Correos

Limpiar la bandeja de entrada es una de las tareas que he visto ejecutar a muchas personas a lo largo del día. No puede quedar ningún correo sin leer, dada sin abrir, de manera que lo primero es pone la vista previa, que así acabo antes, leer en diagonal, sin prestar especial atención y sólo me detengo en algún que otro correo puesto que todos los correos electrónicos no son igual de importantes.

¿O si lo son? Porque si decidimos abrir y leer los correos, según el orden de entrada por ejemplo, estamos asumiendo que es igual de importante el correo del Jefe que me pide el último informe que era para ayer, que el de mi compañero de la mesa de enfrente que me envía el último chiste de leperos. Te sabes aquel que… No pasa nada por tener correos sin leer en la bandeja de entrada.

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Cuando hemos recogido direcciones de nuestros clientes en nuestra base de datos y decidimos llevar a cabo una campaña a través de este medio una de las cosas que tenemos que dejar muy claras es el derecho de revocación en los correo promocionales.

Se trata de incluir un enlace al final del propio correo en el que ofrecemos la posibilidad de dejar de recibir correos promocionales a nuestros clientes. De esta manera el envío de correos con nuevos productos o información relativa a nuestra empresa resulta menos molesta para los usuarios.

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A la hora de intentar ser productivos con el correo electrónico una empresa tiene que tomar decisiones importantes que afectarán al futuro de la productividad para esta herramienta. Una de ellas es saber dónde incluyo mi respuesta al correo. Parece una cuestión que muchos pasamos por alto, pero que es necesario definir con claridad.

Sea el que sea el criterio que tomamos es fundamental que toda la empresa siga el mismo criterio, puesto que lo que no podemos permitirnos es estar buscando la respuesta a un correo que nos han enviado por todo el mensaje. Tenemos que hacerlo de forma casi automática. En estas cuestiones existen tres posibilidades que podemos utilizar, cada una con sus ventajas e inconvenientes.

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No se por qué pero a veces tengo la sensación de las empresas que venden o se ocupan de mantener nuestros equipos seguros levantan más alarma de la que realmente existe sobre determinadas amenazas que existen en la red. Este es el caso del fenómeno spam, puesto que si bien ha disminuido el número de correos que se propagan y que nos llegan ahora se lanza la noticia de que el spam se vuelve más peligroso, ¿nos lo creemos?

Pues la verdad es que yo no acabo de creerme estas noticias. El fin del spam siempre ha sido el mismo, obtener dinero o beneficios de incautos, ya sea vendiendo misteriosas pastillas que prometen mágicos resultados o para conseguir fabulosas herencias de familiares que no sabíamos que teníamos en remotos países de África. Si nos llegan correos de este tipo ya no es sólo que no se abran, sino que los adjuntos o enlaces que contienen está claro que no debemos ni mirarlos.

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Uno de los problemas más graves y que más condicionan la productividad en la empresa es el nivel de spam recibido. El tráfico que recibimos de estas vías se ha contenido últimamente, razón por la cual muchos se plantean al conocer la noticia de que se reduce el nivel de spam prescindir del antispam en la empresa. Sin embargo estas cifras de descenso no son tan alentadoras en nuestro país.

Por lo tanto quizás sea un poco prematuro para prescindir de nuestros sistemas de protección. Está claro que si ha desaparecido en tal cantidad es porque las protecciones, la formación a los usuarios, etc. han conseguido que esta actividad deje de ser rentable. Por lo tanto no parece razonable prescindir de los sistemas que frenaban esta actividad en nuestras empresas. Es una labor en la que poco a poco debemos ir comprometiéndonos para que se reduzca el nivel de estos envíos.

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Ya se ha *publicado en el BOE el Real Decreto que regula las notificaciones telemáticas de la Agencia Tributarias que serán obligatorias para las empresas a partir de la fecha de entrade en vigor del mismo, el próximo 1 de Enero. De todas formas queda reguladas medidas excepcionales que facultan a la adminsitración para llegado el caso permitir la notificación no electrónica puesto que:

se ha permitido a la Administración tributaria optar por la notificación no electrónica en todos aquellos casos en los que la comunicación o notificación electrónica resulte incompatible con la inmediatez o celeridad que requiera la actuación administrativa para asegurar su eficacia

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Una de las cuestiones que con el tiempo se ha ido degradando y haciendo cada vez menos productivo es sin duda el correo electrónico. No es raro encontrar gente saturada por bandejas de correo inmanejables que pasan casi más tiempo gestionando el correo que en su trabajo. Sin duda a estas personas les interesará GMail Priority Inbox, una apuesta de Google por la productividad con el correo electrónico.

Con esta opción se busca destacar los correos más importantes de manera sencilla, para que no queden ocultos entre el resto de correos que hemos recibido en la bandeja de entrada. De esta manera, una vez activado el servicio, la bandeja de entrada estará dividida en tres secciones destacando en primer lugar nuestros correos más importantes.

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En esta época del año ocurre, aunque cada vez menos que los negocios cierran por vacaciones. Sin embargo, si queremos que al volver de las vacaciones no nos inunden las peticiones de clientes o los correos recibidos tendremos que organizar la manera en que avisamos a nuestros clientes de nuestras vacaciones. Hoy en día ya no basta con poner el cartel de “Cerrado por vacaciones“ en la puerta del local.

Lo normal es avisar a nuestros clientes en la web corporativa, si disponemos de una de la duración de nuestras vacaciones y de cuando retornará nuestra empresa a la actividad. A la vez, es muy importante hacer saber a nuestros visitantes cuando podemos hacer frente a sus peticiones, ya sean de bienes o servicios tras el período vacacional. Esta previsión de trabajo es muy importante a la hora de mantener la fidelidad de nuestros clientes.

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Hace tiempo trabajaba en una empresa que cada mes debía enviar unas doscientas comunicaciones por correo postal a sus clientes. Esta opción llevaba a tener a una persona desplazada a la oficina de Correos una tarde para realizar el envío de las cartas. Pues bien, esto se podría haber evitado con la opción de envío de correo postal desde internet que nos facilita el servicio de Correos.

Para ello deberemos registrarnos en la oficina virtual de Correos. Las cartas que enviemos tendrán que llevar asociada una caratula junto con el documento que queremos enviar. En ella aparecerán los datos del destinatario, remitente, o el logotipo de nuestra empresa o un texto de presentación. Estas dos últimas son opcionales. El documento puede ser un archivo Word, o PDF de un máximo de 1MB de extensión o 19 páginas.

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