Consejos

Cuando una empresa tiene que contratar un servicio técnico la mayoría de las veces se deja llevar por las experiencias de otros empresarios que han trabajado con tal o cual empresa y su opinión muchas veces es determinante. Por lo general es un campo que el gerente desconoce y tiene que fiarse de su intuición. Por eso vamos a intentar aportar claves para elegir un servicio técnico.

Estamos hablando de un servicio técnico contratado a una empresa que nos dedicará tantas horas al año para solucionar los problemas que vayan surgiendo en nuestra empresa, o nos realizará un mantenimiento preventivo, etc. Un servicio externo a nuestra empresa, pero en el que necesitamos tener una confianza plena, puesto que ponemos todos nuestros sistemas en sus manos.

Hoy en día no se entiende ninguna solución de software que no venga complementada con un buen paquete de servicios que la ayuden a mantenerse en forma con el paso del tiempo y ante la aparición de problemas. Esto es así en cualquier circunstancia, pero especialmente en el caso de las pymes más pequeñas y los autónomos, que no disponen ni de los conocimientos ni del personal necesario para resolver los problemas que antes o después se presentarán.

Adquirir un software o descargar una solución gratuita de Internet y ponernos a trabajar con ella sin tener el apoyo de alguien externo que nos ayude en el proceso y durante el tiempo que la utilicemos es cuando menos aventurado. No dudo de la capacidad para hacerlo de empresas con personal técnico, pero aún en estos casos es realmente complicado conocer y manejar un software desarrollado por otros con la suficiente soltura como para no necesitar el apoyo de un especialista.

Hemos hablado en diversas entradas de la importancia de la formación de los trabajadores en informática, permitirles conocer las herramientas que manejan para que sean productivos y capaces de resolver por sí mismos problemas sencillos. Puede parecer que el ordenador es un misterio para muchos compañeros, pero la realidad es menos sangrante de lo que pudiera parecer, la mayoría de ellos, cuando les interesa, son perfectamente capaces de solucionar por sí mismos la mayoría de las dificultades que surgen, no son tan ignorantes como muchas veces nos quieren hacer entender.

Es curioso, pero tras una revisión de rutina de los equipos de escritorio de la empresa me he dado cuenta que todos y cada uno de ellos utilizan software que yo no les he instalado (cuando me llaman hasta para encontrar una barra de herramientas en Word). Todos tienen su Messenger, son capaces de encontrar sus series favoritas en Internet y se comunican a la perfección con familiares y amigos a través de Skype, han instalado y saben utilizar todos esos programas y servicios sin haberme hecho una sola pregunta al respecto, y estoy mosqueado.

Cuando un sistema operativo ha tenido una larga vida y gran éxito en la empresa como ha ocurrido con Windows XP se pueden generar problemas a la hora de renovar nuestros equipamientos informáticos que ya nos vendrán equipados con Windows 7 o la posibilidad de actualizarnos a este sistema. Los cambios que notará el usuario normal son importantes pero no insalvables pero además tendremos que comprobar en que medida el software que estamos utilizando es funcional en el nuevo sistema operativo. Por eso es necesario preparar la empresa para la llegada de Windows 7.

Lo más importante es comprobar en que medida el cambio puede afectar a nuestros sistemas. ¿Podré seguir utilizando mi ERP o mi CRM sin problemas? Pues depende, hay software que no es compatible con el nuevo sistema operativo o que simplemente no funcionará adecuadamente. La empresa no puede afrontar un cambio de esta transcendencia sin haber realizado antes alguna prueba al respecto. Da igual el tamaño de la empresa, puesto que si hablamos de una micropyme de 5 empleados y uno cambia significa que un 20% de la empresa está parada.

Uno de los cuellos de botella que se producen en muchas empresas viene provocado por la gestión del acceso a la banda ancha por parte de los empleados. El primer paso sería realizar un buen diagnóstico para poder tener una provisión de banda ancha adecuada para los servicios que tiene nuestra empresa en la nube. Dimensionar correctamente este servicio evitará la lentitud en los sistemas que tanto puede llegar a desesperar tanto a empleados como a clientes y la consiguiente merma de productividad en la empresa.

Por lo tanto el primer paso sería realizar las mediciones de tráfico de datos oportunas para comprobar cual es el tráfico real que sale de nuestra empresa hacia la red y viceversa. No basta con enumerar las aplicaciones que utilizan una conexión a internet y luego dimensionar con ello la provisión de banda ancha necesaria. La realidad luego nos indica que si ajustamos mucho tendremos problemas. En este sentido no tenemos siempre el mismo ancho de banda sino que fluctúa entre un mínimo y un máximo. Por lo tanto hay que hilar fino en nuestro diagnóstico de red.

En informática, como en todo, la mejor opción es la que más se ajusta a nuestras necesidades, la que nos va a permitir hacer de la forma más sencilla posible aquello que necesitamos. Es habitual en las empresas, sobre todo entre los profesionales de perfil algo más técnico, dejarnos deslumbrar por la potencia y prestaciones de tal o cual producto, sin pararnos a pensar en las consecuencias negativas que un “me-trago-lo-que-me-echen” puede tener en nuestra organización. En la mayoría de los casos, y sin duda en el de las pymes y los autónomos, menos funcionalidades se traducen en mayor efectividad.

Y ojo, que con menos no quiero decir pocas, si no las justas, las que vamos a utilizar, por que optar por productos sobre dimensionados, pensados para empresas con mayores necesidades (muy habituales en el mercado español), supone generalmente un aumento de la complejidad en el manejo de la solución y, por tanto, prestarle más atención de la necesaria (alimentarlo con más datos, mayores requerimientos de hardware y mantenimiento, etc.) sin que ello se traduzca en ningún beneficio.

Los aspectos que más valoramos a la hora de elegir cualquier solución de software (o hardware ya puestos) son lo adecuado de la misma a nuestras necesidades y su precio, dos pilares fundamentales sin duda. Existe un tercero a mi juicio tan importante como los anteriores y que, si bien no se ignora, generalmente no recibe la misma atención por nuestra parte, el soporte, la asistencia técnica aparejada a cualquier adquisición relacionada con la tecnología.

Es un punto fundamental que tendría que estar alineado con los dos primeros, y que debería cobrar más importancia cuanto más dependa nuestra empresa de la solución que estemos valorando (no es lo mismo un procesador de textos que un ERP, ni un servidor que un ratón). No me refiero solo a la atención en caso de fallos o problemas, si no, y sobre todo, a la disponibilidad de un servicio de soporte que nos permita solucionar dudas sobre el manejo, esté al tanto de los cambios normativos que requieran actualizaciones del sistema y sea lo más accesible posible, con una respuesta rápida y efectiva a nuestros requerimientos.

A veces cuando en una empresa se toman decisiones afectarán al futuro de la misma en el ámbito tecnológico se tienden a cometer diversos errores que tarde o temprano se acaban pagando. Si la empresa es pequeña y no cuenta con la suficiente masa crítica como para tener a alguien en plantilla que se ocupe de las cuestiones tecnológicas se tiende a externalizar el servicio en una empresa del ramo. Pero muchas veces estas empresas no aportan la solución idónea para nuestra empresa, sino la que les es más cómoda o con la que obtienen un mayor beneficio. Por esta razón muchas veces se hace imprescindible el asesor tecnológico en la pyme.

Cuando uno tiene problemas de visión tiene dos opciones. Pasar por una óptica que le revisará la vista y le venderá unas gafas o la segunda opción es ir primero a ver a un oftalmólogo que le diagnosticará sus problemas y en caso necesario le remitirá a una óptica para que se haga unas gafas. Esta misma situación se puede extrapolar al laberinto tecnológico de la pyme y la necesidad de diagnósticos de profesionales independientes.

Curiosamente, el destino habitual de los ordenadores de sobremesa es acabar bajo ésta, al menos en los modelos tipo torre. Necesitamos el espacio para trabajar y tener un mamotreto colocado sobre nuestra superficie de trabajo no suele ser la alternativa escogida. Ahorramos espacio pero colocamos la “caja” del ordenador, la CPU, en un lugar donde el polvo campa a sus anchas, por lo que se hace necesaria una limpieza periódica de su interior.

Los lugares de trabajo no brillan en general por sus condiciones higiénicas, los más afortunados disponen de personal de limpieza que vacía papeleras, quita el polvo por encima a diario y realiza, con suerte, una limpieza más a fondo cada dos o tres meses, así que (aunque estemos acostumbrados) polvo hay, y los ordenadores son un imán para él. Vamos a dar un par de consejos de limpieza para ayudarnos a mantener el buen tono de nuestra herramienta de trabajo.