Almacenamiento

Muchas empresas se encuentran desbordadas a la hora de gestionar su documentación, donde el paso al mundo digital ha supuesto una gran ayuda pero llegado el momento nos vemos en la necesidad de buscar un sistema que nos simplifique el trabajo y sobre todo encontrar los documentos que necesitamos. Organizar nuestra información con la intranet permite la gestión documental en la empresa.

La intranet podemos gestionarla de muchas manera, ya sea como una web interna, o como la parte privada de nuestra web corporativa. Con las debidas precauciones de seguridad no debe haber ningún problema. En ella podemos ir añadiendo distinta documentación relativa a nuestra empresa, sus procedimientos o nuestros proyectos o clientes.

Muchas empresas pequeñas acaban por realizar las copias de seguridad en una simple memoria USB. Teniendo en cuenta lo fácil que es perder estos dispositivos o que en un momento dado caigan en manos poco indicadas no está de más buscar dispositivos que nos ofrezcan un extra de seguridad. Este es el caso de Corsair Padlock 2, una memoria USB con código de seguridad.

En este caso además de una protección para la seguridad de nuestros datos incluyen una protección física que dotará de una duración de nuestras memorias que va más allá de lo habitual. Tiene una protección que nos garantiza que resistirá casi cualquier caída o golpe que pueda sufrir gracias a su carcasa de goma, lo que la hace muy adecuada para trabajar en ambientes exteriores, donde es más sencillo sufrir algún percance.

Muchas veces hemos tratado qué es más conveniente para una pequeña empresa, un servidor o un NAS evaluando las ventajas y desventajas de ambos sistemas. Hoy en día la línea que separa distintos dispositivos se va diluyendo y a la hora de elegir entre un servidor o NAS la diferencia cada vez es más escasa.

Los discos duros de red avanzados cada vez incluyen más opciones en su configuración que pueden ser interesantes para las empresas, desde un servidor web, por si queremos alojar nuestra intranet o nuestra web corporativa hasta un sistema de privilegios de usuario que nos permita gestionar a que lugares tiene acceso determinados grupos o usuarios.

Muchas empresas no necesitan un servidor pero sin embargo a la hora de compartir archivos y documentos de forma centralizada es un NAS (Network Attached Storage) o lo que en román paladino podemos traducir como un disco duro de red. Hoy vamos a ver el Synology DS710+, un potente NAS para la pyme.

Dentro de la gama que nos ofrece el mercado en estos sistemas de almacenamiento en red este modelo destaca sobre todo por la potencia que le proporciona un procesador a 1,67 GHzy, 1 Gb de memoria DDR2 a 800Mhz, unos valores muy interesante si vamos ha tener un uso intensivo de la red y varias personas accederán a la vez al dispositivo.

Una de las cuestiones que tarde o temprano toda empresa tendrá que afrontar será el paso del papel al formato digital. Muchos desconocen aún la posibilidad de la digitalización certificada que nos permite no tener que guardar facturas y documentos que nos puede requerir la Agencia Tributaria en cualquier momento. Una de las opciones que tenemos viene de la mano de DigitalDocu que nos plantea la posibilidad de tener la digitalización certificada en modelo SaaS.

La ventaja de este modelo es el ahorro de inversiones iniciales para comenzar a trabajar con la digitalización certificada. Sólo necesitaremos un ordenador, un escáner con tecnología TWAIN, un navegador web y por supuesto acceso a banda ancha. Estos requisitos estarán presentes en un 90% de las empresas que estén interesadas en esta tecnología.

Una de las cuestiones en las que las empresas se muestran más interesadas es en las distintas opciones que tiene a la hora de deshacerse del papel en la empresa. Llega un momento en que archivar y guardar todos los documentos requiere un esfuerzo importante, con lo cual muchas optan por el escáner digital como solución para ir eliminando el papel.

Por lo general las soluciones de escáner vienen integradas en distintos tipos de máquinas multifunción, ya sean pequeñas impresoras de tipo personal, o grandes impresoras, fotocopiadoras, escáner, etc. Dependerá la adopción de uno u otro tipo de la cantidad de documentos que vamos a digitalizar. Si se trata de comenzar con el papeleo diario en una oficina pequeña, un escáner básico puede ser suficiente.

Si bien no solemos estirarnos mucho en el blog con las novedades de hardware, en ocasiones encontramos productos que por sus características encajan especialmente bien en un entorno de trabajo como el de las pymes. En este caso me gustaría hablaros de tres productos de la marca Freecom, dos discos duros y un accesorio que puede ser muy útil en diversas situaciones. Vamos a echar un vistazo a un disco duro portátil muy resistente, el Toughdrive, una unidad de escritorio con cifrado por hardware, el Data Tank, y por último al Hard Drive Dock, una unidad en la que insertar discos duros tradicionales y utilizarlos como uno externo.

El caso es que bien por la seguridad que ofrecen mediante el cifrado por hardware de los datos, bien por su resistencia a golpes y caídas bien por lo prácticos que pueden resultar para reutilizar viejos discos duros sin necesidad de emplear carcasas, los tres productos pueden sernos útiles en un entorno profesional en el que el aprovechamiento de los recursos y disponer de un entorno seguro en el que almacenar la información son hoy en día características muy a tener en cuenta.

Aunque sus productos se orientan también al mercado de consumo, Synology es una empresa especializada en productos NAS (almacenamiento en red) con algunas soluciones muy interesantes para las empresas, tanto en lo referente al hardware como al software que integran sus dispositivos, con algunas características que nos permiten plantear la posibilidad de utilizarlos como sustitutos de los servidores tradicionales.

Tienen modelos que pueden cubrir desde las necesidades de una pequeña oficina hasta los requerimientos de un centro de datos corporativo, con capacidades de hasta 16 TB de almacenamiento junto con unos datos de consumo y nivel de ruido bastante aceptables para lo que suele ser habitual en este tipo de productos. Hay bastante donde elegir y con todo tipo de configuraciones, pero los modelos que más me han gustado son los “todo en uno”, sobre todo por el software que incorporan.

Pueden actuar como servidor de correo, servidor web, servidor de impresión, dispositivo de copia de seguridad en red, etc., y son compatibles con Windows, Linux y Mac, integrándose perfectamente en dominios Windows gracias al soporte para Active Directory. Toda la configuración y gestión se lleva a cabo a través de una interfaz web, a la que podemos echar un vistazo gracias a la demo de la que disponen en la página de la empresa. Permiten además la instalación de un buen número de aplicaciones de terceros, en general orientadas a su uso como servidor web, y que van desde gestores de contenido tipo Joomla a gestores de bases de datos como phpMyAdmin.

En fin, todo un mundo de posibilidades donde elegir. No son los equipos más económicos que he visto pero su precio tampoco está por las nubes, y son una opción interesante sobre todo si pensamos aprovechar sus posibilidades como servidor, en cuyo caso ese entorno “abierto” que ofrecen nos será realmente útil. Si únicamente necesitamos almacenamiento en red no es que sean una mala alternativa, pero tenemos desde luego mucho más dónde elegir en el mercado a precios quizá más ajustados a ese uso.

Más información | Synology
En Xataka | Synology DS409m ofrece hasta 8 GB para nuestros archivos

Uno de los principales problemas hoy en día en la empresa es la ingente cantidad de datos que tenemos guardados y de estos además las copias de seguridad, la copia incremental, la copia de pánico y otra que tengo yo en local por si hay algún problema con el servidor seguir trabajando en local. Llega un momento que por muchos discos duros que amplíes esto crece de forma exponencial y es muy difícil de controlar. Una de las opciones para intentar frenar la escalada cuanto menos en el tema de las copias de seguridad lo tenemos con la deduplicación de datos, pero ¿qué es la deduplicación de datos?

Esta técnica de respaldo elimina los datos redundantes almacenados, guardando una única copia idéntica de los datos, y reemplazando las copias redundantes por indicadores que apuntan a esa única copia. Vamos a intentar explicarlo con un ejemplo. Pongamos una empresa con 50 empleados que reciben un correo enviado a toda la empresa de 1MB. Si cada usuario guarda el archivo adjunto en su ordenador, la copia se replicará 50 veces cuando se realice el respaldo de los puestos de trabajo, lo que consumirá 49MB más de espacio de lo necesario.