Esta actualización mejora las opciones de copia de seguridad y las capacidades de acceso remoto de los productos Network 2 de LaCie. Facilita la duplicación de los datos en otro NAS compatible fuera de la oficina, de manera que permite tener una copia de seguridad de manera cómoda fuera de las oficinas. De esta forma tenemos la prevención de desastres que puede asegurar la continuidad de negocio ante cualquier problema.

Además se simplifica el acceso al NAS de forma remota. Basta con crear un nombre exclusivo para el almacenamiento en red en el panel de control del NAS para acceder al dispositivo desde una URL del tipo mynas.lacie.com/nombre. Esto facilita tener disponibles los documentos desde cualquier lugar, ya sea desde nuestra casa o aprovechar las aplicaciones para iPhone o iPad que tenemos para optimizar la conexión desde estos dispositivos.

La actualización NAS OS 2 (versión 2.2) es compatible con todos los productos Network 2 y ofrece compatibilidad con sistemas Windows y Mac OS. Los usuarios de estos dispositivos pueden actualizarse de forma gratuita. Lo cierto es que este tipo de dispositivos cada vez tienen más funcionalidades y la diferencia con un servidor de gama baja cada vez es menor. Para muchos usuarios con pocos conocimientos de administración puede resultar más sencillo su uso que un servidor.

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El pago por uso es una de las cuestiones más interesantes de este tipo de ofertas. Se paga por número de usuarios concurrentes a las aplicaciones, pero también por cuestiones como espacio utilizado, etc. durante un periodo de tiempo. Al final se trata de ajustar los costes a las necesidades reales de las empresas.

Las empresas que están en fase de amortización de sus productos de software no se plantean utilizar este modelo. Ya han realizado una fuerte inversión y por lo general es complicado romper dicho círculo. Incluso una vez agotado el periodo de amortización cuestiones como la renovación de licencias con atractivas ofertas o la no tener que cambiar la forma de trabajar determinan en muchas ocasiones mantener el modelo de licencias.

Sistemas escalables y siempre actualizados

A la vez tenemos un sistema escalable. Si nuestra empresa crece tenemos la posibilidad de a medida que nuestros ingresos han aumentado, poder contratar más espacio, más usuarios o más funcionalidad. Dependiendo del modelo de plan tendremos unas funcionalidades u otras de modo que quizás contratar un plan económicamente más caro nos pueda salir rentable por una cuestión de mejora de la productividad de las personas que tienen que utilizarlo.

La pérdida del control de los datos

A la vez la posibilidad de realizar copias de seguridad de nuestros datos en local y la facilidad para migrar de un servicio a otro dependiendo de nuestras necesidades son cuestiones a tener en cuenta. Quizás en este sentido las empresas de este sector necesitan explicar mejor las facilidades que dan para llevarse o importar los datos desde otro proveedor.

La llegada este año de Office 365 sin duda puede ser un buen empujón para ir incorporando este modelo a las empresas pues no deja facilitar a pequeñas organizaciones las herramientas que están disponibles en las grandes organizaciones con un coste contenido. Sin duda ayudará a confiar en otras aplicaciones bajo modelo SaaS.

Por último las soluciones mixtas, que nos ofrecen la instalación de un modelo de este tipo en nuestras propias instalaciones pueden ser una buena solución para determinados tipos de empresas. Quizás se pierde redundancia, al no estar el servidor que aloja la aplicación en un centro de datos, pero muchas empresas prefieren asumir este coste a tener el servidor en las instalaciones de terceros.

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Porque con algunos aspectos siempre tenemos que ajustar bien el hardware que compramos pero pensando que si nos hemos quedado cortos una vez según vaya pasando el tiempo nos ocurrirá lo mismo. En el ejemplo de las copias de seguridad mejor que un disco duro externo para realizar las copias de seguridad podemos buscar un disco duro de red, que tenga varias bahías para poder ir añadiendo discos duros según vayamos necesitando.

El caso de las copias de seguridad es significativo pero no es tan grave como puede ocurrir con un mal dimensionamiento de la electrónica de red, o el caso de una sala que se dimensiona mal y donde estaba previsto que se instalaran tres equipos acaba con cinco equipos o no podemos poner una impresora de red porque no tenemos tomas libres, por ejemplo.

En estos casos siempre tenemos que pensar que las canalizaciones deben tener espacio para añadir nuevos latiguillos de red. No se trata de añadir y preparar la empresa para un dimensionamiento que ahora mismo no tiene, sino ser previsores para el futuro y ahorrar dinero a largo plazo. Porque hay cuestiones que no tienen buen arreglo y al final el coste hace inviable la ampliación.

Quizás el problema esté sobre todo que en las empresas pequeñas pretendemos adoptar soluciones ajustando al máximo el precio. Muchas veces el presupuesto no permite pensar en cómo será la empresa dentro de dos años sino que se apuesta por sobrevivir ahora y al final estas decisiones acaban lastrando el modelo tecnológico de nuestra empresa. Conseguir un buen equilibrio entre lo que necesitamos ahora y lo que necesitaremos dentro de dos años es el reto para muchos departamentos tecnológicos.

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Se trata de la copia de seguridad que nos permitirá seguir trabajando ante cualquier problema o desastre total en nuestros sistemas. Por eso es aconsejable custodiarla en un lugar fuera de la empresa, de manera que lo más recomendable es realizarla en un soporte externo que podamos sacar con facilidad de la empresa y en caso de ser necesario poder trasladar de nuevo para restaurar el sistema.

Para las empresas que realizan sus copias de seguridad con regularidad no hay ningún problema. No será más que una copia completa más de las que realizamos habitualmente. Para las empresas que no realizan dicha copia de forma periódica tendrán que tener una serie de factores en cuenta:

• Identificar la información de la que debemos realizar copia. Aquella información sin la cual no podríamos volver a trabajar de forma rápida. Información de facturación, bases de datos de clientes, etc.

• Reunir la información crítica que en pequeñas empresas que no disponen de almacenamiento centralizado puede estar repartida por carpetas compartidas de distintos equipos. Tendremos que realizar la copia de tanto equipos como sea necesario.

Ya que no lo hacemos de forma regular a lo largo del año, por lo menos debemos tener una copia que nos permita no tener que partir de cero si tenemos cualquier incidente. Además de esta manera podemos aprovechar para hacer limpieza de información obsoleta o duplicada que poco a poco vamos acumulando en los equipos y que sólo contribuyen a que nos cueste más encontrar lo que realmente estamos buscando.

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Ya lleva un tiempo funcionando el último sistema operativo de Apple en el mercado. La pyme es una prueba de fuego para este Apple ya que es un lugar por conquistar. ¿Cómo es Mac OS Lion para la empresa? Haremos un breve repaso a sus nuevas opciones y cómo la han recibido en las empresas.

La nueva versión del sistema de Cupertio nos ha traído mejoras en su trackpad, opciones hábiles para organizar las ventanas, la reafirmación de su sistema de copias de seguridad y la ralentización de algunos equipos de la marca de Apple, que debido a este nuevo software han notado una torpeza en procesos sin igual.

El día a día

Las comparaciones son odiosas, pero hay que admitir que Windows 7 ha ganado en velocidad, en MAC OS Lion no ha ganado en velocidad, sobre todo en el arranque. Ha hecho que el arranque dure un poco más que con el sistema operativo anterior. La velocidad sigue siendo fluida; teniendo en cuenta que Apple hace un sistema operativo a medida de sus máquinas perder en velocidad no es positivo en la pyme.

La opción Mission Control ha hecho replantearnos la organización de las ventanas hacia un modo más torpe. Si no modificamos las opciones dentro de Preferencias del Sistema, los escritorios se ordenarán en medida de las aplicaciones que más usemos: por lo que podremos encontrar unas aplicaciones en un escritorio y al volver a ir no hallarlas. Esa opción no es cómoda en una empresa donde siempre debes saber qué hay en cada escritorio.

Seguimos hablando de opciones de organización en la pyme: organización en monitores. La gestión de monitores de Apple es realmente incómoda. Si tienes dos monitores, algo habitual en una empresa, nos será complicado mover aplicaciones entre ellos si tenemos más de dos escritorios activos en Mission Control. Para pasar del escritorio cuatro al uno, deberemos pasar la aplicación por el dos obligatoriamente. Es una gran perdida de tiempo si tenemos que trabajar con varias aplicaciones.

Otra modalidad que ha incorporado Apple en sus programas es la posibilidad de que ocupen toda la pantalla, si tenemos un sólo monitor y trabajamos con una sola aplicación, está muy bien, pero: ¿quién en la sala trabaja así? Yo no, al menos. Si cuentas con varios monitores y haces que Safari, por ejemplo, ocupe toda la pantalla la otra queda inservible. Eso no es productivo.

La organización de los monitores del Snow Leopard era fantástica. Los organizábamos a nuestra medida y pasábamos de arriba a bajo o de derecha a izquierda sin dilación y con una máxima organización. Con esta nueva opción nos quedamos cortos para movernos ágilmente.

Adquisición e implementación

Este es un punto muy positivo para Apple en las empresas. Dejando su sistema operativo en la nube para su fácil acceso, descarga e instalación han logrado un punto muy positivo en las pymes. Además, como no posee licencia podemos descargar e instalarlo sin la necesidad de estar atento al serial que tendrá.

El precio es de de 23,99€ y nos lo descargamos para su instalación en pocos clics. También podemos comprar un pendriver por algo menos de 70€, algo que para una pyme pequeña puede resultar útil. La instalación es realmente sencilla y sólo nos llevará unos 40 minutos (dependiendo del MAC).

Conclusión

Aún nos queda otra parte sobre el uso del Mac OS Lion en la pyme, pero en la parte donde toca la organización del trabajo es bastante poco fructífera. En la siguiente parte veremos otras opciones, soluciones y medidas para encajar este sistema operativo en empresas.

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Por lo menos lo que se refiere al almacenamiento centralizado, en servidor, accesible para todos los usuarios de la empresa que tengan permisos. Este será el espacio donde realizaremos seguramente las copias de seguridad, de bases de datos, de carpetas y archivos, etc. Y lo cierto es que muchas veces antes de ampliar deberíamos ordenar lo que ya tenemos.

Porque el espacio de almacenamiento no se puede convertir en un agujero negro, donde va toda la información por duplicado, triplicado, etc. simplemente porque no tenemos una organización documental adecuada y vamos llenando el servidor con archivos iguales, con distinto nombre, o simplemente que han ido anexos a la documentación de un proyecto en distintas fases.

Eficacia en la organización

De esta forma, en un mismo proyecto hemos casi triplicado la información que deberíamos guardar de dicho proyecto. Aunque sean departamentos diferentes los que ejecutan cada una de las fases se debe organizar una organización más eficaz para evitar tener triplicado este espacio. Un software que permita tener un control sobre el uso de las versiones de documentos o un gestor documental en caso de necesitarlo pueden sernos de ayuda.

Además hay que tener cuidado con el escáner u otros elementos de red que manden los documentos que procesan directamente a un almacenamiento en el servidor. Este puede ser el caso de una fotocopiadora multifunción con conexión de red que utilicemos para este tipo de cuestiones. En muchas ocasiones se escanea el documento, se copia y se lleva al disco local del usuario para su edición.

Y se olvidan del documento. De esta manera se van acumulando en el servidor una serie de imágenes que al final no se sabe si se pueden borrar, si ya se han copiado por los usuarios o no. Si utilizamos funcionalidades semejantes es necesario tener una política clara para evitar que se convierta en una carpeta que poco a poco nos va comiendo el espacio disponible.

Políticas claras de envío o uso de adjuntos en los correos internos

Lo mismo podríamos decir con el envío de ficheros adjuntos en el correo electrónico. Un número muy alto de dichos correos se mueven en las empresas a nivel interno. De un departamento a otro no podemos enviarnos un archivo por correo electrónico, sino que debemos enviarnos el enlace o la ruta a dicho documento en el servidor. De esta manera también haremos que tantos nuestros buzones como nuestro servidor de correo necesiten menos espacio.

Por supuesto una política clara de correos corporativos sin mezclar con los personales. Casi es mejor dejar que los usuarios puedan consultar sus cuentas de correo personales de Yahoo, Gmail, etc. en determinados momentos del día que acaben por utilizar la cuenta de trabajo como forma de comunicación personal.

Optimización de las bases de datos

Las bases de datos ya son un punto y aparte. Es más una cuestión operativa que de espacio. Una buena organización de la información, un buen mantenimiento de los registros harán que la base de datos funcione como debe, de manera que sea totalmente operativa, sin sufrir problemas de lentitud que en ocasiones pueden llevar a frustrar a muchos usuarios.

En muchos casos el problema en el uso del espacio viene de la consideración que hacen del mismo los usuarios. No es lo mismo el espacio que tenemos en los discos duros de las estaciones de trabajo, que en la mayoría de los casos está infrautilizado, y donde se suele permitir a los usuarios guardar sin limitaciones que el uso del espacio compartido en el servidor, que aunque parezca infinito un mal uso del mismo nos llevará a agotarlo rápidamente.

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Claro está que existen distintos tipos de fallos, que podríamos clasificar como leves, graves, muy graves y catastróficos. Es para estos últimos para los que debemos prepararnos y a los que dedicamos la mayor parte de nuestros esfuerzos pues nos permitirá continuar con nuestro negocio en el menor plazo de tiempo posible.

Distintos tipos de problemas

• Un fallo leve sería la pérdida de los favoritos del navegador. No impide que sigamos trabajando pero hace que nuestra productividad sea algo menor hasta que recuperemos estos enlaces que nos facilitan llegar a las páginas de forma más rápida.
• Un fallo grave sería perder el archivo de correo, de manera que hemos perdido todos los correos, agenda, libreta de direcciones, etc. Podemos seguir trabajando, pero nos falta una herramienta básica para nuestro trabajo.
• Un fallo muy grave puede ser la pérdida de datos en el servidor por el fallo de un disco duro, por ejemplo que no tengamos replicado y por lo tanto la información que allí guardamos queda inutilizada o inservible.

• Un fallo catastrófico sería que servidor y equipos quedaran inutilizados por una sobretensión por ejemplo, de manera que ni tenemos archivos guardados de forma centralizada ni en nuestros equipos.

¿Cuánto vale un día de trabajo en nuestra empresa?

Más allá del problema económico que nos genera tener que reponer hardware averiado tenemos que considerar qué valor tiene una jornada de trabajo en nuestra empresa. Si hemos seguido una buena política con las copias de seguridad seguro que tenemos la opción de recuperar todo la información y sistemas de la empresa una vez repuestos los componentes dañados.

Si nuestra empresa no puede permitirse el lujo de parar deberá realizar una fuerte inversión en este aspecto. Si por el contrario tenemos una pequeña pyme y más allá de las molestias derivadas por el problema podemos posponer algunas tareas para dentro de un par de días sin mayores inconvenientes la solución es más sencilla y económica.

En todo caso la copia de seguridad, en la nube o en local, en equipos o en el servidor, completas, diferenciales o incrementales es básica para asegurarnos la continuidad, en un intervalo razonable de tiempo acorde con los recursos de nuestra empresa. Lo que llama la atención es que mucha empresas siguen descuidando este aspecto que podrían solucionar con un disco duro de red y un poco de tiempo cualquier día de la semana.

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De esta forma se pierde uno de los principales atractivos que tiene la nube en el despliegue o lanzamiento de una nueva empresa. Los costes iniciales se multiplican si tenemos que comprar servidores, administrarlos o buscar a terceros que lo hagan para montar toda la infraestructura que nos asegure la movilidad que resulta tan atractiva para muchos en la nube.

La nube siempre me ha parecido muy atractiva como opción para empresas que comienzan. En estos momentos en los que existen incertidumbres, el nivel de inversión que se necesita para lanzar una empresa con aplicaciones bajo modelo SaaS disminuye mucho. Pero además dejamos de preocuparnos por actualizaciones de programas, funcionamientos, copias de seguridad de datos, etc. haciendo que nuestros esfuerzos se concentren en hacer funcionar la nueva empresa.

La nube no es un servidor con aplicaciones web

Por eso muchas tienen la tentación de montar su propia infraestructura para garantizarse con ello que los datos están siempre en su empresa. Es una buena solución, pero se pierden ventajas fundamentales que nos proporciona el cloud computing. A parte de la cuestión del coste inicial del despliegue, tenemos otras como los gastos de administración derivados de tener la infraestructura en nuestra oficina.

Pero también perdemos la alta disponibilidad y la elasticidad. Si queremos sistemas de alta disponibilidad tendremos que redundar las infraestructuras, y esto es caro. Podemos hacerlo, pero hasta cierto punto y por lo general no conseguiremos los datos de disponibilidad que nos facilita el cloud. Pero también la elasticidad de tener contratado aquello que necesitamos en cada momento. Usuarios, espacio, etc. todo ello tenemos que calcularlo en nuestra propia infraestructura para que funcione bien.

Algunas ventajas de nuestra propia infraestructura

Más allá de tener los discos duros con los datos en nuestra oficina, tenemos la posibilidad de integrar otras aplicaciones distintas a las que inicialmente teníamos previstas de manera más sencilla a la que tenemos en la nube. Si hemos contratado una aplicación de ERP en la nube y después necesitamos también un CRM o un gestor de proyectos en muchos casos será complicado que ambos compartan bases de datos, se integren, etc. en la nube.

Siempre hay proveedores que nos dan soluciones globales, que nos pueden dar este tipo de soluciones escalables, pero si hemos partido de una aplicación en concreto y queremos añadir más será más complicado. Por el contrario si el servidor está en nuestras instalaciones no será tan complejo. Además al mantener nosotros mismos el sistema tenemos la posibilidad de planificar las paradas de mantenimiento en función de nuestros intereses, no programados por el proveedor.

Soluciones intermedias de compromiso

La otra opción es alquilar los servidores en un centro de datos, de manera que tengamos la infraestructura en alquiler y de esta forma reducimos los costes iniciales, pero también ganamos en flexibilidad a la hora de ampliarlo. Los servidores pueden ser dedicados, ya sea de forma virtual o física, o compartidos, todo depende del coste que queremos asumir.

Nos podemos ahorrar la puesta en marcha, ya que por lo general podemos contratarlo con tal o cual sistema operativo, bases de datos, Apache o PHP, por ejemplo. A partir de aquí somos nosotros los que instalamos las aplicaciones y las mantenemos, así como realizamos las copias de seguridad de los datos, etc.

Estas son sólo algunas de las alternativas para intentar mantener cierto control sobre nuestros datos. En todo caso lo que no debemos confundir es la posibilidad de desplegar de forma rápida, escalable y sin grandes inversiones iniciales aplicaciones o infraestructuras aprovechando la nube, con la posibilidad de acceder desde la nube a nuestras aplicaciones.

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Porque en algunos ocasiones los usuarios olvidan que esta carpeta se guarda en el servidor y a la vuelta de vacaciones, por ejemplo, guardan en esta ubicación una cantidad de datos extra con las fotografías de su viaje. Por lo general esto puede provocar que la copia de seguridad no se complete por falta de espacio. Lo mismo podríamos decir con depósitos temporales que hacen en los equipos de películas, música, etc.

Además en la capeta de Mis Documentos se suelen ir todas las descargas por defecto, imágenes que hemos escaneado, etc. Muchas veces los usuarios no vacían jamás estas carpetas y acumulan datos temporales en las mismas de manera que el volumen de la copia de seguridad va aumentando sin necesidad.

Si lo hacemos con un par de usuarios que tienen aplicaciones o cometidos críticos en nuestra empresa debemos estar vigilantes y periódicamente pasarnos por sus equipos revisar y recordar dónde están guardando la información. Si lo hacemos como política general en todos los equipos hay que tener cuidado para que los usuarios hagan un buen uso de dichas carpetas.

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Porque puede llegar el momento en que cuando hemos realizado una gran inversión en un sistema de alimentación ininterrumpida, SAI y un generador que aseguren la continuidad de nuestro negocio, una caída de tensión y resulta que todo el sistema que teníamos montado no se ha puesto en marcha, en el peor de los casos, o lo ha hecho de forma incorrecta, o tras recuperar la corriente eléctrica en el exterior no se vuelve a la alimentación por esta fuente de forma automática.

Parece un caso extremo, pero en alguna ocasión me ha ocurrido algo parecido. Lo mismo podemos decir de sistemas que aseguran la continuidad de nuestro negocio, como pueden ser las copias de seguridad. ¿Hemos probado que funcionan? ¿Podemos restaurar documentos de la copia? ¿Hemos probado a restaurar todos los archivos de la copia? No es bueno encontrarse con sorpresas desagradables cuando llega el momento crítico.

En caso de tener contratos de garantía de montaje o mantenimiento de sistemas de este tipo tenemos que leer muy bien la letra pequeña, para que cuando llegue el momento sepamos hasta que punto podemos pedir responsabilidades a la empresa en la que hemos delegado dicho servicio. Al fin y al cabo están prestando un servicio con un fin, que por cualquier motivo no se ha cumplido.

Lo malo de efectuar todas estas pruebas es que llevan tiempo, y esto implica que debemos emplear más dinero en asegurarnos el correcto funcionamiento de los sistemas. Recordemos cual es el fin de todo este montaje, que no es otro que asegurar la continuidad de negocio. Un negocio parado no gana dinero. Después debemos pensar en un plan de contingencias para el caso en que todo salga mal. Reaccionar rápido es fundamental.

De todas formas todo esto se compensa el día que tenemos un percance y seguimos trabajando con normalidad. Por ejemplo que el disco duro del servidor deja de funcionar, nosotros sólo hemos recibido una alerta por correo electrónico advirtiéndonos del problema pero el RAID de discos ya se ha reconstruido gracias a que teníamos un disco Hot Swap, y ganamos tiempo para conseguir uno que sustituya al averiado. Sólo entonces damos este dinero por bien invertido.

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