Correo electrónico

Una de las cuestiones que con el tiempo se ha ido degradando y haciendo cada vez menos productivo es sin duda el correo electrónico. No es raro encontrar gente saturada por bandejas de correo inmanejables que pasan casi más tiempo gestionando el correo que en su trabajo. Sin duda a estas personas les interesará GMail Priority Inbox, una apuesta de Google por la productividad con el correo electrónico.

Con esta opción se busca destacar los correos más importantes de manera sencilla, para que no queden ocultos entre el resto de correos que hemos recibido en la bandeja de entrada. De esta manera, una vez activado el servicio, la bandeja de entrada estará dividida en tres secciones destacando en primer lugar nuestros correos más importantes.

No dejamos de hablar de sistemas en la nube, son útiles, cómodos y factibles para almacenar y más tarde compartir datos, pero sin duda alguna la herramienta más usada por todos es el correo electrónico. Por ello os comentaremos algunas herramientas para mandar grandes archivos.

Enviar correos es una forma de pasar información fácil y cómoda, su principal baza es el hábito de uso que tenemos y la forma de organización que podemos tener con esta herramienta. Existen herramientas para mandar correos sin saturar nuestro servidor y de manera rápida.

Una de las opciones interesantes que nos ofrecen los dispositivos BlackBerry en las empresas es la capacidad de control de dichos dispositivos por los departamentos de IT y su buena gestión del correo electrónico, hasta ahora el rey de las herramientas corporativas. Recientemente ha salido una nueva versión de BlackBerry Enterprise Server Express, la versión más adecuada para la pyme de la suite de gestión de BlackBerry.

Esta nueva versión está centrada en la corrección de pequeños errores y de solución de parches de seguridad, pero aún así incorpora nuevas herramientas. Se trata de potenciar el control por los propios empleados con el fin de aumentar la seguridad de los dispositivos perdidos o robados. Se trata de bloquear el acceso de usuarios no autorizados en caso de extravío.

Microsoft Outlook se ha convertido en una herramienta imprescindible para las PYMEs. Ahora podemos disfrutar de la nueva suite de software presentada por los responsables de Microsoft: Office 2010. Donde podemos encontrar el mejorado procesador de correos Microsoft Outlook 2010, para la empresa.

Desde Tecnología Pyme os mostraremos los principales detalles para mejorar el trabajo diario en la empresa. Los ingenieros de Microsoft han cambiado, en parte, el aspecto físico de la interfaz, dándole un aspecto más sencillo para el uso y las necesidades diarias. A la izquierda encontramos la, ya típica, barra con desplegables, donde vemos las carpetas y donde organizamos los correos. Y a la derecha podemos ver un área mayor con el calendario. Estas opciones son totalmente configurables pero su nuevo diseño las hacen más claras y concisas.

Normalmente en una empresa suele haber diferentes procesadores de correo, tal y como Outlook, Mozilla Thunderbird o Mail. Todos tienen herramientas necesarias para el trabajo diario. Nos ayudan en nuestra tarea ordenando, compartiendo y guardando información, con ese mismo motivo podemos usar Gmail como procesador de correos en la empresa.

Los que vivimos pegados al correo sabemos que es una de las herramientas más usadas. Por ese mismo motivo debe ser fácil de usar, rápido, fácil de programar reglas para que funcionen de manera autómata. Gmail nos ofrece un amplio abanico de posibilidades para que nuestra tarea diaria sea sencilla.

En esta época del año ocurre, aunque cada vez menos que los negocios cierran por vacaciones. Sin embargo, si queremos que al volver de las vacaciones no nos inunden las peticiones de clientes o los correos recibidos tendremos que organizar la manera en que avisamos a nuestros clientes de nuestras vacaciones. Hoy en día ya no basta con poner el cartel de “Cerrado por vacaciones“ en la puerta del local.

Lo normal es avisar a nuestros clientes en la web corporativa, si disponemos de una de la duración de nuestras vacaciones y de cuando retornará nuestra empresa a la actividad. A la vez, es muy importante hacer saber a nuestros visitantes cuando podemos hacer frente a sus peticiones, ya sean de bienes o servicios tras el período vacacional. Esta previsión de trabajo es muy importante a la hora de mantener la fidelidad de nuestros clientes.

En alguna ocasión más de una persona me ha preguntado que era eso que aparecía en el gestor de correo, eso de CCO, o si eso era para enviar un correo al comité de empresa. Muchas veces la labor de evangelización informática en la empresa nos lleva a tener que empezar por lo más básico y explicar qué es la opción de envío de mensajes con copia oculta, para de esta manera tratar de evitar sanciones de la AEPD por no usar la copia oculta en el correo electrónico y vulnerar de esta manera tan tonta la Ley de protección de datos.

Algo tan sencillo como enviar correos a toda nuestra libreta de direcciones en la empresa puede acarrear multas de entre 600 y 3.000 euros, por revelar datos privados de clientes o de personas que facilitan su dirección de correo electrónico con fines informativos. Por lo tanto no es cuestión de no tomar en serio esta cuestión.

El correo y su gestión es uno de los elementos más importantes para la pyme. Gran parte de la estrategia de la empresa, de la capacidad de gestión de sus empleados pivota en torno a esta herramienta. Uno de los aspectos más importantes de esta herramienta es la libreta de direcciones, donde muchas organizaciones tienen la información de muchos de sus clientes. Por eso es muy importante realizar una copia de seguridad de la libreta de direcciones del correo.

Se trata de tener los datos de nuestros contactos disponibles y sobre todo en un formato que podamos importar sea cual sea la forma en la que gestionamos nuestro correo electrónico. Ante cualquier inconveniente siempre podremos recuperar las direcciones y datos de contacto de nuestros clientes.

En las empresas la tendencia cada vez más es a contraer la cantidad de documentos que se imprimen. Sin embargo la necesidad de las impresoras está lejos de desaparecer. En este sentido se busca facilitar a los usuarios imprimir desde cualquier lugar, haciendo que los documentos se impriman allí desde donde están. Y si los documentos están en internet, desde internet. Por lo menos eso es lo que tratan de conseguir con la gama de impresoras HP ePrint, el salto a la nube de la impresión de contenidos.

Para ello las impresoras tendrán que tener además de una conexión a internet, una cuenta de correo que les facilitará HP a la cual enviaremos los contenidos para que se impriman. Esto nos facilitará imprimir desde nuestro teléfono móvil, desde Google Docs directamente o desde cualquier dispositivo susceptible de enviar un correo electrónico.