Por cada correo que enviamos tenemos la certificación de envío, recepción y lectura, en caso de que se produzca, así como la prueba legal y el depósito notarial de todo el proceso. Además disponemos de un acceso al panel de control y custodia de la comunicación durante los siguientes cinco años al envío. Los correos podrán llevar documentos adjuntos de hasta un máximo de 2 MB.

El coste del servicio va desde los 6 euros por un envío único, hasta packs de 100 envíos con un coste de 99,95 €, efectuados en un único pago. Mailcertificado registra el contenido completo del mensaje con sus modelos de control y la huella técnica del mismo, salida, entrega y descarga del mensaje por el destinatario. Está homologado por LexNet, para la presentación y descarga de documentación judicial.

Una de las ventajas del sistema reside en estar disponible cualquier día del año, a cualquier hora siempre que tengamos acceso a Internet. Cómo inconveniente podríamos decir que falta jurisprudencia al respecto, ya que aunque de momento ningún comunicado de Mailcertificado haya sido impugnado en ningún procedimiento judicial, quizás hace falta tiempo para que se fije una doctrina legal inequívoca al respecto. Será cuestión de tiempo conseguirlo.

Además de estos servicios de correo electrónico certificado también posee servicios similares de SMS certificados, Faxcertificado o Contratocertificado entre otros que aportan soluciones con garantía legal a la firma de documentos o entrega de notificaciones por otras vías ajenas al correo electrónico.

Más Información | Mailcertificado
En Tecnología Pyme | Certimail: correos electrónicos certificados

La incorporación de las firmas a los correos electrónicos es una buena manera de dirigir el tráfico y el interés de los clientes. La Firma del correo electrónico proporciona una mirada rápida sobre el remitente del correo y una forma alternativa de contacto. También han sido utilizadas para promover sitios Web al aumentar el tráfico de los enlaces dentro de la firma. Así que tener una firma de correo electrónico bien es importante para la comercialización de Internet con éxito. Casi todos los clientes de correo electrónico ofrecen la opción de crear la firma.

Aunque por lo general no es demasiado fácil de usar. Se necesita saber algo de HTML para vincular las imágenes y obtener el formato deseado. Microsoft Outlook E-mail Signature Creator está aquí para ayudarte a crear una firma profesional simplemente rellenando un formulario único. Esta es una aplicación freeware con un formulario como interfaz para crear firmas de correo electrónico de Microsoft Outlook.

Rellena todos los detalles que deseas que aparezcan en la firma. El programa no mostrara ningún error si se deja algún campo vacío. Introduce los detalles que desees dar a conocer y sáltate otros campos privados que no quieres que aparezcan. También puedes seleccionar los colores y el tamaño del texto. Cuando se termina con la introducción de datos, dale clic en “Create it!” para crear la firma y agregarlo a Microsoft Outlook.

La firma también puede ser cambiada durante la composición del correo. Cuando estés componiendo un correo, pasa a Insertar del menú superior, dale clic en Firma y selecciona la que  necesites. La firma es muy importante para construir la reputación entre los clientes y los lectores. El software requiere Microsoft.NET Framework 2.0 y es compatible con Outlook 2003, 2007 y 2010 y se ejecuta en todas las versiones de Windows desde Windows XP en adelante.

Más información | Microsoft Outlook E-mail Signature Creator V4.00
En Tecnología Pyme | Elementos que debe incluir la firma de correo corporativa

Podemos establecer líneas de soporte asociadas a distintos canales. Un soporte básico por correo electrónico, un soporte avanzado por teléfono en horario de oficina y un soporte premium a través del móvil a cualquier hora del día. En función de la gama de productos o servicios que vendemos podemos complementarlos con uno u otro.

Además podemos ofrecer los canales avanzados o premium como un extra, por un poco más de dinero o simplemente ofrecerlo como una alternativa que nos ayude a cerrar una venta. Esta es una manera de hacer valer nuestro tiempo. Muchos clientes piensan que estamos a su disposición las 24 horas del día cualquier día del año.

Si decidimos dar este tipo de soporte estamos siempre disponibles, pero no para todos nuestros clientes, ni tampoco para todos los servicios que prestamos. El cliente debe valorar si necesita este servicio o no, y también si la tranquilidad de saber que ante algún problema va a tener alguien que puede solucionarlo tiene un coste. Pero a la vez puede suponer un importante ahorro para la empresa.

Los canales pueden ser muchos distintos, correo electrónico, chat, WhatsApp, redes sociales, teléfono en distintos horarios o servicio de reparación in situ. En todo caso debemos tener estipuladas el coste de la hora de servicio. No está de más enviar luego una nota al cliente con el coste de su atención, aunque el no tenga que abonar nada si ya está suscrito a un plan de soporte.

De esta forma el cliente valora que una visita de un técnico para reparar el equipo que nos compraron, por ejemplo, un día festivo, fuera de horas de oficina en casa del cliente tiene un coste de facturación de X dinero. De esta forma saben que al final el soporte contratado les ahorra dinero.

En Tecnología Pyme | Venta tracional, soporte online
Imagen | miniyo73

Porque muchas veces el correo se usa como para incluir el memorando con las directrices a seguir durante el primer trimestre de año para seguir por toda la compañía. Si la empresa es medianamente grande se limitan las posibilidades de debate, no es cuestión de que cada empleado vaya contestando el correo generando un “nivel de ruido” que puede ser muy grande y contraproducente. Si es pequeña el debate a través del correo puede ser muy extenso, posible y fácil de seguir, pero ineficaz para su seguimiento.

Si la empresa dispone de una intranet interna quizás este es el mejor ámbito de discusión. El mismo documento colgado en la intranet o en el Wiki de la empresa, avisando por correo de su publicación, y llevando los comentarios a este ámbito es mucho más eficaz. De esta manera cada usuario que quiera comentar puede hacerlo y leer de forma más o menos ordenada los comentarios del resto, pero todo ello sin recibir un correo nuevo por cada comentario.

Lo mismo podríamos hacer si tenemos un blog interno como órgano de comunicación. El seguimiento del documento maestro, las opiniones que han mostrado los empleados y las resoluciones que se hayan tomado en consecuencia pueden reforzar mucho el mensaje interno que queremos transmitir. Sobre todo si lo que esperamos de nuestros empleados son sus opiniones y no sólo que se lean el documento y cumplan las directrices.

Si lo único que pretendemos que se lean el documento y se den por enterados entonces el correo electrónico es una herramienta óptima. Pero en este caso no hablamos tanto de comunicación, sino más bien de información por parte de la empresa a los empleados. Y no es lo mismo.

En Tecnología Pyme | Usar el correo como si fuera un chat
Imagen | aqsahu

Creo que las empresas primero deberían hacer un esfuerzo en mejorar aquello que sus trabajadores y directivos hacen mal. En ¿qué aplicaciones están perdiendo más tiempo que sería más productivo en otras tareas? Lo hemos hablado más de una vez, aplicaciones como el correo electrónico acaban por devorar nuestro tiempo si no las utilizamos de forma correcta.

A partir de este análisis la empresa se puede plantear si necesita o no una inversión tecnológica, porque a lo mejor lo que realmente necesita es una inversión en formación para los empleados. Hay casos que son muy evidentes, con equipo viejos o comerciales pasando por fax documentos que luego tienen que mecanizar otras personas, pero otros no resultan tan obvios.

La tecnología no lo resuelve todo y la persona que tiende a la dispersión en su trabajo encontrará tanto si tiene acceso a Internet, por ejemplo, como si no lo tiene opciones para distraerse, perder la concentración y emplear mucho más tiempo que otros compañeros para realizar la misma tarea. No por eso debemos cortar el acceso a Internet, sino más bien trabajar con esta persona en la mejora de su concentración.

Más en estos tiempos donde la supervivencia de las empresas pasa por la productividad, es decir, hacer más con menos, revisar la forma que tenemos de trabajar, ver cómo podemos mejorar y si realmente necesitamos una inversión que nos ayudará a mejorar hacerlo, pero con un objetivo de retorno de esta inversión muy claro.

En Tecnología Pyme | La empresa ve la tecnología como un gasto, no como una inversión
Imagen | Rod Senna

Pensemos por ejemplo en el caso del enlace que enviamos con un correo, que para un usuario de escritorio es muy sencillo pinchar con el ratón, pero que en el caso de usar el dedo como puntero en una pantalla táctil de un teléfono ya no resulta tan cómodo y requiere de una acción previa de zoom. Tal vez bastaría con dejar el enlace con más espacio entre los párrafos precedentes, con lo que sería más sencillo de pulsar sin necesidad de zoom.

Pero también debemos pensar que no siempre se dispone de WiFi y muchas veces serán conexiones 3G las que gestionen el acceso al correo. Intentar que los archivos adjuntos ocupen menos tamaño, estén comprimidos o simplemente pensar que muchos de los receptores de los mensajes tendrán desactivada la opción de ver imágenes desde el correo móvil.

Entonces cuando hablamos en un correo sobre una imagen como si todos la vieran ya estamos obligando al receptor a abrir dicha imagen. En estos casos tenemos que hacer un ejercicio más descriptivo indicando con texto a lo que nos referimos de forma somera, aunque luego la imagen, presentación o vídeo que hemos incluido completen la información.

Son pequeños detalles que debemos ir incorporando a la guía de estilo del correo electrónico en nuestra empresa, si es que disponemos de una. No sólo para el ámbito interno de nuestra empresa, sino también para las comunicaciones que efectuamos con los clientes. Hemos podido enviarles documentos, imágenes, etc. que reciben en sus móviles pero que dependiendo del momento abrirán o dejarán para una lectura posterior.

En Tecnología Pyme | Escrito por un pelotari desde un teléfono táctil
Imagen | Johan Larsson

Más que nada para permitirnos desconectar, tener los descansos adecuados y no llegar a casa y ponernos a leer y contestar correos de clientes, compañeros, proyectos, etc. Si no sabemos desconectar es normal que se tomen medidas drásticas como esta ya que al final lo que nos queda es la sensación de que tenemos una jornada laboral de 24 horas, donde no apagamos el teléfono ni mientras dormimos por si ocurre algo.

Podemos mantener este ritmo durante un tiempo, pero no lo podemos hacer siempre. Ya seamos autónomos o una pequeña empresa tenemos que aprender a desconectar todo lo que podamos. Si no podemos permitir apagar el teléfono, por lo menos lo debemos hacer con las notificaciones y liberarnos de la inmediatez de la atención para dejarla en momentos muy concretos fuera del horario laboral.

No es algo sencillo. La opción del siempre conectados no debe significar siempre trabajando. En este sentido una cuestión que me funciona personalmente muy bien es el etiquetado de los correos. Si los abrimos fuera de horario, los etiquetamos según su importancia, para al día siguiente empezar por los más importantes sin dejarnos nada urgente como pendiente.

Ya lo hemos comentado en más de una ocasión. El correo electrónico puede ser un devorador de tiempo, y tener la bandeja de correos siempre vacía tal vez exige un esfuerzo por nuestra parte que no nos compensa con la rentabilidad que le sacamos. De esta manera al final la medida de Wolkswagen Volkswagen resulta lógica al forzarnos a desconectar la atención del trabajo una vez finalizada la jornada laboral.

En Tecnología Pyme | No necesitamos el correo electrónico siempre abierto
Imagen | cohdra

Descolgamos el teléfono, nos ponemos a conversar con la persona que nos llama, nos olvidamos de la tarea que estábamos realizando y nos concentramos en la petición de nuestro cliente, que puede ser urgente o no. El caso es que un par de minutos después cuando acabamos la llamada tenemos que retomar el hilo de la tarea que estábamos realizando y no siempre es tan sencillo volver a ella. Al final resulta un esfuerzo de concentración que acaba por agotar a lo largo del día.

La solución es bastante sencilla pero a la vez bastante drástica. No contestamos al teléfono mientras estamos realizando las tareas prioritarias del día. Tenemos dos opciones para realizar esta cuestión. Si disponemos de alguien en nuestra organización que recibe las llamadas entrantes podemos decirle que durante un periodo de tiempo sólo tome el recado. Sólo en casos excepcionales de extrema gravedad contestaremos, el resto de llamadas una vez finalizada la tarea las gestionamos.

Si somos autónomos y ya estamos realizando una tarea prioritaria, conectamos el contestador del teléfono móvil y lo dejamos en silencio. En este caso por lo general nos encontraremos llamadas perdidas o nos dejarán mensajes en el buzón de voz. En todo caso para casos urgentes nos enviarán mensajes ya sea al móvil o al correo electrónico.

Lo cierto es que no podemos desdoblarnos y ya estamos realizando una tarea prioritaria para nosotros o para uno de nuestros clientes. Una vez concluyamos podremos dedicar todos nuestros esfuerzos a otra, pero lo fundamental es concluir lo que estamos haciendo lo antes posible. Es una cuestión muy complicada, que exige un esfuerzo personal, pero también por parte de nuestros clientes.

Si les explicamos cómo trabajamos y que al final el cliente es el que sale ganando. Claro está que todo dependerá del tipo de soporte que estemos vendiendo con nuestros productos o servicios. Si al final hemos optado por un servicio premium de soporte en muchas ocasiones no se puede poner el teléfono en silencio y toca cogerlo, pero no todos los clientes pagan por dicho servicio o son igual de importantes para nuestra empresa.

En Tecnología Pyme | No necesitamos el correo electrónico siempre abierto
Imagen | globochem3×1minus1

Tanto si tenemos que trabajar en la oficina como si podemos hacerlo desde casa lo importes es concluir las tareas pendientes, de manera que por mucho tengamos la mente en otro sitio podamos centrarnos e ir despachando los distintos asuntos que se nos han quedado pendientes. Mejorar la concentración y la organización es básico en estas fechas, así como poder trabajar tanto desde dentro como fuera de la oficina.

Si no puedes concentrarte usa la técnica Pomodoro

Un temporizador que nos ayude a tener 25 minutos de concentración en la tarea y cinco para descomprimir nuestra mente y atender a otras cosas. Es una de las técnicas más efectivas para estos momentos en los que nos cuesta concentrarnos. Si la tarea es muy grande mejor dividirla en varias más pequeñas. Existen muchas extensiones para el navegador para tener el temporizador integrado o si lo perferís MyPododoro nos permite ejecutarlo desde una memoria USB.

Prioriza las tareas

Una vez establecida la prioridad todo será más sencillo. Mejor pararse cinco minutos, revisar lo que hay pendiente para estos días y tratar de finiquitarlo de manera que cuando hayamos concluido nuestro día si queda algo pendiente no sea realmente importante. Esta es una cuestión que podríamos aplicarla de forma habitual, pero si no lo hacemos en estos días es más importante aun al ser más complicado estar concentrado en un objetivo.

Evernote, para que nada se nos olvide

Es un buen momento para empezar a utilizarlo y sobre todo si disponemos de un smartphone podemos ir incluyendo las notas que luego ya más tranquilos en algún momento de pausa entre comidas festivas o la próxima semana podamos tramitar las peticiones pendientes, o simplemente tener claro por donde debemos empezar la semana para que entre que llegamos, contamos como nos ha ido y demás no se nos vaya el tiempo. Es ideal si tenemos que trabajar entre casa y la oficina.

Gestores de tareas o proyectos online

Lo mejor es poder desconectar pero lamentablemente no todo el mundo puede hacerlo, y muchos tienen que aprovechar las oportunidades que les ofrece la tecnología para no dejar parado todo la actividad y trabajar desde casa e ir contestando correos electrónicos es casi una obligación para muchos. Si hemos hecho una buena planificación podemos sacar partido a esta semana navideña disfrutando de la familia y sacando trabajo adelante.

En Tecnología Pyme | ¿Mejora la productividad utilizando un centro de negocios en lugar de una oficina tradicional?
Imagen | AussieGold

Vamos a trabajar con el objetivo de maximizar el impacto de nuestras campañas de correo, incidiendo especialmente en evitar ser catalogados como spam y en incrementar el índice de lectura de los correos. Esto no es fácil de llevar a cabo sin ayuda de profesionales o productos específicos. Veamos como nos ayudan en esta tarea estos inteligentes chimpancés.

Lista de destinatarios

La lista tendrá al menos las direcciones de correo y el nombre del contacto, pero se le pueden añadir atributos para poder hacer envíos segmentados por criterios como la edad, la ciudad, el género… Algo en lo que en MailChimp son escrupulosos es que en esa lista se incluyan sólo contactos que acepten nuestros envíos, nunca direcciones conseguidas sin consentimiento.

Plantillas de correo

Campaña de envíos

En todos estos pasos hay una máxima que debemos convertir casi en religión: luchar contra el spam. Todos hemos sido molestados con mensajes no deseados, como respuesta los proveedores de servicios, hotmail de manera obsesiva, han creado filtros que eliminan o apartan los correos que consideran basura. No queremos que los nuestros sean tratados como basura. En MailChimp te aportan consejos y analizan tus mensajes dándote recomendaciones para evitar que caigas en los basureros electrónicos junto a los vendedores de viagra.

Más Información | Mailchimp
En Tecnología Pyme | “Las redes sociales no apartan al e-mailing”, entrevista a Paul de Fombelle, director general de Sarbacán España

Alberto Basalo es el fundador de docuralia un gestor documental en la nube para PYMES

Trabajó en empresas como Zara o Tous

Puedes seguirlo en Twitter: @albertobasalo y leerlo en el blog de docuralia y en su blog técnico Arquitectura Binaria