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Estar presentes en Internet para las empresas supone mucho más que tener una página web, donde informamos a nuestros clientes de nuestros datos de contacto, a qué actividad nos dedicamos y por qué deben elegirnos a nosotros en lugar de a otra empresa, esto más o menos aderezado con un diseño más o menos acertado. Tenemos opciones distintas a la página web y una bastante interesante para la empresa es un catálogo de productos. Por eso vamos a proponer tres alternativas para crear un catálogo online donde mostrar nuestras ofertas.

Porque es una opción que muchas empresas están muy acostumbradas a utilizar en el día a día. Un catálogo que podemos tener para mostrar nuestra gama de productos en nuestro local, pero que podemos traducir al mundo de Internet y distribuir entre nuestros clientes en una campaña de mailing o compartirlo por redes sociales si las utilizamos en nuestras empresas.

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Desde hace un par de años estamos viendo mucho el termino: “crowdsourcing” que viene a decir algo como: universalización de las tecnologías de la comunicación y como han permitido que la diferencia entre profesionales y aficionados disminuya. Por ese motivo se debe confiar en la nube y tener presente el “crowdsourcing” para aprovechar su potencial.

Partamos de la base de que “la nube” no es más que un FTP con una apariencia apetecible. La consecuencia de esta evolución puede ser el hecho aprovechar el talento común. No muy lejos de ser un “outsourcing” este hecho favorecerá las relaciones entre profesionales cualificados sin importar dónde estén.

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Muchas veces estamos fuera de nuestra empresa y necesitamos un modelo de documento que en este momento no tenemos. Google Docs es en muchos casos una alternativa, sobre todo si tenemos plantillas de documentos que utilizamos de forma habitual, fáciles de crear o modificar desde un modelo de los que tenemos disponibles. Muchas son las opciones que nos permiten las plantillas de Google Docs. Te pueden salvar de más de un apuro, sobre todo cuando estamos fuera de la empresa.

La variedad de plantillas que tenemos a nuestra disposición es inmensa. No sólo se trata ya de documentos que Google pone a nuestra disposición, sino que podemos compartir nuestros modelos, ya sea de forma pública o privada. Presentaciones, calendarios, proyectos, facturas, etc. la variedad disponible es enorme. Lo mejor es que podemos tener un repositorio de modelos en nuestra empresa para poder utilizarlo de manera que podamos editar desde cualquier dispositivo, como un teléfono móvil o una tableta.

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Cuando hablamos de fugas de datos en las empresas muchas veces pensamos en la seguridad de los sistemas, no permitir que nuestros empleados utilicen los puertos USB para que no saquen datos y muchas veces nos olvidamos de lo más sencillo y por donde se producen gran parte de las fugas de datos en las empresas, las fotocopiadoras. Algo tan cotidiano como la fotocopiadora que no nos es ajena a ninguna empresa y que muchos empleados utilizan para llevarse listados de clientes a casa, papeles y más papeles.

Pero es que además tenemos que tener cuidado con algunos aspectos concretos relacionados con la capacidad de conexión de red de muchas de las impresoras más avanzadas. Escaneo, generación de ficheros pdf, etc. son algunas de las cuestiones que pueden hacer las fotocopiadoras hoy en día. Para ello disponen de una memoria interna que debemos borrar en el caso de que sustituyamos la impresora o salga de nuestras instalaciones para su reparación.

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Muchas empresas crean documentos para determinar como se ejecuta una tarea concreta o para la puesta en marcha de una aplicación o proyecto. Se trata de definir un documento marco que ayude a la realización de dicha tarea a la hora de ejecutarla. Pero si no queremos que dichos documentos sean inútiles tenemos que definir la frecuencia de actualización de procedimientos.

Pongamos el caso de una nueva aplicación que debe implantarse en las distintas sedes de una empresa. Se crea el procedimiento de actuación para su puesta en marcha, pero a la vez de se van recogiendo los inconvenientes y las soluciones a los mismos durante su ejecución. Lo normal sería sacar una versión nueva del procedimiento corrigiendo o anotando los inconvenientes que surgen.

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Las plantillas no son inalterables. Por definición se trata de un documento que tiene todos aquellos elementos que repetimos en nuestros documentos de forma habitual, como pueden ser encabezados y pies de página, márgenes, estilos, un determinado texto, etc. Es cierto que tenemos que ser flexibles y procurar no crear infinitas plantillas sino adaptar lo que tenemos a nuestras necesidades.

Y en esta adaptación muchas veces surge la duda de qué hacer, ¿modificar la plantilla cada vez o realizar un cambio definitivo en la misma? Se trata de identificar qué cambio se ha realizado y si afecta a la mayoría de nuestros documentos o no. En caso afirmativo debemos realizar los cambios pertinentes en nuestras plantillas.

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Una de las cosas que me encantan de Lotus Symphony es poder trabajar documentos ofimáticos con distintas pestañas, a la manera que lo hacemos en los navegadores web. La verdad es que no debo ser el único porque existen distintos programas que nos permiten utilizar pestañas para la edición de documentos con MS Office.

Trabajar de esta forma con varios documentos abiertos es mucho más cómodo que agrupados en las ventanas habituales. Cierto que con Windows 7 y las miniaturas es algo más descriptivo encontrar la ventana del documento al que queremos ir, pero aún así se hace más productiva la navegación por pestañas en los documentos ofimáticos.

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A menudo tenemos en la nube o servicios como Google Docs archivos PDF almacenados para su uso. ¿Podemos aprovechar ese detalle para promocionar el contenido? Existe una optimización SEO para PDF muy útil para aprovechar la fuerza de los principales buscadores.

Aprovechando que Google registra todo tipo de documentos y los trata como una Web podemos usar esa acción para promocionar determinadas partes del documentos. En los documentos PDF hay muchos lugares donde añadir referencias a su contenido o a nuestra empresa.

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Cuando creamos documentos en formato PDF mucha gente piensa que no se pueden modificar, cambiar, retocar, etc. Por eso muchas veces la gente prefiere enviar un documento de este tipo antes que un documento de texto, una imagen, etc. Y todo esto en un documento sin ningún tipo de protección. ¿Nos confiamos en el uso de los PDF? es la pregunta que podríamos hacernos en nuestras empresas.

Sobre todo porque a la hora de crearlos no se realiza ninguna restricción. Algo tan sencillo como poner una contraseña al documento PDF que impida su modificación. Otras opciones como copiar imágenes o textos también sería interesantes tratar de ajustarlas, para tratar de crear un documento que de verdad sea inalterable, no sólo en la visualización sino en su formato.

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