Digitalización

Cuando se habla de la facturación electrónica se piensa mucho más en un sistema de emisión de facturas que en un sistema de recepción. Sin embargo para muchas empresas la cuestión a solucionar está en la custodia, almacenaje y tratamiento de las facturas que reciben. Para intentar mejorar la productividad en este área podemos recurrir a la digitalización certificada para ahorrar en la gestión de las facturas de proveedores.

Porque en muchos casos las empresas tienen sus sistemas de facturación que les permiten emitir facturas, electrónicas o no, pero también indexarlas y facilitar encontrar una factura de manera muy sencilla. Por lo general aquí también podemos incluir facturas que terceros emiten a nuestra empresa como gastos, pero la cuestión es que tenemos que picar los datos y además custodiar la factura en papel durante cinco ejercicios fiscales.

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La empresa Random ha hecho un informe para Digital Migration Partners y ha llegado a la conclusión de que que un 40% de las empresas en España no tiene una estrategia digital definida. De este informe sacamos también la conclusión de que un 70% de los directores generales de empresas centradas en el cliente final están preocupados por los cambios de la digitalización.

Otro aspecto reseñable es que el 71% de los profesionales con responsabilidades en el área digital de las pymes se muestra al tanto de la estrategia de su competencia. Esto nos enseña la manera de trabajar que podemos llegar a tener; bajo mi opinión bastante poco acertada ya que copiar o indagar en lo que otros hacen no es algo positivo para la empresa.

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En muchas empresas con la llegada del verano llega la hora de hacer balance y organizar toda la documentación de la empresa. Al fin y al cabo nos movemos por ciclos, ya sean anuales, estacionales, etc. y el final del verano y el comienzo del nuevo curso es dado a estas reorganizaciones. Llegado este momento es cuando nos damos cuenta de la cantidad de información que manejamos y cómo la organizamos. Por eso muchas empresas pueden plantearse el uso de un gestor documental para organizar todos estos archivos. Por eso vamos a intentar definir cinco claves para elegir un buen gestor documental en la empresa.

Para empezar debemos considerar si la organización de archivos que tenemos es adecuada o no. Si a pesar de tener todo bien organizado tardamos en encontrar archivos y documentos más de lo que sería recomendable, un gestor documental puede ser una ayuda a la hora de mejorar la productividad de nuestra organización. Simplemente cambiará un poco la forma de trabajar de nuestra empresa, pero la curva de aprendizaje suele ser baja.

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La factura electrónica viene a sustituir a la factura tradicional, pero en muchos casos en algunos aspectos muchos tienen dudas a la hora de ver que camino tomará en el futuro. Juristas y economistas debatieron sobre algunos puntos que tienen que ver con la factura electrónica y las conclusiones que podemos extraer es que la factura electrónica tendrá valor legal ante un juzgado.

No podría ser de otra manera, a nivel lógico, puesto que la factura electrónica viene a ser en formato digital idéntico a la factura en papel. Si el formato ha sido adoptado con las debidas garantías el valor probatorio de la factura electrónica no debería estar en discusión. Para ello los jueces deben contar con las herramientas adecuadas para comprobar su validez.

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En alguna ocasión ya hemos hablado en este blog de las soluciones de DigitalDOCU una de las empresas pioneras en la digitalización certificada homologada por la AEAT. En esta ocasión vamos a reseñar DigitalDOCU Capture, solución gratuita de digitalización certificada. Se trata de una solución que nos permitirá la digitalización de nuestros documentos de forma sencilla y práctica.

Para ello podemos registrarnos en la página de DigitalDOCU, indicando entre otros datos nuestro tipo de escáner y su número de serie. Sirven los escáneres compatibles con el protocolo TWAIN, la mayoría de equipos que se comercializan hoy en día son compatibles con este protocolo incluidos los equipos multifunción. Además necesitaremos tener instalado Java en el equipo desde el cual vamos a digitalizar nuestros documentos así como el certificado electrónico.

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Una de las cuestiones que tarde o temprano toda empresa tendrá que afrontar será el paso del papel al formato digital. Muchos desconocen aún la posibilidad de la digitalización certificada que nos permite no tener que guardar facturas y documentos que nos puede requerir la Agencia Tributaria en cualquier momento. Una de las opciones que tenemos viene de la mano de DigitalDocu que nos plantea la posibilidad de tener la digitalización certificada en modelo SaaS.

La ventaja de este modelo es el ahorro de inversiones iniciales para comenzar a trabajar con la digitalización certificada. Sólo necesitaremos un ordenador, un escáner con tecnología TWAIN, un navegador web y por supuesto acceso a banda ancha. Estos requisitos estarán presentes en un 90% de las empresas que estén interesadas en esta tecnología.

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