Igualmente está disponible el módulo de cálculo de retenciones online que permite realizar los cálculos sin necesidad de instalar el programa de ayuda en los equipos. Resulta bastante cómodo de utilizar y dispone de enlaces a los modelos de comunicación de datos de los empleados. Al finalizar nos genera un archivo PDF o un archivo XML con los datos consignados.

En en inicio de la aplicación online nos indican que también se utilizará este programa para regularizar, en los primeros rendimientos del trabajo que se satisfagan a partir del 1 de febrero de 2012, el tipo de retención aplicado a los rendimientos satisfechos durante el mes de enero, para cuya determinación deberá utilizarse el anterior programa de Retenciones IRPF 2012.

La aplicación para instalar en los equipos está disponible para Windows, Mac y Linux y en esencia no cambia respecto a la versión anterior, más allá de los cambios de algoritmos necesarios para efectuar los nuevos cálculos que nos exige el cambio de ley.

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En Tecnología Pyme | Disponibles las declaraciones informativas y el simulador del IRPF 2011 de la AEAT

Para utilizar el servicio es necesario disponer de un certificado electrónico o un DNIe. Este servicio de información por Internet complementa a la publicación de textos normativos y doctrina administrativa, programa INFORMA, etc. como la atención individualizada de forma presencial, telefónica o escrita.

Se trata de comunicar a los obligados tributarios que utilicen este servicio los criterios administrativos existentes para la aplicación de la normativa tributaria y aduanera en vigor. El servicio tiene como requisito previo la realización de una consulta online, que proporcionará los posibles resultados a la cuestión planteada que ya se encuentren publicados y actualizados tanto en el programa (INFORMA), disponible en el Portal de la AEAT, como en la Sede Electrónica.

En el caso de no serle de utilidad dicha consulta previa, podrá acceder a formular la consulta por Internet. No se atenderán solicitudes de información sobre el estado de tramitación de ningún procedimiento en curso, ya que esta información se puede obtener en la Sede Electrónica de la Agencia.

Sobre la validez jurídica de estas consultas la AEAT aclara que las contestaciones escritas facilitadas por medio de este servicio de información producirán los efectos establecidos en el artículo 179.2.d) de la Ley General Tributaria

Las acciones y omisiones tipificadas en las leyes no darán lugar a responsabilidad por infracción tributaria en los siguientes supuestos:
(…) Cuando se haya puesto la diligencia necesaria en el cumplimiento de las obligaciones tributarias. Entre otros supuestos se entiende que se ha puesto la diligencia necesaria cuando el obligado haya actuado amparándose en una interpretación razonable de la norma o cuando el obligado tributario haya ajustado su actuación a los criterios manifestados por la Administración Tributaria competente en las publicaciones y comunicaciones escritas a las que se refieren los artículos 86 y 87 de esta Ley.(…)

Esperemos que como resultado de esta prueba piloto el servicio se prolongue en el tiempo y se extienda al resto de comunidades autónomas. De esta manera creo que sale ganando la administración, que puede atender mejor al ciudadano y también el obligado tributario que puede efectuar la consulta de una manera más cómoda, a cualquier hora del día y sin desplazamientos.

Más Información | Agencia Tributaria
En Tecnología Pyme | La Agencia Tributaria permite presentar documentación sin necesidad de certificado electrónico

De esta manera y de una manera muy cómoda ni siquiera necesitaremos disponer de un certificado digital para acceder a la sede electrónica, sino que al igual que hacemos con la declaración de la renta, podemos acceder a la sede electrónica con nuestros datos personales como nombre, número de DNI y el código CSV que nos incluye la carta.

Si lo que deseamos es presentar un recurso o reclamación también podrá hacerlo a través de esta opción, tecleando el número de certificado o comunicación de la notificación recibida, pero para esta opción si es necesario disponer de un DNI-e o certificado electrónico. Desde luego es la opción más cómoda para no perder tiempo desplazándonos para entregar en ventanilla estos trámites.

Más Información | AEAT
En Tecnología Pyme | La AEAT permitirá el pago de deudas a través del teléfono a partir del próximo mes

No sólo nos permitirá encontrar normativa al respecto de un tema sino que también nos ofrece la posibilidad de mostrar en los resultados las preguntas frecuentes, documentación técnica, contenido informativo o acceso a los menús que nos llevan a estas opciones. Sin duda se trata de una herramienta destinada a ahorrar tiempo, sobre todo si sabemos cómo buscar.

Por otro lado también han presentado una nueva aplicación para la solicitud y consulta de certificados. Están disponibles el Certificado tributario de Identificación Censal, el tributario de IAE O los de Exoneración de retención a los arrendadores de inmuebles. De cada uno de ellos nos ofrece la posibilidad de solicitud y recogida, para lo cual necesitaremos identificarnos con un certificado digital. Por otro lado también tenemos la posibilidad de contestar requerimientos, efectuar alegaciones o aportar documentos o justificantes.

Sin certificado digital sólo podremos comprobar los certificados digitales que ya tenemos expedidos y acceder a la ficha del certificado que nos explica qué es y para que sirve, plazos de presentación y enlace al modelo para poder presentarlo de forma presencial así como las instrucciones para su cumplimentación, lo que ahorra bastante tiempo si no disponemos de certificado electrónico por cualquier motivo.

Más Información | Buscador de normativa AEAT y Aplicación de Certificados
En Tecnología Pyme | Disponible el programa de cálculo de retenciones de IRPF 2012 de la AEAT

Es necesario tener instalada una Máquina Virtual Java compatible con la versión 1.6 de JRE de Sun. Además nos instalará complementos para Internet Explorer y Firefox para poder visualizar de forma correcta las páginas de la AEAT. El programa ayudará a las empresas al cálculo de las deducciones mínimas que debe practicar a los trabajadores en función de los ingresos y sus circunstancias personales que deben reflejar en el modelo 145.

La aplicación tiene un acceso directo a dicho modelo que nos llevará a la página correspondiente de la AEAT. La empresa es responsable del cálculo de dichas retenciones y de asegurarse de que sean correctas, practicando las debidas correcciones si se observan cambios significativos en las cantidades a percibir, sobre todo en función de variables o pagos por objetivos, por ejemplo.

Vía | Pymes y Autónomos
Más Información | AEAT
En Tecnología Pyme | Disponibles las declaraciones informativas y el simulador del IRPF 2011 de la AEAT

Además tenemos disponible el simulador de IRPF de 2011 que permite realizar un cálculo previo del resultado de la declaración de IRPF que se presentará en 2012. El simulador es una buena y útil herramienta de planificación fiscal que permite el poder llevar a cabo los últimos ajustes antes de que finalice el año para luego no tener que llevarnos sorpresas, aunque hay que recordar que su cálculo no es vinculante.

Esto siempre tenemos dos formas de mirarlo, la positiva si nos van a devolver, es una alegría en navidades y la negativa si nos toca pagar que nos amargará un poco más las fiestas. En definitiva se trata de herramientas que nos ayudarán a completar nuestras obligaciones fiscales de una forma algo más cómoda.

Vía | Pymes y Autónomos
Más Información | Agencia Tributaria
En Tecnología Pyme | Ya tenemos disponible el calendario laboral de 2012

Porque en muchos casos las empresas tienen sus sistemas de facturación que les permiten emitir facturas, electrónicas o no, pero también indexarlas y facilitar encontrar una factura de manera muy sencilla. Por lo general aquí también podemos incluir facturas que terceros emiten a nuestra empresa como gastos, pero la cuestión es que tenemos que picar los datos y además custodiar la factura en papel durante cinco ejercicios fiscales.

Esto provoca que en muchos casos las empresas dediquen un espacio importante en sus instalaciones sólo para archivar las facturas anuales de distintos periodos. Además a la hora de encontrar una factura original tendremos que ir a buscar al archivo, la caja correspondiente donde se encuentra. Esto en el mejor de los casos que seamos organizados. Si perdemos un poco la disciplina, encontrar una factura puede ser misión imposible.

Ventajas de la digitalización certificada

• Formato digital homologado y de amplia aceptación, como son ISO 19005 (PDF/A), PNG, JPEG 2000, Acrobat 5 (PDF 1.4) ó superior y TIFF 6.0 ó superior, comunes en la mayoría de modelos de escáner.
• Resolución de escaneo de un mínimo de 200 píxeles por pulgada para garantizar un mínimo de calidad. Esto no es un inconveniente porque casi cualquier escáner tienen más.
• Introducción de una firma digital que garantice que la integridad del documento e impida su modificación posterior a dicha firma.

• Firmar digitalmente el documento en la base de datos, de manera que se garantice su invariabilidad.

Cómo mejorar la organización y archivo de las facturas digitalizadas

• Organización propia donde somos nosotros los que trabajamos con nuestro sistema de archivos que mejor se adapte a nuestras necesidades.
• Gestor documental que además de ayudarnos con las facturas ya sea una solución para el resto de la gestión documental de nuestro negocio. Lo ideal es que si decidimos implantar una solución de este estilo apostemos por organizar ya toda la documentación de la empresa.

• Integración con nuestro ERP que es la solución más costosa, pero la que demandan muchas empresas. Por lo general usan un OCR capaz de reconocer estructuras y zonas en los formularios para localizar los datos de la factura e incorporarlos a nuestro ERP.

Podemos pensar que es un modelo de trabajo que requiere una inversión inicial que iremos amortizando a medida que nuestro volumen de facturas digitalizadas aumente. Pero también existen soluciones bajo el modelo SaaS para pagar sólo por uso. Igualmente en ambos casos debemos tener en cuenta el tiempo y trabajo que nos llevará escanear la factura manualmente y si nos compensa o no. Si luego no tenemos que picar los datos en nuestro software de gestión, ni preocuparnos por archivarlo, creo que es un modelo interesante para muchas empresas.

Más Información | AEAT (Listado PDF)
En Tecnología Pyme | DigitalDOCU Capture, solución gratuita de digitalización certificada
Imagen | ppdigital
Vídeo | YouTube

Para ver los anuncios de las notificaciones tendremos que acceder a la Sede electrónica de la AEAT, desde donde podremos consultar los últimos anuncios. Si queremos consultar directamente por NIF será necesario que tengamos firma electrónica para identificarnos. Pero para el resto de consultas no es necesario este requisito.

La AEAT publicará anuncios todos los martes y jueves, incluidos los festivos. Dichos anuncios se mantendrán expuestos durante 15 días naturales contados desde el siguiente al de su publicación. Transcurrido dicho plazo se entenderá producida la comparecencia a efectos de notificación. Los anuncios continuarán expuestos públicamente pero a los únicos efectos de consulta hasta que prescriban los derechos correspondientes a la totalidad de los destinatarios y procedimientos que comprendan.

A efectos prácticos no cambia mucho. Si antes no prestábamos mucha atención al BOE ahora tampoco lo haremos al tablón edictal electrónico. Dependerá ya de cada uno si prefiere que le avisen o no darse por enterado, aunque el procedimiento administrativo siga su curso. Mi consejo es que utilicemos la DEH para que nos notifiquen de forma centralizada todas las administraciones, es cómodo y por lo menos estamos seguros de lo que tenemos pendiente.

Vía | Pymes y Autónomos
Más Información | Tablón edictal AEAT
En Tecnología Pyme | Guía para adaptarse a las notificaciones telemáticas: La Agencia Tributaria

No llevan mucho tiempo, y la verdad es que las consultas que van recibiendo las van contestando oportunamente, resolviendo las dudas de muchos a la hora de realizar algún trámite con la AEAT. Además se trata de una cuenta oficial, la primera de estas características que tiene, o por lo menos yo no conozco otras, que sean oficiales, lo que no quiere decir que no nos sirvan de ayuda sobre temas fiscales.

Lo que si agradeceríamos sería un poco más de publicidad a estos temas para que aquellos que necesiten su utilización puedan acceder a esta página en busca de la ayuda adecuada. Sólo se me ocurre para este silencio que quieran empezar de forma prudente y que no les desborde el número de consultas que puedan recibir por esta vía.

Ya hemos hablado en más de una ocasión de las posibilidades que nos facilita Twitter para la atención al usuario. Esta herramienta podría ser de gran ayuda y la AEAT ha sido pionera en la administración electrónica así que esperemos que esta experiencia sea positiva y se replique en otros ámbitos de la propia AEAT y del resto de administraciones. Saldría ganando el ciudadano y la empresa y sobre todo la administración que no necesitaría tantos recursos para atender al público de forma presencial.

Vía | Procedimientos Telemáticos
Más Información | @informaticaaeat
En Tecnología Pyme | La AEAT ya dispone de sello electrónico

Este sello electrónico lo definen como:

Sistema de firma electrónica basado en certificado electrónico, que reúna los requisitos exigidos por la legislación de firma electrónica, que podrá ser utilizado por las Administraciones Públicas, órganos o entidades de derecho público, para la identificación y autenticación de la competencia en la actuación administrativa automatizada

Este sistema no implica que si en el procedimiento de actuación se tienen que incluir las firmas electrónicas de alguno de los funcionarios o interesados no se pueda realizar, ya sea basado en el DNIe o en el certificado electrónico de empleado público. En definitiva, para mi es una buena noticia puesto que hace que las comunicaciones sean más seguras y tenemos de esta manera mayor seguridad jurídica.

Más Información | BOE
En Tecnología Pyme | Guía para adaptarse a las notificaciones telemáticas: La Agencia Tributaria