Documentos

Una de las maneras de conseguir ahorrar algo de dinero en impresión es utilizar impresoras PDF. Es una manera de mantener documentos dentro de nuestra organización o moverlos fuera de esta sin la necesidad de tener que enviar el documento en formato de procesador de textos u hoja de cálculo. Lo cierto es que la impresión de documentos en PDF como forma de envío mejora los procesos de gestión documental en las empresas.

Muchas veces lo único que queremos es que el documento sea accesible para una serie de personas dentro de la organización. Si lo enviamos por correo electrónico o mejor aun enviamos el enlace a su ubicación en el repositorio documental accesible para todos evitamos que por error se modifique, cosa que no es una cosa extraña cuando son múltiples los interesados en el mismo.

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Una de las mejores opciones para gestionar nuestros proyectos es apoyarnos en la nube. Teambox, el software de gestión para pymes nos facilitará el desarrollo y comunicación de nuestro proyecto con distintos miembros de la empresa.

Teambox nos permite compartir tareas y documentos de una forma muy sencilla. Con una interface similar a Facebook, hace el trabajo más social y permite implicar a miembros del equipo dentro y fuera de la empresa. Las funcionalidades son de tareas, documentos y conversaciones, y además se integra en herramientas como Google Docs y Calendar.

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Una reciente encuesta realizada por CompTIA a cuatrocientos responsables de IT en Estados Unidos muestra como el final del papel en las empresas todavía queda lejos ya que de hecho se sigue imprimiendo más que hace dos años, y lo que es peor no se tienen planes en los próximos dos años de que el nivel de impresión disminuya.

En concreto un 38% de los encuestados afirman que imprimen más papel que hace dos años, mientras que un 8 % indica que imprime mucho más. Si a esto le unimos que un 27% sigue imprimiendo la misma cantidad de documentos, tenemos un umbral de reducción de la cantidad de documentos que necesitamos imprimir bastante alejado de lo que a muchas empresas les gustaría.

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Las fuentes de texto es algo que suelen cuidar los desarrolladores o diseñadores web que se encargan de crear nuestra web corporativa, pero sin embargo ese mismo cuidado no suele estar presente en documentos de ámbito interno como la Intranet o las campañas de mailing que lanzamos para promocionar productos o informar a nuestros usuarios. Para conseguir un mayor impacto debemos cuidar las fuentes tipográficas en nuestras campañas de publicidad.

Cuando diseñamos algún banner en nuestra web, alguna imagen para llevar a nuestro boletín de noticias que contiene a la vez texto, es interesante buscar una fuente que se identifique con nuestro negocio, que lo haga distinto del resto y le de personalidad propia. No se trata de tener veinte fuentes distintas para un anuncio, sino más bien para titulares, cabeceras, etc. Con dos o tres nos bastará.

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En muchas organizaciones o para determinados usuarios carpetas del sistema como pueden ser Mis Documentos se redirigen para que en lugar de guardarse en local se guarden directamente en el servidor, entre otras cuestiones porque nos puede interesar que se realice copia de seguridad de los datos que contienen. Pero debemos tener cuidado con las carpetas que redirigimos al servidor para que no nos sature el espacio en el mismo.

Porque en algunos ocasiones los usuarios olvidan que esta carpeta se guarda en el servidor y a la vuelta de vacaciones, por ejemplo, guardan en esta ubicación una cantidad de datos extra con las fotografías de su viaje. Por lo general esto puede provocar que la copia de seguridad no se complete por falta de espacio. Lo mismo podríamos decir con depósitos temporales que hacen en los equipos de películas, música, etc.

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Últimamente se han popularizado muchos los lectores de libros electrónicos, de manera que tal vez deberíamos plantearnos si debemos ofrecer documentos en formato EPUB en nuestra web. Hasta ahora el estándar para los documentos que poníamos a disposición de nuestros clientes era el PDF, pero tal vez la tendencia está cambiando.

Porque el documento PDF está bien para leer en un ordenador, pero para dispositivos móviles, o libros electrónicos sin duda EPUB le lleva gran ventaja. Por eso si pensamos en un informe, un documento que no se va a leer justo después de descargar, sino que se hará en otro momento tal vez el formato EPUB es más adecuado.

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Una de las cuestiones que muchas empresas incluyen en sus páginas web son formularios o documentos para sus clientes para realizar distintas peticiones. Por lo general se trata de formularios pensados para descargar e imprimir que después los usuarios entregaran en la empresa. Pero pocas veces nos encontramos con formularios PDF en nuestra web que puedan ser completados online.

Se trata de ofrecer a nuestros clientes la facilidad para completar el formulario online y poder imprimirlo ya con todos los campos rellenos. De esta manera si tienen que utilizar más de uno podremos simplemente modificar los campos que sean necesarios o que cambien a la hora de completarlos. Imaginemos la inscripción en un curso de formación que ofrecemos o una solicitud de información sobre algún producto, etc.

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Muchas veces en las empresas guardamos más información de la que necesitamos. Hacemos copia de seguridad de todos los documentos del servidor, pero además de una carpeta o directorio determinada de cada ordenador donde los usuarios guardan información, etc. Cómo el coste por gigabyte ha bajado tanto tendemos a acumular más información de la que realmente necesitamos dando lugar al síndrome de Diógenes digital que afecta a muchas empresas, pero también a muchos usuarios como los autónomos.

Por lo general muchos usuarios en las empresas guardan su trabajo además de en el servidor en su disco duro local. Temen que un fallo del servidor les deje sin trabajar, cuando lo normal es justo lo contrario. Es más fácil que falle el disco duro local, que un disco del servidor. Sin embargo la información se duplica, la guarda el propio usuario, el servidor, se realiza la copia de seguridad, incremental, completa, mensual, anual, etc.

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Una de las frases más repetidas en las empresas, sobre todo en aquellas en las que no todos los puestos informáticos tienen MS Office, al reinstalar un equipo es aquella de “Pero me has puesto el Word, ¿no?”. Lo cierto es que luego en el trabajo diario de muchos de estos puestos informáticos el tiempo que se pasa utilizando este programa es mínimo, por eso me surge la duda, ¿pierde importancia el procesador de texto en la empresa?

Porque a la hora de la verdad le concedemos más importancia de la que tiene. Empezando por el inicio rápido, que se suele instalar por defecto para que a la hora de abrir cualquier programa ofimático no tarde tanto tiempo, pero sin embargo hace que el inicio del equipos vaya un poco más lento al tener que cargar dicho inicio rápido. En mi caso lo tengo desactivado, ya que muchas veces ni siquiera inicio el procesador de textos muchos días.

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