Calendarios

Muchas empresas y usuarios tienen el correo electrónico como su centro de negocios. A través de el histórico de correo pueden llegar a completar toda la información que necesitan de un proyecto y resolver las dificultades que aparecen en otro tirando del archivo, puesto que para ellos la base de datos es el correo electrónico.

Estos son los usuarios que mantienen un histórico de correo electrónico desde hace años, esta completamente ordenado por años, carpetas, etc. y cuando tenemos que saber si le hicimos el descuento al cliente por un determinado concepto o por otro. Para estos usuarios o estas empresas perder el correo electrónico significa un daño irreparable.

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Muchas de las aplicaciones de la suite de Zoho utilizan o necesitan la funcionalidad de calendario. Para integrar las aplicaciones y conseguir una buena interrelación entre las mismas Zoho lanzó el año pasado Zoho Calendar, como un calendario que cumpliera con esta función. Ahora Zoho Calendar sale a producción.

El calendario es similar en su concepción al de su homónimo en Google. Se permite la creación de eventos que serán codificados por color. A parte de crear varios calendarios, los usuarios podrán suscribirse a calendarios externos que sean compartidos por terceros. Tenemos la opción de compartirlos sólo en modo lectura o también permitir que terceros realicen modificaciones en los mismos.

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Una de las opciones que tiene Google para atraer a los usuarios corporativos son las facilidades de migración de correo desde Microsoft Exchange o Lotus Domino hacia Gmail, y las versiones de pago del conocido correo de Google. Estas aplicaciones son una poderosa razón, indispensable en muchos casos, para convencer y facilitar la migración para las grandes empresas. Pero para las empresas más pequeñas faltaba una herramienta similar. Ahora Google ofrece herramientas de migración de correo de Outlook a Gmail.

Se trata de una heramienta para el usuario final que permite mover todo nuestro correo electrónico, calendario y agenda de contactos desde Outlook a Google Apps, moviendo los perfiles, archivos PST y cuentas exchange. Es una opción muy cómoda que ayudará a más de uno a dar el paso hacia el alojamiento de su correo corporativo en Google Apps.

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Cómo hoy es fin de año y tenemos que prepararnos para el nuevo año vamos a comentar el calendario de días inhábiles de la Administración para 2010 que nos ayudará a cumplir con los plazos de nuestras obligaciones como empresas a la hora de realizar distintos trámites. El calendario refleja los días inhábiles para la administración del estado y comunidades autónomas.

Se consideran días inhábiles en todo el territorio nacional:

los domingos y los días declarados como fiestas de ámbito nacional no sustituibles, o sobre las que la totalidad de las Comunidades Autónomas no ha ejercido la facultad de sustitución

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Hablábamos el otro día de la utilidad de servicios como Google Calendar para facilitar la organización de calendarios conjuntos (evitar que se solapen fechas, concertar reuniones o entrevistas, etc.). Si lo que nos interesa es sobre todo la programación de reuniones, existe una utilidad complementaria que simplifica enormemente la tarea, Tungle, un servicio web creado con este propósito.

Podemos definirlo como un complemento a nuestro programa de gestión de calendarios, puede ser Google Calendar, Microsoft Outlook o iCal de Apple, que nos permitirá proponer fechas y horarios para una reunión sin necesidad de que los otros asistentes sean usuarios del servicio. El sistema les envía un correo electrónico con un enlace al calendario en el que aparecen destacados los días y horas propuestos y, tras elegir uno de ellos, se remiten correos de confirmación a los asistentes y se añade la cita en nuestra aplicación de calendario en caso de ser usuarios de Tungle.

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Tener acceso a la planificación de tus compañeros de trabajo es una magnífica forma de mantener organizado el trabajo de un equipo evitando llamadas, correos y el clásico “luego te llamo que voy a ver como tenemos la semana”. Existen sistemas profesionales que nos permiten hacerlo, pero no suelen ser accesibles a las pymes más pequeñas. Google Calendar es una herramienta que nos permitirá organizarnos de forma sencilla sin cambiar demasiado el sistema con el que ya trabajamos.

Es un calendario online, pero con varias particularidades que lo hacen muy interesante, la posibilidad de permitir el acceso al calendario a otras personas, suscribirse al mismo e incluso añadir o editar los eventos que hemos creado en él, sus capacidades de sincronización con clientes de escritorio como Microsoft Outlook, que nos permitirá utilizar el servicio integrándolo en nuestro sistema de trabajo habitual y el acceso desde dispositivos móviles, que lo deja disponible en casi cualquier momento y lugar.

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Si sois entusiastas seguidores de las aplicaciones de Google estáis de enhorabuena, porque se ha presentado Google Sync. Bueno, más que una presentación ha sido un aumento en sus funcionalidades ya que el servicio ya estaba disponible para los teléfonos blackberry. Ahora parece que Google descubre que existen más teléfonos.

Los nuevos beneficiados son los teléfonos con Windows Mobile, que implementa el protocolo ActiveSync como también lo hacen los terminales de apple, los Iphone. . Para estos últimos Google recomienda que se realice una copia de seguridad de los datos, dado que estos últimos pueden perderse. Además Iphone ya implementa su propia opción de sincronización con gmail. Los móviles con sistema operativo Symbian, casi todos los Nokia y Sony Ericsson también podrán acceder a este servicio.

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Lejos han quedado los tiempos en que muchas funcionalidades a nivel de software y hardware se quedaban en las grandes empresas. Una pyme podía aspirar a compartir archivos en su red y poco más, pero tal vez, los fabricantes para ampliar mercado han desarrollado productos que siendo similares a los desarrollados para grandes empresas, se ajustan en precio y requisitos para funcionar a las pequeñas empresas.

El desarrollo de proyectos opensource parece que está obligando a Microsoft a competir en la gratuidad de productos y suele lanzar en paralelo a software de pago, desarrollos sin coste que van incluidos por ejemplo en las versiones de su sistema operativo de servidores.

Toda esta introducción es para indicarnos que en nuestra empresa, aunque solo sean 5 PCs conectados en red, puede disponer hoy día de lo que se llama intranet, un lugar accesible a través del navegador web donde podemos entre otras muchas cosas centralizar las decenas de archivos que tenemos en carpetas de nuestra red.

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