La gestión documental es una de las áreas con mayor potencial para mejorar la forma en la que gestionamos nuestra empresa. Aunque lo primero que se nos viene a la cabeza cuando hablamos de ella es la digitalización de los archivos, existen otros procesos que se pueden ver muy beneficiados de su utilización, puesto que permite en buena medida automatizarlos. Contarapid es un software desarrollado por la empresa valenciana Incarsoft, que permite efectuar una contabilización automática de las facturas que escaneamos.

No es un software de contabilidad, lo que hace es enlazar con el programa del que dispongamos y enviarle los datos de cada factura digitalizada de forma que no tenemos que teclearlos. Lee las facturas, recoge los datos pertinentes y genera un fichero que importaremos desde nuestro software de gestión, que en principio puede ser cualquiera ya que el formato de dicho fichero de exportación es personalizable.

Aunque solemos centrarnos más en software de gestión que abarca un espectro más amplio, tampoco hay que dejar de lado aplicaciones que pueden ser útiles para empresas que busquen soluciones más concretas. En este caso vamos a hablar de Keme Contabilidad, un software de contabilidad puro y duro, multiplataforma (Windows y Linux), de código abierto, gratuito y completamente en castellano.

Es una aplicación multiempresa y multiusuario que puede utilizar como motores de base de datos tanto MySQL como PostgreSQL si buscamos un entorno multiusuario, o bien, SQLITE si sólo necesitamos utilizar el programa desde un puesto y buscamos la máxima simplicidad en la instalación, puesto que desde la última versión, liberada a principios de diciembre, éste viene integrado en el código fuente de la aplicación. Incluye muchas funciones, pero en un repaso rápido destacaría las siguientes:

Dentro de las soluciones verticales comercializadas por Sage que hemos ido repasando hay una que me ha llamado especialmente la atención, Sage Nueva Empresa 09, solución pensada para la administración de sociedades creadas al amparo de la Ley 7/2003 de la Sociedad Limitada Nueva Empresa. Esta ley intenta facilitar la creación de nuevas empresas simplificando tanto los trámites necesarios para su puesta en marcha como los requerimientos contables y fiscales para su funcionamiento.

Tomando ésto como punto de partida, este software se ofrece como un conjunto de herramientas adaptadas a esta situación, con una gestión contable más sencilla e incorporando informes, gestión de modelos fiscales y realización de operaciones adaptadas a la situación particular de los negocios que se acogen a este modelo. Permite la gestión de una única empresa durante cinco ejercicios y podríamos destacar entre sus características las siguientes:

En diversas entradas hemos comentado que tipo de organizaciones conforman el tejido empresarial de nuestro país. Pequeñas empresas, muy pequeñas en realidad. En lo que a tecnología se refiere, más concretamente en cuanto a soluciones de software para la gestión de estas entidades, habitualmente nos encontramos con el problema de acceder a una solución que sea capaz de ceñirse a nuestras necesidades.

Cuando hablamos de un autónomo o empresa con dos o tres trabajadores, éstos no tienen tiempo para dedicarse a tareas de gestión, su prioridad está en el producto o servicio que comercializa su empresa. Encargarse de la contabilidad, facturación y gestión de la documentación son conceptos bastante alejados de sus posibilidades reales.