Correo electrónico

No es una cosa habitual, pero ocurre con cierta frecuencia que llegamos a enviar mensajes de correo electrónico para discutir cualquier cuestión en la empresa aprovechando que los implicados en la misma están delante del ordenador y pueden responder de forma inmediata. Puede parecer una buena práctica, pero al final el tiempo que utilizamos es mayor de lo que sería deseable y en la medida de lo posible debemos evitar usar el correo como si fuera un chat.

Porque aunque nos puedan parecer que chat y correo tiene elementos comunes su naturaleza es totalmente distinta. El correo electrónico es un medio de comunicación asíncrono. Uno manda un correo y no espera una respuesta inmediata, por lo tanto para mantener conversaciones no es el medio de comunicación idóneo. Se pueden ordenar los correos por conversaciones para dar esta impresión, pero esto no es más que una manera de organizarlos.

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El correo electrónico es una herramienta en las empresas pero su popularidad y extensión lo hacen ser una de las fuentes más utilizados por los ciberdelincuentes. Según un reciente estudio llevado a cabo por GData, el ochenta por ciento del tráfico de email es spam, que a través de enlaces llevan a los usuarios hacia webs maliciosas.

Aunque lo cierto es que los sistemas antispam funcionan de manera que la mayoría de ellos no los recibe el usuario y por lo tanto la amenaza puede parecer menor de lo que es. En el cuarto trimestre de 2010, una media del 83% de todo el tráfico del correo electrónico en el mundo era spam, lo que equivale a unos 142.000 millones de correos electrónicos no deseados al día.

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Si usas Gmail con Microsoft Outlook, puedes saber lo complicado que es mantener tu libreta de direcciones de Outlook sincronizada con los contactos de Google. Si agregas un nuevo contacto en Outlook, no aparece en Gmail. Lo mismo es cuando quieres editar los detalles de un contacto en los contactos de Google, Outlook seguirá teniendo los datos antiguos.

Google ofrece un plug-in para Outlook gratuito llamado Apps Sync para ayudarte a mantener los contactos de Outlook y Google en sincronía con los demás pero esta utilidad esta disponible solo para clientes Premium de Google Apps.

Estaría bien que Google pudiese traer la utilidad de sincronización de Aplicaciones (Apps Sync) para los usuarios regulares de Gmail y no como en la actualidad solo para cuentas premium de Google Apps, pero hasta que eso ocurra, es posible que desees darle una oportunidad y probaseis GOSyncMod. Esta es una utilidad independiente para Windows, no es un plug-in de Outlook, y su cometido o función es la de ayudarte a sincronizar fácilmente tus libretas de direcciones de Outlook y Gmail.

Una vez que se ha instalado la utilidad, sólo debes de proporcionar tus credenciales de la cuenta de Google y elegir cualquier nombre único para el campo de perfil (por ejemplo Outlook). Puedes sincronizar ambas cuentas de Gmail y Google Apps para las cuentas de Gmail. A continuación, elije la dirección de la sincronización.

Por ejemplo, si eliges “sólo Google a Outlook”, obtendrás los contactos de Google desde la nube en tu libreta de direcciones de Outlook mientras que asi se mantiene la libreta de direcciones de Gmail intacta. Mantén este cuadro no seleccionado para sincronizar en ambos sentidos.

Otra funcionalidad interesante de esta utilidad es que se pueden sincronizar incluso fotografías de los perfiles de tus contactos en ambas direcciones, esto falta en la mayoría de las otras herramientas disponibles de sincronización para la sincronización de Outlook y Gmail. En el caso de un posible conflicto, o bien le das prioridad a Gmail, Outlook o elijes las opciones que el programa te ofrece. Una limitación es que Go Sync no puede manejar los conflictos en sí mismo y tendrás que comparar manualmente los conflictos y actualizarlo tu mismo.

Mas información | GoSyncMod
En Tecnología Pyme | Outlook4Gmail, sencilla extensión para compartir contactos entre Outlook y Gmail

Sarbacán es una empresa con una larga andadura en el mundo del e-mailing en Europa que este año ha comenzado a abrir mercado en España. Por eso aprovechamos la oportunidad que nos brindan para hablar con su director general en España, Paul de Fombelle para que nos cuente qué ventajas tiene una Pyme utilizando el e-mailing como herramienta para sus campañas de marketing online.

En Tecnología Pyme ya hemos hablado de algunos de estos temas y si el e-mailing sigue siendo o no una buena opción de marketing para muchas empresas, ante el impulso de otras alternativas como redes sociales, cupones, blogs, etc. que últimamente son tendencias que vienen a ocupar el espacio que antes tenía el e-mailing. Vamos pues a ver el punto de vista de Paul de Fombelle sobre éste y otros temas que afectan al sector.

Tecnología Pyme: Parece que hoy en día la comunicación tiende a lo social. ¿Se ha quedado obsoleto el e-mailing frente a las redes sociales como alternativa para fidelizar y mantener informados a nuestros clientes?

Paul de Fombelle: Las redes sociales no apartan al e-mailing, sino que coquetean con él

El social marketing se apoya totalmente sobre el e-mail, por esto, las redes sociales no compiten con el e-mail, lo utilizan: conexión, notificaciones… Además las mensajerías integradas son de hecho buzones de correo.

Un ejemplo: Facebook lanzó este año, Mensajes, para que cada usuario tenga una dirección de correo electrónico @facebook.com, porque ha entendido la importancia del e-mail en la gráfica social.

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Seguro que alguno me dirá que recuerda los tiempos en la que las tarjetas de visita iban con el nombre de tu empresa la dirección y el teléfono sin prefijo. Pero hoy en día las formas de comunicarnos han evolucionado, y por eso puede ser interesante incluir nuestros perfiles en las redes sociales en las tarjetas de visita. Al fin y al cabo no es más que una evolución más de las formas de comunicarnos que tenemos.

Si al final va a ser más rápido comunicarse con nosotros a través de Twitter, LinkedIn, Facebook o Google + donde somos usuarios activos por qué no facilitar esta información cuando intercambiamos nuestra tarjeta de visita con otros usuarios. Lo mismo podríamos decir si utilizamos Skype, por ejemplo, como medio de comunicación. Eso si lo recomendable es sólo incluir aquellas en las que realmente tenemos una actividad diaria.

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Con el correo electrónico existen dos tipos de usuarios. El primer tipo es aquel que quiere tener siempre su bandeja de entrada sin ningún correo por leer. El segundo tipo es aquel que deja correos sin leer por cualquier motivo sin darles importancia, ya sea por el remitente que los envía, el asunto, etc. En el primer caso, el correo nos impide concentrarnos en otras tareas y tratamos de tener siempre la bandeja de entrada limpia.

Por eso debemos darle la importancia que tiene al correo electrónico. No hace falta que nada más recibir el correo electrónico procedamos a su lectura. No se trata de abandonar aquello que estamos haciendo para revisar el correo entrante. Ya lo hemos comentado más de una vez, no nos pagan por gestionar el correo electrónico. Pero una vez que finalizamos la tarea que estamos realizando o durante una pausa en la misma podemos gestionar este correo.

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Muchas empresas y usuarios tienen el correo electrónico como su centro de negocios. A través de el histórico de correo pueden llegar a completar toda la información que necesitan de un proyecto y resolver las dificultades que aparecen en otro tirando del archivo, puesto que para ellos la base de datos es el correo electrónico.

Estos son los usuarios que mantienen un histórico de correo electrónico desde hace años, esta completamente ordenado por años, carpetas, etc. y cuando tenemos que saber si le hicimos el descuento al cliente por un determinado concepto o por otro. Para estos usuarios o estas empresas perder el correo electrónico significa un daño irreparable.

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Hasta ahora cuando nos íbamos de vacaciones teníamos que llevarnos si o sí nuestro portátil si queríamos trabajar o echar un vistazo a nuestro correo electrónico, etc. Pero hoy en día con la llegada de los teléfonos móviles inteligentes, con línea de datos el portátil se queda en casa por vacaciones.

Porque muchas de las tareas para las que necesitábamos el portátil pueden ser perfectamente asumidas por los teléfonos móviles inteligentes. La gestión del correo electrónico que nos ayuda a despachar temas urgentes o realizar consultas de documentos, más que la edición de los mismos.

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Cuando trabajamos en una red local muchas veces no sabemos aprovechar los recursos que tenemos a nuestra disposición. Por lo general la red interna no se utiliza de forma adecuada y los archivos circulan por correos electrónicos en lugar de enviar el enlace a dicho archivo ya guardado en la red local. Todo esto no hace más que saturar lo recursos de nuestra empresa y si tenemos servidor de correo genera un tráfico innecesario.

A veces cuesta hacer entender esta realidad a nuestros usuarios. Ocurre tanto con la red interna como con la externa, cuando a alguien se le ocurre enviar un correo electrónico para un grupo de personas, pongamos de una sucursal, saturando la red puesto que todos a la vez están tratando de recibir un correo electrónico con un archivo que ocupa bastante. Todo esto con el efecto multiplicador de enviarlo a un número elevado de usuarios.

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