En el NoConName, en Barcelona se han reunido expertos en seguridad informáticas para discutir sobre este tema. Después de varios debates se llegó a la conclusión: las empresas ignoran la seguridad informática.

En las mesas redondas del evento se pudo ver como la seguridad en empresas y en especial en pymes no son lo suficientemente férreas. No se tratar de tener lo último sino en usar el sentido común y querer evolucionar hacia un terreno más seguro en las comunicaciones.

¿Cuántas veces hemos visto la contraseña “Pa$$w0rd”? O, ¿cuántas veces hemos usado un router de un proveedor de ADSL normal sin variar la configuración habitual de seguridad? Esto da pie a que conozcamos la mayoría de las reglas de seguridad en las empresas.

En una de las mesas redondas de este evento se habló del impacto de un ataque o infección. No sólo llega a dañar el sistema de la empresa, también puede llegar a terceros, como por ejemplo a clientes o proveedores. Es imposible enmendar un fallo de esta categoría ante nuestros clientes. El moderador de un debate, Lorenzo Martínez, introdujo otro tema caliente:

Muchas empresas pasan de los investigadores cuando les notifican fallos y no los arreglan

No soy partidario de invertir miles de euros en un router si hablamos de una pyme pequeña pero si de usar un poco la ingeniería social para proteger los datos. Opciones como contraseñas cambiadas cada cierto tiempo, una buena forma de generar esas contraseñas y que la Wifi esté supervisada nos pueden ahorrar mucho dinero.

Más información | NoConName El País
En Tecnología Pyme | La seguridad de los dispositivos móviles
Imagen | Tiago Celestino

Nos queda dar un repaso a las comunicaciones, para lo cuál Microsoft apuesta por Lync, y después por la gestión documental, para lo cual se trabaja con SharePoint Online, como marco perfecto para crear una intranet o incluso nuestra página web corporativa si así lo deseamos. Además Office 365 incorpora la posibilidad de que los usuarios visualicen los documentos y los editen ya sea online o ayudándose de la edición en local en caso de tener instaladas versiones de MS Office de escritorio.

Lync un paso adelante en las comunicaciones

Lync supone un paso adelante en lo que a comunicaciones se refiere si lo comparamos con la herramienta equivalente que tenemos disponible en Microsoft Business Productivity Online. Lo primero que tendremos que decidir es si habilitamos o no las comunicaciones externas, que permiten a nuestros usuarios comunicarse a través de estas herramientas con usuarios de otras empresas. En caso de que habilitemos esta característica tendremos que considerar que para poder comunicar con usuarios que utilicen Windows Live Messenger.

Todo esto se complementa con la posibilidad de configurar Lync con el teléfono local, para lo cual debemos contactar con un socio de Microsoft que nos facilite este servicio. Otras de las opciones que podemos utilizar con Lync son las transferencias de archivos o habilitar funciones de audio y vídeo. De todas formas me parece la parcela peor resuelta de toda la colección de aplicaciones que se incluyen en Office 365.

Tal vez en el futuro pase más por Skype, que ya tiene una merecida buena fama en entornos empresariales y que va dirigido al mismo sector de público que Office 365. La integración que puede hacer Microsoft de Skype en sus aplicaciones puede hacer que esta solución sea mucho mejor para empresas, que sin duda saldrían ganando con el cambio respecto a Lync, o por lo menos así me lo parece a mí.

SharePoint online

Lo primero que debemos saber para administrar SharePoint online es qué navegadores son compatibles, porque si por cualquier motivo estáis utilizando uno que no lo es no podréis acceder a las opciones de configuración. En este caso es posible hacerlo con casi todos, Internet Explorer 7.0, Firefox 3.01, Safari 3.01 y Chrome 3.0 o versiones superiores de los mismos.

El siguiente paso es configurar los permisos de los usuarios en SharePoint. Podemos concederles permisos para que editen la página o sólo la consulten y descarguen documentos, o sólo para visualización, el sistema de permisos es bastante flexible. También podemos configurarlo para permitir enviar mensajes por correo electrónico, configurar alertas o fuentes RSS para que nos informe de los cambios que se efectúan en las páginas y secciones que puedan ser de nuestro interés o definir los flujos de trabajo de los documentos.

Además podemos configurar la sincronización de SharePoint con Worksapace, de manera que los documentos que tenemos en SharePoint se sincronicen de forma local a nuestro ordenador. A la vez otra de las funciones más interesantes la tenemos en la posibilidad de conectar los documentos que tenemos en el repositorio online con nuestros documentos para su edición y envío de forma inmediata desde nuestra aplicación MS Office 2007 o 2010 que tenemos instalada en local. De esta forma aprovechamos toda la potencia para

Una vez que hemos definido qué capacidad tendrán los usuarios en su acceso a SharePoint podemos definir cómo queremos que sea nuestro sitio. Cómo se llamará la página, introducir nuestro logotipo, qué páginas de proyectos vamos añadiendo, etc. Al fin y al cabo crear nuestro sitio en SharePoint suele ser recrear en el formato de una Intranet los distintos departamentos de nuestra empresa, pero también podemos ir añadiendo páginas para distintos proyectos que aborde nuestra empresa.

Posibilidades de creación de nuestra web

Si no tenemos un dominio propio, el acceso a nuestra web será del tipo nombredeempresa.sharepoint.com donde podremos visualizar los contenidos que hayamos cargado en nuestra web. SharePoint nos permite ir creando contenidos de forma modular. Si estamos familiarizados con los gestores de contenido no tendremos ningún problema para editar y crear nuestra página web corporativa.

Posee una serie de plantillas predefinidas que nos ayudarán a crear nuestro sitio de forma rápida. Podemos ir modificando sobre dichas plantillas no sólo contenidos sino también diseño, de manera que al final conseguimos un resultado bastante bueno tanto en funcionalidad como en contenido. Los límites de la creación de páginas con SharePoint la ponemos nosotros. Como ejemplo, podremos decir que una empresa como Ferrari tiene su página creada con este servicio.

Mi recomendación es que no esperemos maravillas si no tenemos grandes conocimientos de diseño gráfico. Mejor ir paso a paso y comenzar por tener claros que contenidos queremos añadir, tenerlos en documentos aparte para sólo copiarlos en las secciones de SharePoint. Lo mismo para el diseño. Partamos de un diseño sencillo para luego ir añadiendo opciones que dinamicen la web. Además debemos tener en cuenta que dependiendo del tipo de recurso que utilicemos puede requerir Silverlight para su correcta visualización.

Conclusiones de Office 365

Tras estar utilizando el servicio durante un tiempo llegamos a la conclusión de que Office 365 viene para quedarse. Ha mejorado lo que ya nos ofrecía Microsoft en sus servicios en la nube y al incorporar la posibilidad de editar documentos online a través de MS Office trata de competir por el mismo sector de usuarios que Google Apps.

Sin embargo a mi juicio las posibilidades que nos ofrece Office 365 son mucho mejores para la mayoría de las empresas de lo que nos da Google Apps. También más caro. Así que corresponderá a cada organización revisar cuál de las dos opciones es más adecuada para su empresa. Si tengo que ponerle algún pero es la posibilidad de gestionar los permisos de los usuarios en SharePoint que no acaba de integrarse tan bien como me gustaría con los usuarios creados en el sistema, pero por lo demás puede ser una herramienta muy buena para todo tipo de organizaciones.

La posibilidad de editar y crear documentos de forma básica con Office, Word, Excel, PowerPoint, OneNote sin necesidad de tener MS Office instalado abre un abanico de posibilidades para muchas organizaciones que pueden utilizar licencias de escritorio para usuarios que hagan un uso intensivo de esta suite y dejar a los demás sólo con el visor online, sin necesidad de adquirir una licencia puede ser una alternativa interesante para muhas empresas. Veremos en el futuro el grado de aceptación que tiene esta opción de llevar muchos de los servicios de Microsoft a la nube en las pymes.

Más Información | Office 365
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Google está presentando sus nuevos productos. Hace un par de días nos presentó el Chromebooks: ¿es este un portátil para la empresa? Es un portátil que se podrá vender o alquilar, dedicado a estudiantes con una buena autonomía.

Su sistema operativo será (lógicamente) Chrome de Google y vendrá en dos modelos: uno de 11 pulgadas y otro de 13 pulgadas que vendrán de la mano de Acer y Samsung a un precio de unos 420€. En España podremos adquirirlos en Pixmanía a partir del 15 de junio.

Los responsables de Google buscan un portátil barato y que tenga batería suficiente para una jornada de trabajo. Adaptable a entornos tanto de trabajo como académicos. Versátil, moldeable a las necesidades de cada uno y con poco más que lo necesario para el trabajo.

Habrá una modalidad de alquiler por unos 15€ al mes vinculada a estudiantes, algo muy positivo para entrar en el mercado y ayudar a dicho sector. El portátil de Google necesitará siempre Internet ya que sin conexión sólo tendrá Gmail, Google Docs y Google Calendar. Su sistema está basado en su propio navegador Web por tanto necesitará acceder a su nube para traer programas y configuraciones.

Este aspecto es algo áspero para empresas ya que no todos los profesionales cuenta con Internet siempre, es posible que ni necesiten acceso a la red porque simplemente deben lanzar programas dedicados. Por tanto, casi es una obligación incorporar una tarifa 3G a este portátil.

Google, como Apple, HP y Microsoft tienden sin mirar a los lados hacia la nube. Este proceso empieza a implicar un movimiento por parte de empresas que no están convencidas, por ese motivo, pienso que el portátil de Google obliga a encadenarnos a un servicio de 3G a veces innecesario.

La necesidad de Internet en el portátil hace que si no tenemos acceso a la red el portátil no nos sirva para prácticamente nada ya que las tareas que se pueden realizar (Gmail, Google Docs y Google Calendar) no tendrán efecto hasta que podamos publicarlas, algo que no es práctico para profesionales que necesita agilidad en las comunicaciones.

Es una buena opción si vamos a tener Wifi en los sitios habituales de trabajo y siempre llevemos con nosotros una tarifa 3G. Pero si nuestra empresa no requiere de Internet es un portátil poco práctico y caro. Aunque empresas como academias podrán conseguir portátiles para sus estudiantes con la modalidad de alquiler a un precio razonable. Aún así estaremos atentos a la evolución de este nuevo “gadget”.

Vía | Google
Más información | Xataka
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Vídeo | Youtube

Logmein es una empresa que cuenta con una buena cartera de clientes, años, mucha experiencia y sobre todo, ha sabido adaptarse a las necesidades del mercado. LogMeIn incorpora VoIP para usuarios de iPad e iPhone, sin duda alguna un paso muy sensato para llegar a más público e introducirse en las empresas.

Este paso, por casualidad (creo), supone un golpe en la mesa de las comunicaciones en empresas, ya que Microsoft acaba de adquirir Skype y prevemos que pretenderá tener un monopolio de comunicaciones entre todo tipo de organismos públicos y pymes.

La actualización de la aplicación join.me para iOS incorpora funcionalidades de VoIP que permitirán a los usuarios oírse unos a otros y conversar durante una reunión online o una sesión de compartición de pantalla. Al igual que la herramienta web de join.me, la aplicación para iPad e iPhone es gratuita y no requiere registro, garantizando una colaboración rápida, simple y ágil en cuestión de segundos.

Join.me fue lanzada al mercado en octubre de 2010, es una herramienta de compartición de pantalla muy sencilla que permite mantener reuniones online informales y de colaboración. Está disponible tanto para uso personal como comercial, con capacidad para un máximo de 250 participantes, sin necesidad de registrarse, descargarse plug-ins ni abrir nuevas cuentas. La versión PRO de join.me incorpora más funcionalidades, se puede adquirir por suscripción mensual o anual.

La versión gratuita de join.me incluye: ,compartición de pantalla, chat, control remoto de otros dispositivos, transferencia de archivos, soporte para varios monitores, aplicación de escritorio para el moderador de la reunión y todo esto se puede monitorizar desde la pantalla del iPad, iPhone o desde móviles Android.

En la versión Pro de join.me hallamos todo lo que tiene la versión gratuita y añadimos: código o link personalizado de la reunión, fondo personalizado, planificación de reuniones, opción de bloqueo de participantes en caso de reuniones privadas, gestión de usuarios y números de teléfonos de España al que poder llamar sin coste. Join.me para un equipo tiene un coste de 52€ al año, para 5 189€, para 10 máquinas 339€ y para 25 ordenadores 829€.

Es un buen software para la gestión de reuniones y comunicación entre empresas. Su fácil manejo y su rápida interfaz lo dotan de versatilidad para la tarea diaria, para asistir de manera telemática a reuniones o para llevar un control de decisiones que se toman en reuniones a las que no podemos asistir.

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Se trata de accesorios con los que recuperaremos la inversión realizada rápidamente, puesto que es una de estas cosas que mejorar mucho la productividad de la persona que los utiliza, puesto que le permite realizar varias tareas a la vez. Existen de distintos tipos y dependiendo de las características del puesto de trabajo que vaya a utilizarlos debemos elegir entre inalámbricos o cableados, uno o dos auriculares y con o sin diadema.

Lo más importante a la hora de elegirlos es la comodidad y la ergonomía, sobre todo para personas que los van a utilizar durante todo el día. Si no adquirimos un producto con el que se sientan cómodos acabarán por no utilizarlo y con ello habremos perdido la inversión y volveremos al punto inicial de este artículo, el escorzo cogiendo el teléfono y grabando datos.

Otro aspecto importante que debemos tener en cuenta es el nivel de ruido que existe en nuestra empresa. Si es alto debemos optar por modelos con dos auriculares y micrófonos con cancelación de ruidos, es decir, que no transmitan más allá de nuestra voz. Esto es algo con lo que hay que tener cuidado, ya sea con el teléfono o los micrófonos debemos ser conscientes de que transmitimos los ruidos de fondo y si alguien nos hace de apuntador en alguna conversación lo más seguro es que nuestro interlocutor lo escuche.

Por último una de las cuestiones importantes para el uso de los auriculares en la atención telefónica es la salud laboral de los operadores. Si se hace habitual coger el teléfono y a la vez realizar otras tareas acabamos por coger determinados vicios que acabarán produciendo contracturas o problemas de salud en hombros, cuello, espalda, etc. que al final implicarán días de baja o merma de la productividad por sobrecargas.

Por todo ello prácticamente no hay excusas para no utilizar este tipo de elementos en las empresas. No suponen un gasto importante, mejoran mucho la productividad de los usuarios y dan una imagen más moderna y eficaz de nuestro negocio. Elegir entre la amplia gama de dispositivos en el mercado irá en función del tipo de puesto de trabajo al que vayan destinados.

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Conviene planificar cuantas tomas de red existirán en una habitación concreta. Además en este sentido conviene ser previsor. La habitación que hoy es ocupada por un único despacho, mañana si las necesidades de la empresa así lo requieren, puede albergar a varios usuarios. Si no hemos planificado bien, nos encontraremos con un problema.
El recurso que se suele utilizar habitualmente para paliar esta deficiencia es poner un Swicht en la habitación que nos habilite las tomas de red que sean necesarias. Esto tiene como principal inconveniente la creación de cuellos de botella en las comunicaciones que harán que en momentos concretos y dependiendo de las utilización de la red que hagan dichos equipos la red se vuelva muy lenta.

Una de las precauciones que podemos tomar es doblar la dimensión que tendrán nuestras canalizaciones para el cableado. Si utilizamos elementos externos como canaletas o bandejas de cableado conviene gastar un poco más y que no queden totalmente completas, puesto que de esta manera será muy complicada la creación de nuevos puntos de red.

En este sentido si el cableado es interno, por tubo, conviene recordar que el límite de utilización del mismo es del 70%, y una vez utilizada esta capacidad será prácticamente imposible utilizar el tubo para otro nuevo cable. Dejar tubos libres para posibles nuevas instalaciones tendrá un coste mínimo en la instalación inicial y a la hora de ampliar nos facilita la tarea muchísimo.

Para evitar este tipo de situaciones debemos planificar las necesidades que tendrá nuestra empresa. No ahora, sino con una visión de futuro de 5 años vista como mínimo. ¿Tenemos intención de crecer? ¿Tenemos facilidad para tirar nuevos puntos de red desde el switch central? ¿Utilizaremos VoIP en nuestra empresa?

Otra de las cuestiones eternamente olvidadas en este sentido son las impresoras de red. En ocasiones ocurre que cuando se planifican los puestos que tendrá nuestra empresa se olvidan de habilitar puntos de red para las impresoras o otros dispositivos que puedan necesitar, como el caso de un NAS. Hay que tenerlo en cuenta para que no nos quede corta la instalación nada más terminarla.

Por último, indicar que una solución bastante solvente puede ser habilitar accesos inalámbricos, si nuestra instalación se quedó corta. Este aspecto puede suponer un ahorro importante de dinero y una solución técnica muy limpia a la hora de habilitar nuevos accesos a la red. Debidamente configurada la seguridad, es un recurso poco utilizado por las empresas pero realmente útil.

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Imagen | jdurham

Pongamos el caso de una empresa cuyo departamento de marketing o de comunicaciones está trabajando habitualmente con vídeo, y además de tratarlo tiene que ir moviendo los archivos, por lo general, pesados en la red interna. Muchas veces conviene invertir un poco más para que la conexión de este departamento sea de mejor calidad que las del resto. Una pequeña inversión en un Switch con conexión a 1 Gbps nos puede solucionar el cuello de botella.

Además una correcta segmentación de la red nos ayudará a mejorar la seguridad de la empresa, puesto que podemos establecer políticas de seguridad de forma más adecuada de acceso a la red, tanto interna entre departamentos como externos hacia internet para limitar su uso hacia determinadas páginas o permitir sólo otros.

Para ello necesitamos dispositivos que puedan ser configurables. La gama más baja de estos dispositivos de comunicación no nos permiten aplicar este tipo de políticas, lo que limita su uso al de simples conmutadores de comunicaciones. Se enchufan y simplemente funcionan. En este modo es muy cómodo pero nos impide segmentar la red si lo necesitamos.

En este sentido lo mejor es actuar con sentido común. Buscar dispositivos configurables, y modulares que podamos ampliar con tarjetas para añadirles un módulo que funciona a Gigabit, por ejemplo. De esta manera si en el día de mañana tenemos que ampliar nuestra red nos será sencillo hacerlo. Si hemos planificado bien la red, no tendremos mayores problemas que aplicar la configuración y con ello ganaremos en seguridad en nuestra organización.

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Se trata de una agenda de eventos que va recorriendo nuestro país ofreciendo información y propuestas para las pymes respecto a temas como la innovación, movilidad, seguridad y ahorro de costes en las comunicaciones. También planteará sus soluciones sobre las herramientas de colaboración en la pyme, o evolución de los data center.

Las fechas para los siguiente eventos recorrerán Barcelona el próximo día 29 de abril o Valladolid a los que ya se han celebrado en otras ciudades como Madrid o Palma de Mallorca. Una de las cuestiones que siempre nos gusta resaltar son los casos de éxitos, que nos explican como otras pymes han conseguido mejorar sus resultados gracias a las soluciones planteadas por este fabricante.

Entre las soluciones que nos plantean y que pueden ser muy interesantes para las pymes son las soluciones de comunicaciones unificadas que plantean un nuevo escenario para muchas empresas. Sin duda nos da una garantía de comunicaciones para nuestra empresa. Podríamos decir que es la empresa de referencia en este aspecto, y esto tiene un coste, puesto que no es precisamente barata. Hay otras alternativas a estas soluciones que iremos analizando próximamente.

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No se hasta que punto muchos de nosotros tenemos suficiente con un teléfono a la hora de concretar un negocio, coordinar una acción empresarial o un proyecto entre varios interlocutores. A muchas pymes les basta el teléfono a la hora de conseguir esta comunicación y no ven la videoconferencia como un valor añadido.

También creo que han probado poco el sistema, y no son conscientes de la calidad que hoy en día tienen los sistemas de videoconferencia. Por no hablar ya de los sistemas profesionales, más útiles para montar salas para este fin y quizás un poco lejos del alcance de las pymes si no se le da un uso muy habitual. Lo bueno de estos sistemas es que consiguiendo evitar una cantidad de viajes al mes, nos ahorramos gran cantidad de dinero y el retorno de la inversión es muy rápido.

Para que seamos conscientes de las posibilidades de una videoconferencia es muy importante planificarla y reservar tiempo para la reunión. Se trata de aprovechar el tiempo y tener el material preparado a la hora de comentar entre varios interlocutores un aspecto determinado de un proyecto. De esta manera se consigue que todos estén atentos y una reunión virtual que puede aclarar en 30 minutos muchos más aspectos que una semana de correos cruzados entre las partes.

Creo que la videoconferencia no termina de ser masivamente aceptada porque para muchos el vídeo no es un valor añadido. Podemos hacer una conferencia telefónica entre varios interlocutores, utilizar el correo electrónico o la intranet corporativa, pero para el vídeo no puede sustituir el contacto personal. Es cierto, pero no se trata de esto. Se trata de aprovechar las ventajas del vídeo para mejorar la productividad y espaciar en el tiempo la necesidad de este trato personal más cercano.

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Imagen | Kai Hendry

Se trata de una solución que nos permite por 39,90 euros más IVA disponer de una centralita inteligente con funciones de Broad Router, Firewall y VPN, un puesto de operadora IP y dos terminales Ip. La instalación y el mantenimiento está incluido en el precio, y como todos lo modelos de pago por uso, lo principal es no tener que realizar ninguna inversión inicial.

A medida que vamos añadiendo más puestos la solución empieza a ser menos interesante puesto que los costes mensuales son más altos y tal vez nos interese hacer una inversión inicial para hacernos con el equipo, aunque otra opción es adquirir los equipos por renting a 60 meses que también nos ofrece OKI.

Otra opción que podemos buscar a la hora de evitar la inversión inicial es contratar con una operadora de teléfonos que nos ofrecen centralitas y comunicaciones unificadas a cambio de un período de permanencia. Es cuestión de comparar las ofertas y tener en cuenta si queremos estar atados a ellos durante uno o dos años en las comunicaciones de nuestro negocio.

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