Certificados

La Agencia Tributaria está últimamente muy activa y hoy nos avisa de una nueva funcionalidad que incorpora a su Sede Electrónica que permitirá al contribuyente la consulta y modificación de sus datos censales de ingresos a cuenta y retenciones, sin necesidad de presentar un modelo 036 completo.

Se exige el certificado electrónico del propio contribuyente y por supuesto una conexión a Internet. De momento no está abierto para que dicha transacción la puedan realizar mediante la figura del apoderamiento. Si decide modificar sus datos censales, se realizarán las validaciones de forma on-line y los cambios quedarán aplicados automáticamente.

Las validaciones a las que se somete este nuevo formulario son las mismas que actualmente se hacen en la captura y aplicación de modificaciones de Ingresos a Cuenta y Retenciones procedentes del modelo 036. Si han obligado a las empresas a aceptar las notificaciones telemáticas no está mal que poco a poco vayan ampliando las funcionalidades que podemos hacer de forma online.

Más Información | AEAT
En Tecnología Pyme | Guía para adaptarse a las notificaciones telemáticas: La Agencia Tributaria

La AEAT a puesto a disposición de todos los ciudadanos un nuevo buscador de legislación de la AEAT y nueva aplicación de certificados. En el primer caso se trata de una búsqueda avanzada que hace más útil y sobre todo rápido poder afinar los resultados que nos muestra para que realmente nos sea útil.

No sólo nos permitirá encontrar normativa al respecto de un tema sino que también nos ofrece la posibilidad de mostrar en los resultados las preguntas frecuentes, documentación técnica, contenido informativo o acceso a los menús que nos llevan a estas opciones. Sin duda se trata de una herramienta destinada a ahorrar tiempo, sobre todo si sabemos cómo buscar.

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Si hay algo que tengo claro respeto al uso de las nuevas tecnologías en la empresa es que cada día el uso de la administración electrónica será cada vez mayor. Esta es una buena noticia para la empresa, supone menos tiempo en ventanillas o menos tiempo de desplazamientos a las distintas administraciones.

Pero para las empresas exige también una inversión, tener una línea de Internet con la cual conectarse para realizar los distintos trámites, pero también una formación adecuada en todo lo que se refiere a firmas electrónicas, certificados digitales, etc. Y esto es un proceso que no todos están realizando de la forma más conveniente, ni con las debidas medidas de seguridad.

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Es más cómodo dar nuestro certificado electrónico a un tercero que tener que personarnos ante la Agencia Tributaria o realizarlo por Internet para realizar un apoderamiento electrónico, de manera que al final parece que las empresas desconocen o no usan la figura del apoderamiento electrónico. El resultado es que no se custodian los certificados electrónicos, es decir, la identidad digital de nuestra empresa de forma adecuada.

Es más cómodo que nuestro gestor tenga una copia del certificado electrónico directamente instalado en su navegador. Y ya puestos, pues también lo tenemos en el equipo de la oficina, en el de casa o se lo ha llevado el responsable de contabilidad para poder realizar algunos trabajos desde su propio domicilio. Es de lo más cómodo, pero si somos sensatos y lo pensamos detenidamente no haríamos lo mismo con nuestro DNI y nuestra firma.

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Muchos de nosotros utilizamos el equipo portátil con fines profesionales. En nuestro equipo portátil podemos tener información de nuestros clientes, información personal o información fiscal o financiera, ya sea nuestra o de nuestra empresa. Por no hablar de si tenemos un certificado digital instalado para firmar documentos. Pues bien toda esta información que puede resultar sensible debería estar en un directorio cifrado de archivos en los equipos portátiles.

No se trata sólo de saber qué ocurrirá si perdemos o nos roban nuestro equipo. Suponemos que tenemos la información protegida, pero dependiendo de si el uso del portátil es personal, en muchos casos no se utiliza el cifrado o en la instalación del certificado digital que nos permitirá firmar documentos no hemos elegido la opción de seguridad más segura y por lo tanto no nos pedirá contraseña para firmar. Total para qué, si este equipo sólo lo utilizo yo.

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Poco a poco, quizás más despacio de lo que a muchos nos gustaría, los certificados y las firmas electrónicas se van imponiendo cada vez más y no es raro encontrarnos documentos que vienen firmados de esta manera. Pero muchas veces tenemos dudas acerca de la validez de las mismas. Si estamos en esta situación siempre podemos acudir a un servicio como Valide, opción para comprobar la validez de firmas electrónicas y certificados disponible a través de la página del 060.

Además nos incluye la posibilidad de validar sedes electrónicas de organismos oficiales. En muchos casos cuando intentamos acceder a una de estas sedes nos pide que aprobemos el certificado, o que la propia página intenta identificarse a sí misma, lo cual no es del todo una garantía de seguridad. Bastará con introducir la URL de la sede electrónica a la que nos queremos conectar para realizar la comprobación oportuna.

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Una vez que ya estamos operativos y nos hemos dado de alta en las notificaciones telemáticas conviene tener claro los periodos de caducidad de nuestros certificados, sobre todo porque su renovación es muy sencilla si están vigentes, pero se complica algo más si ya están caducados por eso hoy en la entrega de la guía para adaptarse a las Notificaciones telemáticas hablaremos de la renovación de los certificados.

Para renovarlos el proceso es un poco distinto ya sea un certificado de nuestro DNIe o un certificado que pedimos al CERES. En el primer caso tienen una vigencia de treinta meses y podemos renovarlos desde un mes antes de su caducidad hasta que caduque nuestro DNIe. Para ello debemos personarnos en una oficina de expedición del DNIe y seguir el proceso en las máquinas de verificación del DNIe.

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Seguro que si habéis renovado el DNIe en los últimos tiempos ya disponéis del nuevo carnet de identidad que incorpora un chip en el cual se incorporan los certificados de identidad de usuario y de firma electrónica que permiten identificaerse de forma telemática con total garantía. Esta es la opción más segura y vamos a intentar ofrecer las principales características que debemos cumplir para utilizar el DNIe para identificarnos telemáticamente.

Lo primero que debemos saber es nuestra clave de acceso, personal e intransferible, el PIN, que debemos introducir para identificarnos en la web. Esta clave nos la facilita la Policía en el momento de expedición del documento. Lo normal es una vez expedido cambiar dicha clave, pero si no lo hicimos o no recordamos nuestra clave o PIN tendremos que acudir a una comisaría que expida DNIe para hacerlo. El proceso es muy sencillo.

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La factura electrónica viene a sustituir a la factura tradicional, pero en muchos casos en algunos aspectos muchos tienen dudas a la hora de ver que camino tomará en el futuro. Juristas y economistas debatieron sobre algunos puntos que tienen que ver con la factura electrónica y las conclusiones que podemos extraer es que la factura electrónica tendrá valor legal ante un juzgado.

No podría ser de otra manera, a nivel lógico, puesto que la factura electrónica viene a ser en formato digital idéntico a la factura en papel. Si el formato ha sido adoptado con las debidas garantías el valor probatorio de la factura electrónica no debería estar en discusión. Para ello los jueces deben contar con las herramientas adecuadas para comprobar su validez.

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