Costes de impresión

Una de las cuestiones que me viene rondando últimamente por la cabeza es cómo en cuestiones tecnológicas vamos aceptando clichés que nos hacen dar por sentadas algunas cosas cuando no nos preocupamos de pensar qué es lo más adecuado para nuestro negocio. Tal es el caso de los costes de impresión, donde el ahorro en la impresión está en la combinación de tecnologías, no en el uso de sólo una de ellas.

Con ello me refiero a la necesidad de combinar distintos métodos de impresión, ya sea tecnología láser, de chorro de tinta o incluso matricial, que todavía se siguen viendo en muchas empresas. Damos por sentado que la tecnología láser tiene unos costes menores que la inyección de tinta, cuando realmente es una cuestión más que discutible.

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Hoy en día los costes de impresión pueden suponer una buena parte del gasto que tienen las empresas mensualmente y buscan ahorrar coste ya sea buscando el precio por copia más bajo o intentando imprimir menos cantidad de documentos o ajustando la calidad de las copias. Vamos a ver la última apuesta por la optimización de costes de impresión de Toshiba.

Se trata de una opción de software que Toshiba ha puesto a disposición de los distribuidores para que ajusten las preferencias de impresión a la carta para sus clientes. Se trata de Toshiba PDC Tool, que permite customizar las opciones de impresión para cada cliente. Se busca simplificar las opciones para los usuarios reduciendo el menú de usuario y predefiniendo previamente algunas de las funciones por defecto.

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Llega el momento que una impresora ha cumplido su ciclo en la empresa y es hora de renovarla. Esto puede ocurrir por varios motivos, ya sea porque ha imprimido ya un gran número de copias y se han desgastado algunas piezas y nos sale más caro el arreglo que la compra de una nueva o simplemente por el hecho de que necesitamos funcionalidades extra que no nos puede ofrecer. Por eso vamos a tratar de ofrecer algunos consejos para renovar una impresora.

Una de las cuestiones que debemos tener más claro es la situación de nuestra empresa y la previsión de la misma en los próximos dos años. Si sólo tenemos que renovar una impresora multifunción esto carece de importancia, puesto que la inversión a realizar es pequeña, pero si vamos a buscar una impresora profesional, esto es otro cantar. Necesitamos saber que volumen de páginas imprimimos y si esta aumentará con las previsiones de nuestra empresa o buscaremos mecanismos que nos lleven a reducir tal volumen.

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Ya hemos comentado alguna oferta para pagar solo por lo que imprimimos o por ejemplo de HP u Oki, pero el producto ofrecido por verytinta, PAGOxUSO, está bastante diferenciado de otras propuestas al ofrecer distintas marcas e incluso modelos básicos de impresoras.

Este tipo de tarificación en las impresiones que realizamos, es útil cuando alcanzamos un volumen alto de hojas impresas mensualmente, estamos hablando de miles, en ese momento debemos plantearnos si una empresa que nos ofrezca un coste fijo por página impresa y ademas nos añada el soporte y servicio de consumibles de todo nuestro parque de impresoras es rentable.

Para comenzar a trabajar con ellos, primero estudiarán el volumen de impresión anual que tenemos y de acuerdo a ese datos nos ofreceran una tarifa por copia que incluirá los consumibles necesarios, mantenimiento in situ 8 horas al día y las impresoras, copiadoras o multifunción que necesitemos.

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Uno de los grandes fabricantes de impresoras como es HP se ha sumado al carro de la impresión por uso ofreciendo el servicio HP Office Printing, por el que unificamos todos los gastos de nuestras impresoras en una sola factura.

Ya hemos hablado en el blog sobre varias opciones para ahorrar en los costes de impresión, desde elegir la impresora adecuada, alguna tarifa plana de impresión con un límite de copias o servicios como este de HP por el que pagamos en función del volumen de hojas que imprimamos o copiemos.

El equipamiento de impresoras lo ofrecen en modo renting para que podamos adquirir grandes equipos profesionales fácilmente, y el pago por uso lo ofrecen en tres modos distintos para que escojamos el método que más se ajueste a nuestras caracterísiticas.

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