Además supone un anticipo de lo que será Alfresco in the cloud, un nuevo servicio de colaboración online multiusuario que actualmente se encuentra en fase de pruebas. Se trata de dar respuesta a las nuevas exigencias en la forma de trabajar de muchas empresas, más social, desde cualquier sitio y con cualquier dispositivo.

Entre las nuevas características de Alfresco Enterprise 4 podemos destacar las siguientes:

• Mejor soporte para dispositivos móviles no sólo gracias a la aplicación que tienen disponible para iOS, sino para cualquier otro dispositivo, ya sea móvil o tablet.
• Mejoras sociales en el ciclo de vida de los documentos, que permitirán a los usuarios marcan contenidos como “me gusta” o “seguir” a otros usuarios.
• Integración con aplicaciones de productividad como Microsoft Office, GoogleDocs, Apple iWork on iPad, Quickoffice HD, PDFExpert, Adobe Creative Suite y otras muchas.

Por último un movimiento interesante que anuncian para esta primavera como parte de su estrategia en la nube es la integración con Dropbox, que permitirá a los usuarios promocionar contenido que tengamos en este disco duro virtual en Alfresco.

Me parece que Alfresco realiza una apuesta valiente para tratar de ofrecer una solución que muchas empresas demandan para la gestión de contenidos de forma segura y eficiente. Aunque muchos no lo tengan del todo claro parece que la apuesta de la nube cada vez gana más adeptos y poder trabajar desde cualquier sitio y con cualquier dispositivo cada vez es más importante.

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Los datos se han publicado en el Índice Global de recuperación ante desastres de Acronis de 2012. La confianza de las empresas en su capacidad de copia de seguridad y recuperación de desastres ha aumentado un 14%, frente a los datos recogidos el año anterior. La empresa cree que tiene las herramientas adecuadas para esta tarea.

Además dos de cada tres empresas revisan sus planes de copia y recuperación con más regularidad, realizando las pruebas adecuadas para comprobar su funcionamiento. Sin embargo, en las más de 6.000 pequeñas y medianas empresas encuestadas se constata como el gasto previsto se congela para la realización de copia de seguridad.

Otra cuestión que llama la atención es cómo casi dos tercios de los encuestados, en concreto el 64%, señala como causa más común de fallos de sistemas el error humano. Si tenemos en cuenta que la media de inactividad por un problema es de 2,2 días, tenemos el coste que supondría en nuestra empresa, de forma aproximada.

El reto de las empresas es dar una respuesta adecuada a los entornos virtualizados y en la nube que cada vez son más frecuentes. Como siempre en este tipo de estudios es necesario observar los datos con cuidado, dado que la empresa que encarga el estudio es parte en el negocio. Además a pesar de la recogida global de datos España no está entre los países en los que se han recogido.

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En parte es consecuencia del aumento del volumen de los datos generados por las empresas. Éstas a su vez exigen cada vez servicios de calidad para que los datos estén guardados en almacenamientos que sean redundantes y garanticen alta disponibilidad desde cualquier tipo de dispositivos, ya sean equipos de sobremesa o teléfonos móviles.

Dos son los aspectos en los que la empresa pone el énfasis para la adopción de este tipo de tecnología. Empezando por un ahorro de costes que signifique para la empresa una reducción de costes en el almacenaje y custodia de la información garantizando un acceso a los datos mejor que si estuvieran en nuestras propias instalaciones. Si no se consigue una oferta lo suficientemente atractiva sin duda la empresa seguirá optando por la custodia local de datos.

Por otro lado la exigencia del cumplimiento de la LOPD por parte del proveedor de servicios es un aspecto que las empresas se aseguran de comprobar antes de contratar el servicio. En todo caso, lo cierto es que no solo el precio es un factor a tener en cuenta a la hora de elegir donde guardamos los datos en la nube.

Aunque tendríamos que acoger con las debidas reservas un estudio realizado por una empresa que se dedica como parte de su negocio a facilitar estos servicios, lo cierto es que no deja de transmitir demandas que los clientes, que no son otros que la empresa española, hacen al proveedor de alojamiento.

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Esta actualización mejora las opciones de copia de seguridad y las capacidades de acceso remoto de los productos Network 2 de LaCie. Facilita la duplicación de los datos en otro NAS compatible fuera de la oficina, de manera que permite tener una copia de seguridad de manera cómoda fuera de las oficinas. De esta forma tenemos la prevención de desastres que puede asegurar la continuidad de negocio ante cualquier problema.

Además se simplifica el acceso al NAS de forma remota. Basta con crear un nombre exclusivo para el almacenamiento en red en el panel de control del NAS para acceder al dispositivo desde una URL del tipo mynas.lacie.com/nombre. Esto facilita tener disponibles los documentos desde cualquier lugar, ya sea desde nuestra casa o aprovechar las aplicaciones para iPhone o iPad que tenemos para optimizar la conexión desde estos dispositivos.

La actualización NAS OS 2 (versión 2.2) es compatible con todos los productos Network 2 y ofrece compatibilidad con sistemas Windows y Mac OS. Los usuarios de estos dispositivos pueden actualizarse de forma gratuita. Lo cierto es que este tipo de dispositivos cada vez tienen más funcionalidades y la diferencia con un servidor de gama baja cada vez es menor. Para muchos usuarios con pocos conocimientos de administración puede resultar más sencillo su uso que un servidor.

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Cuando implementas algo nuevo en la empresa el cambio puede resultar algo difícil, especialmente durante una recesión prolongada. Aunque si recibes estos nuevos cambios sin miedo, puede ser la clave del éxito. Las siguientes sugerencias te pueden ayudar a como introducir la tecnología de la que necesitas para tener tu negocio en primera linea.

La aplicación de las nuevas tecnologías pueden construir o mejorar enormemente tu negocio, pero el cambio también puede causar nerviosismo en el lugar de trabajo. Afortunadamente, hay cosas que puedes hacer para que la transición no sea dolorosa. En el mercado actual, los dueños de negocios se enfrentan a nuevos retos. Tu negocio puede crecer como una Cloud Company (compañía de nube o en la) o algo por el estilo.

Los empleados pueden sentirse “perturbados” por las nuevas innovaciones o preocupados por apartarse de la rutina. La implementación de nuevas tecnologías incluso con lo estrictamente necesario a saber, puede conducir a la incertidumbre, los rumores y la resistencia.

Es importante que los dueños de negocios deban incluir en sus planes y conocer a los ejecutivos claves y líderes de equipo desde el principio. Pedirles su opinión y hacer hincapié en que los nuevos sistemas y procedimientos no son un reflejo de los resultados anteriores. Explicarles que más bien es el camino hacia un futuro más exitoso.

Es obvio que no puedes compartir todos los detalles de TI y seguridad mejoradas con todo el mundo, pero intenta ir por un camino equilibrado. Manten el ambiente sobre los cambios y sigue haciendo hincapié en las cualidades de ahorro de tiempo que mejorarán la probabilidad de que tus empleados estén encantados de aceptar nuevas técnicas.

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El almacenamiento de datos es como una materia prima que se utiliza en los asuntos de la vida cotidiana. La gente tiende a hacer el mejor uso posible de este servicio poniéndose en contacto con los proveedores que pueden asegurar la protección de sus datos y el cumplimiento de las tarifas/precios.

Las soluciones de almacenamiento de datos son ofrecidas por muchas empresas de renombre que garantizan la satisfacción del cliente. Las empresas que requieren un almacenamiento seguro y estable de la información puede beneficiarse mucho de estos planes de almacenamiento.

Soluciones de almacenamiento de datos sin coste

Estos servicios son para un período de tiempo limitado, la idea de estas compañías o lo que esperan es que los clientes se registren de forma permanente una vez lo prueben un tiempo. Los archivos y toda la información confidencial deben ser almacenados de forma responsable para evitar el acceso no autorizado o uso indebido.

La mayoría de las soluciones de almacenamiento de datos ofrecen espacio de almacenamiento gratuito para los clientes sin ningún cargo. El uso más popular de estos servicios es para almacenar fotografías y archivos de música. Las personas confían sus ficheros y documentos confidenciales a las manos de estos proveedores de servicios sin investigar sobre el sitio web o de la legitimidad de la empresa.

La perdida de datos

Uno debe estar completamente consciente de las desventajas e inconvenientes de las soluciones de almacenamiento de datos gratuitos. Los sitios Web que ofrecen este servicio en Internet a menudo no tienen nada que ver con el almacenamiento. Se sabe de estafas y fraudes sobre datos sensibles que algunas personas depositan en sus “bóvedas”, y que son usados o “perdidos” de una manera muy reservada.

Hacer una base de datos y encriptar la información confiando en un adecuado almacenamiento de datos de solución libre para empresa es importante. Las empresas deben invertir de forma inteligente en las soluciones adecuadas de almacenamiento de datos. Los depósitos de la información deben ser seguros en todo momento. Un administrador capacitado debe manejar todas las transferencias de información en el sistema.

Mantenimiento de archivos

El mantenimiento y la indexación de archivos y carpetas también es muy importante. Una empresa de datos de almacenamiento gratuito que ofrece espacio adicional para los consumidores, muchas veces, este espacio adicional se da después de cobrar una tarifa especial por parte del cliente. Muchas soluciones de almacenamiento de datos proporcionan una copia de seguridad e información sobre la cantidad de datos almacenados.

Los clientes deben poder acceder a los datos en todo momento del día. Incluso si se produce una caída del servidor, la mayoría de los clientes pueden acceder a archivos a través de un software especialmente diseñado y pasarelas que no obstaculicen la actividad del consumidor. Todos los datos están respaldados y asegurados antes de que ocurra el daño.

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Imagen | torkildr | CarbonNYC

En primer lugar teniendo en cuenta que el servicio se integra a la perfección con Office Web Apps, lo que quiere decir que cualquier documento ofimático que subamos a la nube podemos abrirlo con esta solución ofimática de Microsoft en la nube, de manera que los problemas que podemos sufrir por el respeto de los formatos que puede sufrir al abrirlo con Google Docs no nos afectaría en este caso.

La edición de documentos se puede realizar ahora de forma colaborativa online, de manera que podemos trabajar un documento de Word, Excel o un presentación entre varias personas editando de forma simultánea. Y cada uno verá los cambios en los que está trabajando el otro. Esto puede acelerar la forma de trabajar en las organizaciones sin importar donde se encuentra cada miembro del grupo de trabajo.

Además como SkyDrive en su versión web tiene soporte de subida de archivos con HTML5 podemos arrastrar archivos desde nuestro escritorio y soltarlos en el navegador web. Podemos compartir archivos y carpetas con otros usuarios igual que hasta ahora, aprovechando estos 25 GB de espacio en la red como un repositorio documental para nuestra empresa.

Además si utilizamos redes sociales como parte de nuestra forma de trabajar podemos compartir documentos a través de Facebook o LinkedIn, por ejemplo presentaciones, tutoriales de productos o manuales, por citar algunos ejemplos. Se trata no sólo de aprovechar los documentos a nivel interno, sino también compartirlos.

Por último han comenzado a apostar por la movilidad, con clientes para iOS y Windows Phone 7, lo que supone un buen paso adelante para reducir la ventaja que le llevan otros productos en lo que respecta al trabajo con múltiples plataformas y desde cualquier lugar. Como pero le podemos poner la manera que tiene de sincronizar documentos que sería a mi entender su punto más débil. De todas formas se convierte en una alternativa bastante seria a la Google Docs o Dropbox.

Vía | Genbeta
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Claro que esto tiene un matiz importante, puesto que el tamaño de las empresas varía por países y en Estados Unidos lo que se considera un Small Business llega hasta los 500 empleados, lo que excede el ámbito de las empresas de la mayoría de los países, lo cual desvirtúa un poco la cifra. Aún así, los datos son más que prometedores, tanto en cuanto su interés por parte de empresas como en la rapidez de adopción.

Microsoft ha ofrecido recientemente una actualización del producto que incluye algunas mejoras, entre ellas la compatibilidad de Lync para sistemas Mac, su apertura a nuevos países o mejoras del soporte para Windows Phone 7.5. Pero también dando respuestas demandas de las empresas con un nuevo servicio SharePoint Business Connectivity Services (para conexión con aplicaciones ERP o CRM); y la mejor integración con SkyDrive, el servicio de almacenamiento en la nube.

Lo bueno en estos casos al ser un software bajo modelo SaaS es que las empresas que utilizan ya Office 365 tienen estas mejoras de forma automática. Algunas de las cifras que ha ofrecido Microsoft sobre Office 365 son muy llamativas. Su adopción ha sido ocho veces más rápida que la del anterior producto que ofrecía. Teniendo en cuenta que Microsoft tenía un déficit en sus servicios online importante, que ahora no hace sino intentar recuperar con Office 365.

El reto es mejorar su acceso desde cualquier tipo de dispositivo, haciendo que la movilidad sea más efectiva en un momento como el actual donde las empresas además de poder acceder a sus datos y aplicaciones desde cualquier sitio quieren acceder desde cualquier dispositivo. Este es el reto y quizás la solución venga de la mano del próximo Windows 8. Lo cierto es que me gustaría ver su nivel de adopción en nuestro país ya que no me he encontrado con ninguna empresa que lo use. ¿Cuál es vuestra experiencia con Office 365?

Vía | Genbeta
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Se trata de la copia de seguridad que nos permitirá seguir trabajando ante cualquier problema o desastre total en nuestros sistemas. Por eso es aconsejable custodiarla en un lugar fuera de la empresa, de manera que lo más recomendable es realizarla en un soporte externo que podamos sacar con facilidad de la empresa y en caso de ser necesario poder trasladar de nuevo para restaurar el sistema.

Para las empresas que realizan sus copias de seguridad con regularidad no hay ningún problema. No será más que una copia completa más de las que realizamos habitualmente. Para las empresas que no realizan dicha copia de forma periódica tendrán que tener una serie de factores en cuenta:

• Identificar la información de la que debemos realizar copia. Aquella información sin la cual no podríamos volver a trabajar de forma rápida. Información de facturación, bases de datos de clientes, etc.

• Reunir la información crítica que en pequeñas empresas que no disponen de almacenamiento centralizado puede estar repartida por carpetas compartidas de distintos equipos. Tendremos que realizar la copia de tanto equipos como sea necesario.

Ya que no lo hacemos de forma regular a lo largo del año, por lo menos debemos tener una copia que nos permita no tener que partir de cero si tenemos cualquier incidente. Además de esta manera podemos aprovechar para hacer limpieza de información obsoleta o duplicada que poco a poco vamos acumulando en los equipos y que sólo contribuyen a que nos cueste más encontrar lo que realmente estamos buscando.

En Tecnología Pyme | El objetivo de la copia de seguridad es asegurar la continuidad del negocio
Imagen | cogdogblog

Por lo menos lo que se refiere al almacenamiento centralizado, en servidor, accesible para todos los usuarios de la empresa que tengan permisos. Este será el espacio donde realizaremos seguramente las copias de seguridad, de bases de datos, de carpetas y archivos, etc. Y lo cierto es que muchas veces antes de ampliar deberíamos ordenar lo que ya tenemos.

Porque el espacio de almacenamiento no se puede convertir en un agujero negro, donde va toda la información por duplicado, triplicado, etc. simplemente porque no tenemos una organización documental adecuada y vamos llenando el servidor con archivos iguales, con distinto nombre, o simplemente que han ido anexos a la documentación de un proyecto en distintas fases.

Eficacia en la organización

De esta forma, en un mismo proyecto hemos casi triplicado la información que deberíamos guardar de dicho proyecto. Aunque sean departamentos diferentes los que ejecutan cada una de las fases se debe organizar una organización más eficaz para evitar tener triplicado este espacio. Un software que permita tener un control sobre el uso de las versiones de documentos o un gestor documental en caso de necesitarlo pueden sernos de ayuda.

Además hay que tener cuidado con el escáner u otros elementos de red que manden los documentos que procesan directamente a un almacenamiento en el servidor. Este puede ser el caso de una fotocopiadora multifunción con conexión de red que utilicemos para este tipo de cuestiones. En muchas ocasiones se escanea el documento, se copia y se lleva al disco local del usuario para su edición.

Y se olvidan del documento. De esta manera se van acumulando en el servidor una serie de imágenes que al final no se sabe si se pueden borrar, si ya se han copiado por los usuarios o no. Si utilizamos funcionalidades semejantes es necesario tener una política clara para evitar que se convierta en una carpeta que poco a poco nos va comiendo el espacio disponible.

Políticas claras de envío o uso de adjuntos en los correos internos

Lo mismo podríamos decir con el envío de ficheros adjuntos en el correo electrónico. Un número muy alto de dichos correos se mueven en las empresas a nivel interno. De un departamento a otro no podemos enviarnos un archivo por correo electrónico, sino que debemos enviarnos el enlace o la ruta a dicho documento en el servidor. De esta manera también haremos que tantos nuestros buzones como nuestro servidor de correo necesiten menos espacio.

Por supuesto una política clara de correos corporativos sin mezclar con los personales. Casi es mejor dejar que los usuarios puedan consultar sus cuentas de correo personales de Yahoo, Gmail, etc. en determinados momentos del día que acaben por utilizar la cuenta de trabajo como forma de comunicación personal.

Optimización de las bases de datos

Las bases de datos ya son un punto y aparte. Es más una cuestión operativa que de espacio. Una buena organización de la información, un buen mantenimiento de los registros harán que la base de datos funcione como debe, de manera que sea totalmente operativa, sin sufrir problemas de lentitud que en ocasiones pueden llevar a frustrar a muchos usuarios.

En muchos casos el problema en el uso del espacio viene de la consideración que hacen del mismo los usuarios. No es lo mismo el espacio que tenemos en los discos duros de las estaciones de trabajo, que en la mayoría de los casos está infrautilizado, y donde se suele permitir a los usuarios guardar sin limitaciones que el uso del espacio compartido en el servidor, que aunque parezca infinito un mal uso del mismo nos llevará a agotarlo rápidamente.

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