Ahorro

Tan importante para el ahorro en la empresa es saber elegir bien la impresora que vamos a utilizar como conocer otros métodos que nos permitan tener disponibles cualquier documento que hayamos podido recibir.

Una de esas opciones es hacer uso de impresoras virtuales, las cuales crean un documento en .PDF de la impresión realizada. Según la plataforma que usemos vamos a tener la opción disponible o no desde el principio. Por ejemplo, en Mac OS X cuando seleccionamos imprimir vamos a ver la opción de crear un documento .PDF, al igual en Linux también está disponible esa opción y para Windows existen aplicaciones como PDF Creator.

Ahora, estando en cualquier aplicación que permita realizar una impresión vamos a poder crear un archivo .PDF del documento con todas las ventajas que supone.

En Tecnología Pyme | Servidores de impresión en red

Una de las cuestiones que me viene rondando últimamente por la cabeza es cómo en cuestiones tecnológicas vamos aceptando clichés que nos hacen dar por sentadas algunas cosas cuando no nos preocupamos de pensar qué es lo más adecuado para nuestro negocio. Tal es el caso de los costes de impresión, donde el ahorro en la impresión está en la combinación de tecnologías, no en el uso de sólo una de ellas.

Con ello me refiero a la necesidad de combinar distintos métodos de impresión, ya sea tecnología láser, de chorro de tinta o incluso matricial, que todavía se siguen viendo en muchas empresas. Damos por sentado que la tecnología láser tiene unos costes menores que la inyección de tinta, cuando realmente es una cuestión más que discutible.

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Una de las opciones que pueden resultar más cómodas y eficaces a la hora de trabajar en una red local son los programas de control remoto. Este tipo de programas nos permiten tomar el control de un equipo sin necesidad de tener que desplazarnos hasta el mismo, lo que nos puede ayudar a solucionar multitud de problemas.

Son programas que están muy extendidos en las empresas. Su principal virtud está en el ahorro de tiempo que generan, puesto que para resolver un problema puntual de un equipo nos podemos conectar simplemente sabiendo la dirección IP, diagnosticar el problema e incluso resolverlo. Si es necesario desplazarse para resolverlo ya tenemos una idea clara de qué problema tiene el equipo.

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Muchas veces vemos como grandes compañías nos dan cifras rimbombantes del tipo con la nueva versión de tal o cual software sus empleados ahorrarán tantos minutos al día en realizar las mismas tareas. Es parte de su estrategia para intentar hacer ver que no estamos gastando dinero en tecnología sino ahorrando dinero a la empresa. El camino hacia la productividad pasa por invertir en tecnología.

Claro que esto tiene sus peligros, como muy bien ha remarcado mi compañero Pedro, puesto que no todas las empresas pasan por aumentar la productividad de sus empleados, sino que se pueden permitir trabajar con herramientas más antiguas o equipos más lentos porque en este momento no necesitan tanto la productividad como el ahorro.

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Muchas empresas no se plantean la externalización de datos en la pyme puesto que consideran que pierden el control de los mismos y con ello parte de su independencia. Sobre todo en los servicios que incluyen datos sensibles para el funcionamiento de la empresa o de sus clientes. Todavía existen recelos a la hora de trabajar con nuestros datos en proveedores externos y la disponibilidad de los mismos.

En parte es cierto, si tenemos nuestra aplicación de facturación bajo modelo SaaS, y un día el proveedor de servicios falla, la aplicación dejará de estar disponible durante un tiempo y nosotros no podremos hacer mucho por solucionarlo. Esta falta de control suele poner nerviosas a muchas empresas, pero sin embargo, en otros aspectos estamos muy acostumbrados a depender de servicios externos y asumimos que cumplirán sus acuerdos de servicios.

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Como no podía ser de otra forma, los buenos propósitos de año nuevo también se pueden aplicar en las empresas. Tal vez no dejemos de fumar, ni perdamos esos kilos de mas que nos sobran y mucho menos vamos a ordenar nuestro escritorio de la oficina, pero lo que si deberíamos replantearnos es nuestra estrategia tecnológica.

Os damos algunas pistas de lo que podrían ser buenos propósitos para cualquier Pyme, el renovarse o morir de toda la vida aplicado al mundo empresarial.

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Uno de los aspectos que no se cultiva en el mundo de la informática y las nuevas tecnologías es el valor de la segunda mano, y en la mayoría de los casos se agotan las tecnologías hasta el final de su ciclo útil. Pero muchos se han dado cuenta de que el software de segunda mano representa una oportunidad de negocio para la pyme.

Esto se produce en dos vías, puesto que el ahorro de comprar software usado, donde hoy en día lo que se adquiere es una licencia, con descuentos de hasta el 50 % sobre el precio del producto nuevo o para las pymes, pueden monetarizar las licencias de software que tienen y ya no utilizan porque se han pasado a versiones más modernas.

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Uno de los conceptos que aparecen en época de crisis son los de ahorro de costes. Este concepto se puede conjugar fácilmente con las tecnologías verdes para empresas o Green IT, que tratan de ofrecer equipos y métodos de trabajo que consiguen ahorros energéticos y con ellos el consiguiente ahorro en costes para nuestras empresas. Cuánto nos ahorraremos dependerá del tamaño de nuestra empresa.

Por eso es más interesantes mirarlo en porcentaje, puesto que es más importante saber cómo podemos ahorrarnos un dinero en la factura eléctrica y además contribuir con ello a mejorar el medio ambiente. Una de las cuestiones más importantes, es apagar los equipos cuando no están funcionando. Cuando nos vamos a comer o salimos a tomar un café podemos apagar la pantalla en el segundo caso o el ordenador completo en el primero. Casi nadie lo hace, y es una de esas cosas que no cuesta nada y se acaba notando.

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Está claro que por mucho que se explique en las empresas el tema del gasto en impresión de documentos no en todos los casos se toma conciencia del problema que representa realmente. Una de las formas más efectivas de controlar el gasto en este apartado consiste en establecer unas contraseñas personales para poder imprimir. En esta sencilla práctica radican las claves del ahorro en la impresión.

Por lo general esto será suficiente para que el número de copias impresas disminuya de forma significativa en la empresa. Cuando la gente tiene la sensación de que el número de copias está controlado se piensa si debe imprimir ese documento o no. Es una cuestión subjetiva a la que se reacciona de forma inconsciente y por eso es muy efectiva.

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