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Las grandes compañías precisan de un software acorde a su tamaño y capacidad de gestión, pero esta clase de software requiere de una elevada inversión no sólo en su adquisición sino en su posterior mantenimiento.
Pero cuando hablamos de las pymes y observamos su limitada capacidad de inversión en tecnología, probablemente tenga más sentido adoptar una política de adquisición de software libre que ayude en su gestión diaria frente a otras opciones que exigen de un desembolso en licencias y posteriores mantenimientos.
Sin embargo, desde estas líneas quiero lanzar una reflexión que creo que puede generar algo de controversia pero que entiendo necesaria para apoyar cualquier toma de decisión en esta materia. Dicha reflexión pretende buscar una respuesta a la pregunta de si sómos conscientes del verdadero coste al que nos enfrentamos inclinando la balanza a favor de cualquiera de estas soluciones.
Desde el punto de vista de una pyme, imaginemos que nos enfrentamos a la decisión de adquirir un paquete de ofimática. Probablemente estaremos ante el dilema de adquirir licencias de Microsoft Office o bien optar por OpenOffice que es gratuito y cuenta con prácticamente los mismos recursos de gestión que la conocida suite de Microsoft, esto es, procesador de textos, hoja de cálculo, base de datos, solución para presentaciones, etc.
Microsoft Office Small Business 2007 tiene un precio de 399 € y tenemos con ello licencia para tres equipos. Por el contrario, OpenOffice es gratuito. Pero si tenemos en cuenta que Microsoft Office, aunque sea en versión pirata e ilegal, tiene un mayor número de usuarios en todo el mundo, personas en definitiva muy familiarizadas con la operativa de este grupo de programas, llegamos a la conclusión de que quizá no sería mala idea adquirir el conocido paquete ofimático de Microsoft.
Por el contrario si estamos pensando en hacernos con OpenOffice, debemos ser conscientes entre otras cosas del coste en horas que puede representar que las personas que deben utilizar las herramientas dentro de nuestra organización se familiaricen con el aplicativo. Este coste puede ser incluso mucho más elevado que esos 399 € que implica adquirir el paquete de Microsoft.
Por tanto, con este ejemplo lo que pretendo ilustrar es que en cualquier toma de decisiones debe intervenir algo más que el mero coste en licencia de la solución. En este tipo de selección deben intervenir factores como la gestión del cambio, el coste en formación de la nueva solución, la garantía de continuidad que el fabricante otorgue a la solución (no vamos a utilizar un software que ahora sea la moda y en dos años haya desaparecido), y, lo más importante, qué beneficios o mejoras aporta a la gestión de la compañía (medidos en productividad o eficiencia), así como cuál va a ser el retorno de inversión (ROI), que se obtenga de la adquisición de dicha solución.
Fotografía | Sunfox
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Comentarios
OpenOffice vale para cualquiera que no utilice funciones avanzadas de Microsoft Office, que es donde esta la principal diferencia. Asi que yo creo que en una pyme la diferencia en costes de aprendizaje de una u otra opcion es cero euros, porque los programas son MUY parecidos en todo.
Y openoffice no cuesta nada probarlo, la opcion de Office siempre estara disponible. Si a openoffice le falta algo que tu empresa realmente necesita puedes hacer dos cosas:
1.- Contratas un programador que se lo añada. Teniendo asi la mejora para toda tu organizacion sin limite de copias.
2.- Compras licencias de Office y cada vez que tengas un ordenador mas tendras que pagar una licencia mas.
Rednoise, cuando compensará el coste de un programador para que añada lo que ya tiene office y nuevas licencias??, si ya son cuestionables los costes de aprendizaje, imagínate si además asociamos mas costes a ese software libre.
Todo eso sin entrar en cuando habrá nuevas versiones??, quien las mantiene y hasta cuando??, compatibilidad entre versiones si las hay??,compatibilidad con otras herramientas ofimáticas o incluso ERP´s??,etc...
Para calcular el retorno de la inversión, debes tener en cuenta las sucesivas versiones de office que saldrán y tu tendrás que comprar licencia para evitarte problemas con los nuevos documentos que recibas de proveedores o clientes (por ejemplo).
En segundo lugar, tanto como para una pyme como para una gran empresa, este tipo de decisiones no se basan exclusivamente en el factor económico, hay otros factores, como trabajar con formatos abiertos (anda, vete abrir un documento de word 6.0 para windows 3.11, que te va a dar la risa).
@elbrasas:
Sobre las versiónes, detrás de OpenOffice hay una comunidad, no empresas. Son miles los programadores que aportan al desarrollo de nuevas características, corrección de errores etc.
La compatibilidad entre las versiones es completa. Puedes leer de Office a OpenOffice, y viceversa, sin problemas.
No hay ningún problema de compatibilidad, salvo cuando se utilizan características muy especiales de Office (que seamos sinceros, se usan extremadamente muy rara vez) con otras herramientas ofimáticas, incluído cualquier ERP.
Antes de entrar en harina, comentando el contenido del comentario, se me ha ocurrido mirar la ficha del autor, Juan Carlos Navarro. He comprobado como ha escrito un comentario sugiriendo que es bueno pasarse a Windows Vista, y otro explicando que lo lógico es seguir con MsOffice. Antes de nada quería preguntarle al autor si tiene alguna relación profesional directa o indirecta con Microsoft.
Tienes toda la razón, el problema es que la mayoría de los usuarios de MS office ni siquiera son buenos usuarios de esa suite. Por mi experiencia me he dado cuenta que hace falta mucha más formación, pero no sólo en entornos ofimáticos (que, por otro lado, si se enseña bien no importa luego la suite que se use), sino en manejo general del sistema operativo que sea.
El usuario medio se conforma con saber realizar las tareas comunes de manera repetitiva, pero en cuanto algo se sale de lo normal o tiene que realizar alguna tarea más allá de lo rutinario se ve agobiado por su analfabetismo informático y no hace mas que perder horas de trabajo.
Por lo tanto, en lugar de evitar los costes de formación hay que invertir muchísimo más en formación, de echo hay jugosas ayudas para ello.
Por otro lado, entrando ya en el ejemplo concreto que has puesto, es justamente el más desafortunado de cuantos podías poner, no hay apenas diferencia de uso entre MS Office y OpenOffice.org, como mucho un pequeño período de adaptación que no va más allá de unos pocos días. En realidad cualquier programa, una vez acostumbras a los trabajadores a no depender de uno en concreto, cuesta poco tiempo de aprendizaje al empleado, incluso al más torpe.
La gente, en general, cada vez está más acostumbrada a interactuar con diferentes interfaces en los teléfonos móviles y cambian a menudo de terminal, teniendose que acostumbrarse al nuevo rápidamente, no veo ningún drama en ello. Pero claro, es sólo mi experiencia en una empresa con menos de 10 empleados.
Y no solamente deberias discutir sobre OpenOffice, sino ir mas alla. Mostrar las ventajas de Ubuntu, de Openbravo, FreePDF, y otra enorme lista de aplicaciones que no tienen nada que enviardiarle a Windows.
Hola, por alusiones voy a intervenir en la conversación. Me gustaría ir por partes.
En primer lugar, quiero aclarar que no trabajo en Microsoft y no tengo especial interés en dicho fabricante.
Lo único que intento es ofrecer un punto de vista lo más objetivo posible porque más allá de las bondades del software libre creo que hay que considerar más cosas a la hora de tomar decisiones.
En el comienzo del post ya advierto que quizá la mejor elección para una pyme sea el software libre, pero hay que considerar todos los puntos de vista y no caer en el romanticismo en el que cae la mayoría de personas especialmente si trabajan en el ámbito informático, personas en definitiva, para las que no es difícil adaptarse a nuevos entornos tipo Linux, Ubuntu, etc.
Pero en una pyme los usuarios no siempre tienen ese perfil y debemos respetar que tengan un menor nivel de conocimientos y les cueste aprender y adentrarse en el mundo de la informática.
No lo digo yo, lo dice el INE cuando afirma que...
"Las pequeñas y medianas empresas españolas desconocen las virtudes de la innovación en sus procesos de producción. Poco a poco, se van introduciendo en este mundo aliados con organismos públicos o de multinacionales.
Tener el último modelo de móvil o contar con un ordenador portátil de última generación puede ser un síntoma de la capacidad tecnológica de una compañía. Sin embargo, en el día a día, éste no es un síntoma claro de la capacidad tecnológica las pequeñas y medianas empresas (pymes) españolas.
Según el Instituto Nacional de Estadística (INE), tres de cada diez compañías españolas, con menos de diez empleados, todavía no cuentan con ordenador en sus lugares de trabajo, mientras que un 47% no dispone de acceso a Internet. No obstante, la mayor parte de estas firmas con conexión a la red (el 90% del total) accede a este servicio a través de la banda ancha. Además, únicamente dos de
Perdón,
el link al artículo de Diario Expansión es este:
http://www.expansion.com/2008/10/21/empresas/12246...
Podéis ver el panorama que hay en las pymes españolas...
De acuerdo, si el comentario pro-MsOffice es de buena fe, me parece respetable. Sin embargo no estoy nada de acuerdo.
Formación: Microsoft va cambiando sus interfaces en cada versión, incluso obsoleta aplicaciones enteras y pone otras nuevas. No creo que estés planteando quedarte para siempre en Office XP, así que tendrás que contratar formación en cada nueva versión. O quizás piensas que el cambio no es para tanto y que se pueden arreglar sin esa formación. Creo que esa misma lógica se puede aplicar al cambio a OpenOffice.
Costo: Hombre, 400€ para tres puestos no es excesivamente caro. El problema es si lo empiezas a multiplicar por 10 o por 20, o por 100. Más, teniendo en cuenta que la mayoría de esas personas van a hacer utilización esporádica y superficial de esas herramientas. Y lo peor no es eso, sino que pronto habrá MsOffice xxx+1, y tendrás que comprar otro montón de licencias (y probablemente gastar también en formación). Y en época de crisis....
Vendor lock-in: Microsoft es maestra en el arte de enredarte. Todos tus datos están en un formato propietario, tus aplicaciones dependen de protocolos propietarios en servidores propietarios. Antes de que te des cuenta, estás atrapado: ni siquiera puedes evaluar soluciones alternativas de la competencia. ¡Como les gustaría a Vodafone, Gas Natural, a cualquier empresa, tenerte enganchado de la misma forma! Sacan versiones cuando quieren, que tú estás obligado a comprar. ¡El sueño de cualquiera!
Para terminar el ladrillo creo, con todo el respeto, que tu enfoque no es el correcto (“qué problemas me voy a encontrar si hago este cambio”). Claro que todo cambio da pereza o miedo, y tiene unos costos, pero fíjate que lo contrario es el estancamiento, el “aquí siempre lo hemos hecho así”. La innovación no es un camino de rosas. Por eso creo que el pens
Jota, la compatibilidad de office no es bidireccional. Si es cierto que openoffice acepta formato incluso de docx, pero no lo es que Office 2007 acepte formatos odf.
Segundo, recordar a los expertos, que el formato doc no es un estándar, y sin embargo odf si. Se puede consultar en cualquier pagina y os dareis cuenta de eso.
Es cierto que Ms office va incorporar compatiblidad con los formatos de openoffice, e incluso alomejor ya lo tiene, pero no me consta.
Posiblemente, para el 95% de los usuarios de un suite ofimatica con openoffice bastaria, pues es algo más simple. En el caso de que seas de ese 5% que necesite toda la potencia de una suite pues ahi tienes office y sus carisimas licencias.
En mi opinion, no hay nada en contra de office, solo que es caro, mientras que con openoffice te sale más rentable.
Aprendizaje? En este caso 0€, porque justamente es casi un calco de la version de office 2003, con lo que todo esta dicho. La mayoria de pymes paga las licencias por tontos y por miedo, porque en cuanto les plantas un software ofimatico, le dices que es gratis y se lo enseñas te dicen: Anda, si es como office.
Particularmente creo que hay mucha similitud entre las versiones Ofimaticas OpenOffice y Ms Office. En cuanto al proceso de aceptación y adaptación de un nuevo software para el usuario promedio no implicara mas de 10 horas de capacitación, ya que el Oppenofice es muy sencillo de usar.
Ademas tenemos software equivalente al MS Project como el OpenProject, Outlook con Evolution, Acrobat Profesiona con PDFCreato y FoxitReader, etc.
El Ahorro para una Pyme es considerable, asi que considero que su uso es apropiado para las Pyme con poco presupuesto, especialmente frente a esta crisis economica mundial.
Juan Carlos Navarro dice que tengamos en cuenta:
- Coste de formación.
- Continuidad.
- Retorno de la inversión.
La primera es muy difícil de calcular. Los parecidos son muy grandes y la forma de, por ejemplo, sacar una sumatorio muy intiutiva. Por lo tanto la formación habría que calcularla en cuartos de hora o incluso minutos. En una PYME eso es muy difícil porque no se puede hacer una estimación inicial. Puede que el dueño tarde un cuarto de hora en familiarizarse, pero no es representativo de nada.
La permanencia del programa en el momento que es código abierto a disposición de todos su posibilidad de defunción es casi imposible de calcular. Puede que Sun Microsistem cierre, pero siempre habrá alguien que conserve el código fuente y lo cuelgue de algún sitio. Cosa que no sucede con Microsoft ¿alguien se acuerda del servicio de fax que creo quitaron sin avisar?
EL retorno de la inversión no se puede calcular por la misma razón que no se puede calcular la inversión en formación.
A mí me parecen consideraciones típicas de gran consultora y gran empresa. No de una PYME. Tratar de tener estos conceptos en mente solo sirve, creo yo, para hacer caldo de cabeza.
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