el coste no debería ser un problema para ninguna empresa.

No me voy a poner a comparar aquí todas las opciones disponibles, sería interminable, pero sí os puedo ofrecer una orientación sobre el coste aproximado que supone contratar una.

Quizá la alternativa más sencilla sea acudir a un servicio de alojamiento desde el que podamos elegir y comprar un dominio y a la vez obtener esas cuentas de correo de las que hablamos.

Si eliges esta opción puedes encontrar soluciones desde 3 a 6 euros al mes (las hay más baratas y más caras), en las que incluyen el registro de dominio (www.tuempresa.com/es/net…) y varias cuentas de correo con filtros antispam y antivirus. El coste del registro de dominio generalmente va aparte, y puede suponer de 20 a 40 euros anuales según las opciones que elijas.

En cuanto a cómo elegir el nombre, un par de consejos:

• Intenta que no sea excesivamente largo (evita cosas como caramelosindustrialespericodelospalotesehijos.com), y huye en lo posible de guiones y símbolos (mejor caramelospalotes.com que caramelos-palotes.com).
• Tratándose de empresas, y sobre todo si el nombre que eliges es más o menos genérico, si es posible intenta contratar no sólo el .com, sino también los .es y .net al menos, para asegurarte frente a posibles raptos por parte de la competencia.

Creo que disponer de dominio propio para tus cuentas de correo es algo fundamental, es un coste más que abordable para cualquier empresa, por pequeña que esta sea, y tu imagen va a quedar mucho más reforzada que si utilizas alguno de los servicios de correo gratuito de los que hablábamos al principio.

Foto | jayofboy

No sé si es algo muy extendido o no, pero yo uso habitualmente el correo de Gmail como servicio complementario al que utilizo como correo de trabajo principal, el de mi empresa. En ocasiones se dan situaciones en las que no resulta adecuado facilitar tu dirección corporativa (para recibir publicidad y que no te fusilen luego tu cuenta del trabajo, contactar con la competencia, ...).

Para estos casos disponer de una cuenta extra resulta muy interesante, sobre todo si podemos acceder a ella desde cualquier dispositivo. Ayer se lanzó la versión 2.0 de Gmail para móviles, una gran aplicación para la gestión de los correos electrónicos pertenecientes a este servicio.

Podemos acceder a nuestras cuentas de Gmail a través del navegador del teléfono móvil, pero usar la aplicación, que es gratuita, nos provee de ciertas funcionalidades muy interesantes que no hay que dejar pasar.

• Trabajar off-line: si en cualquier momento no tienes señal, podrás leer correos que hayas descargado, así como redactar nuevos y enviarlos a la bandeja de salida o guardarlos como borrador. Si los dejas en la bandeja de salida, cuando vuelva la cobertura los enviará automáticamente en segundo plano.
• Acceso simultáneo a varias cuentas de Gmail: si dispones de varias cuentas en el servicio, no tendrás que entrar y salir cada vez que quieras consultar una de ellas. En esta versión te permite añadir tantas cuentas como quieras, y alternar entre ellas sin esfuerzo.
  
• Avisos integrados: al menos en la versión que he probado, la de Blackberry, han integrado por fin los avisos en el teléfono, de forma que si lo configuramos de esta forma, recibiremos alertas para los mensajes que vayamos recibiendo.
  

A parte de estos extras, hay que decir que la usabilidad y la interfaz de usuario están muy por encima de la experiencia que se obtiene accediendo vía web. Está disponible para dispositivos Blackberry y teléfonos con soporte J2ME (plataforma java para móviles). Disponible en 35 idiomas, entre ellos el castellano.

El vídeo que encabeza la entrada, que está en inglés, lo han realizado los chicos del blog de Google Mobile y lo hemos subtitulado nosotros, para aquellos que no dominéis la lengua de Shakespeare, así que perdonad si la sincronización no es perfecta.

Vía | Xataka Móvil
Vídeo original | Youtube
Más información | Gmail Mobile Blog

En muchas empresas es habitual el uso de firmas en los mensajes de correo electrónico que incluyen advertencias del siguiente tipo:

“Este mensaje se dirige exclusivamente a su destinatario. Contiene informacion CONFIDENCIAL sometida a secreto profesional o cuya divulgación está prohibida por la ley. Si ha recibido este mensaje por error, debe saber que su lectura, copia y uso estan prohibidos. Le rogamos que nos lo comunique inmediatamente por esta misma vía o por teléfono y proceda a su destruccion.”

¿Impresionante, no? Pues a parte de impresionar, parece que no sirven para otra cosa. Además de lo chocante que resulta recibir algo así acompañando a cierto tipo de mensajes, resulta que su utilidad como arma para evitar la divulgación de contenido confidencial es nula, ya que no podemos obligar al receptor a que acepte condiciones que le obliguen a cualquier cosa sin su conformidad previa.

Reconozco que yo los envío con los correos de mi empresa, pero visto lo visto, quizá tendríamos que plantearnos el dejar de hacerlo.

Por otro lado, profundizando un poco más sobre el tema, parece que ni los propios abogados se ponen de acuerdo, cosa bastante habitual en éste y otros asuntos, así que lo mejor será estar atentos y no equivocarnos con el destinatario, por si acaso.

Vía | Enrique Dans
Más información | Javier Muñoz