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Según un estudio de Forrester Research, las pymes pueden ahorrar fuertes sumas de su presupuesto en tecnologías al gestionar su correo electrónico vía servicios de cloud computing en vez de contar con servidores de correo propios.

El informe titulado “Should Your Email Live In The Cloud? A Comparative Cost Analysis” (debería vivir su email en la nube – un análisis comparativo de costos); compara los costos de diversas de las principales soluciones de gestión de correo que actualmente están disponibles online versus una administracion local del correo.

El análisis de costos disponible en este estudio de Forrester concluye que, en general, es más económico basar los servicios de correo bajo cloud computing que tener servidores propios de correo electrónico todo ello en el esquema de infraestructura TI de las empresas catalogadas como pyme. Ya que para la gran empresa la situación se invierte, siendo más económico el contar con servidores de correo propios en vez de rentados con un proveedor online.

Pocos son los programas y herramientas de software que representan tanto la productividad como el gestor colaborativo Microsoft Outlook. En sí, aunque Outlook esta concebido en sus últimas versiones (2007 y 2003) como un conjunto total de herramientas integradas orientadas a maximizar las actividades productivas y de colaboración de un profesional o ejecutivo; estas características pueden aun mejorarse mediante un plugin conocido como Xobni.

El plugin Xobni se instala como una barra de herramientas dentro de Microsoft Outlook; ello produce una nueva barra de herramientas adicional (al lado derecho del cliente) con funciones mejoradas para: ejecutar búsquedas (función muy superior al motor de búsqueda predefinido en Outlook), gestionar contactos, visualizar estadísticas de mensajes y localizar archivos adjuntos.

Pocas cosas merman tanto la productividad de alguien que use internet para los negocios como el spam; de ello ya hemos hablado en otros post haciendo referencia a que si la actividad de uno o de la empresa está altamente ligada al correo electrónico, es indispensable contar con los adecuados servicios y filtros antispam.

Hemos comentado que es muy importante contar con dos niveles de filtrado, el primero brindado por el proveedor de hosting (donde alojamos nuestras cuentas de e-mail) o bien, desde nuestro propio mail server si es que contamos con uno propio (cosa que no es así en la mayoría de las pymes); esto sería la herramienta antispam de servidor. Y el segundo nivel, es directamente en nuestra cuenta de correo, y ello sería utilizando un filtro antispam para cliente de correo.

Este segundo nivel de filtrado es lo que nos lleva a la recomendación de hoy, en este caso la recomendación de hoy será Spamihilator.

Continuando con la nueva serie “Guías Prácticas”, con el propósito de añadir a la visión teórica de la LOPD diferentes análisis de las consecuencias practicas en las pymes, vamos a ver los riesgos que respecto a al manejo de datos de carácter personal puede provocar el uso de algunos de los hardware y software que tenemos en nuestras oficinas.

Resulta obvio que la ofimática ha supuesto un enorme avance en la manera en la que incluso una empresa muy pequeña puede llegar a procesar información en grandes volúmenes, pero al tiempo nos obliga a ser precavidos ya que sus automatismos también aumentan los riesgos de vulnerar la legislación sobre protección de datos.

Es fundamental resaltar el hecho de que como ya señalaba en la nota anterior todos estos ejemplos proceden de Resoluciones (sanciones) publicadas en la página web de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), es decir, son circunstancias que ya han ocurrido y nos deben servir para aprender en piel ajena. Y también que no basta con que estos procedimientos se entiendan a nivel de gerencia en una pyme, sino que cualquier empleado con acceso a datos de carácter personal ha de mantener el mismo tipo de precauciones. Así que si el lector resulta ser un usuario avanzado y algunos de estos errores le resultan demasiado “básicos”, le conviene preguntarse: ¿saben esto mis empleados?

Las características de Gmail lo han llevado a convertirse en uno de los servicios de correo web más utilizados, incluso en las empresas. Hemos comentado ya en Tecnología Pyme que tenemos incluso la posibilidad de utilizar el sistema de Google con nuestro propio dominio, dejando que sean ellos los que gestionen nuestro correo electrónico con su magnífica plataforma.

Aunque es un servicio bastante fiable, bastante más que otros aunque sean de pago, también puede fallar o podemos encontrarnos en situaciones en las que el método de acceso habitual no sea posible o recomendable.

Para resolver esto, tenemos hasta ocho direcciones alternativas mediante las que acceder a Gmail, que nos ofrecerán un modo seguro, desactivación de algunas funciones y alguna que otra alternativa interesante más. Os dejo una lista de las opciones junto con la traducción a mi aire con la explicación de a dónde te dirige cada uno de los enlaces. El original lo podéis encontrar en el enlace al final del post.

Aunque no tengas pensado crear una página web, utilizar un dominio propio para tus cuentas de correo electrónico (algo del tipo ventas@miempresa.com), aparte de asequible es, hoy día, algo fundamental de cara a la imagen de cualquier empresa.

Aunque existen servicios de correo gratuitos que ofrecen muy buenas funcionalidades, cuando hablamos de empresas es importante tener en cuenta que nuestras direcciones de correo están diciendo algo de nosotros.

Es una cuestión de imagen. Cuando nos llega un correo de una empresa con un dominio tipo gmail.com, hotmail.com, yahoo.com, etc., lo cierto es que la impresión que se ofrece no es demasiado buena, para mí al menos no lo es.

No sé si es algo muy extendido o no, pero yo uso habitualmente el correo de Gmail como servicio complementario al que utilizo como correo de trabajo principal, el de mi empresa. En ocasiones se dan situaciones en las que no resulta adecuado facilitar tu dirección corporativa (para recibir publicidad y que no te fusilen luego tu cuenta del trabajo, contactar con la competencia, ...).

Para estos casos disponer de una cuenta extra resulta muy interesante, sobre todo si podemos acceder a ella desde cualquier dispositivo. Ayer se lanzó la versión 2.0 de Gmail para móviles, una gran aplicación para la gestión de los correos electrónicos pertenecientes a este servicio.

Podemos acceder a nuestras cuentas de Gmail a través del navegador del teléfono móvil, pero usar la aplicación, que es gratuita, nos provee de ciertas funcionalidades muy interesantes que no hay que dejar pasar.

En muchas empresas es habitual el uso de firmas en los mensajes de correo electrónico que incluyen advertencias del siguiente tipo:

“Este mensaje se dirige exclusivamente a su destinatario. Contiene informacion CONFIDENCIAL sometida a secreto profesional o cuya divulgación está prohibida por la ley. Si ha recibido este mensaje por error, debe saber que su lectura, copia y uso estan prohibidos. Le rogamos que nos lo comunique inmediatamente por esta misma vía o por teléfono y proceda a su destruccion.”

Muchos de nosotros almacenamos en la libreta de direcciones de nuestro cliente de correo electrónico datos de contactos de nuestra empresa junto con otros particulares.

Tampoco es infrecuente que recibamos (o enviemos) el típico mensaje a los amiguetes con alguna foto graciosa, una felicitación navideña o cualquier otra cosa por el estilo, y utilizando el siempre útil Reenviar: metemos a toda nuetra agenda en el campo Para:.

Bien, pues cuidado con hacer esto. Si además de datos de contacto particulares tenemos datos de clientes y no están bien catalogados, podemos incumplir la ley de protección de datos, al revelar datos personales de nuestros clientes (en este caso la dirección de correo electrónico) a terceros o, simplemente, haciendo un uso incorrecto de los mismos.