Qué es un ERP

Esta noche he tenido una pequeña crisis de insomnio y me he dedicado a dar vueltas por el blog (todos tenemos nuestros vicios). Me he dado cuenta de que aunque os hemos comentado algunas soluciones ERP, no hemos tratado a fondo el concepto de qué es un ERP y cómo está el mercado de estos productos. Muchos de vosotros lo tendréis claro, pero quizá otros no tanto, así que vamos a por ello.

Un ERP es un software de gestión integral que cubre todas las áreas en las que trabaja un empresa. La ventaja de estas soluciones es que la información sólo se introduce una vez y, con ello, ya está disponible para todos los que deben tratarla de una u otra forma. Cuando el departamento de compras introduce los datos de una factura, éstos ya están disponibles para contabilidad, control presupuestario y gerencia, que los tratarán según sus necesidades de información.

Está compuesto por diferentes módulos que cubren cada una de las actividades que realizamos, aunque el que utilicemos un software ERP no quiere decir que tengamos que utilizar todos sus módulos, pero sí que todos ellos deben estar disponibles en caso necesario. Todos estos sistemas disponen de una serie de características que los definen, sobre las que destacaría las siguientes:

• Base de datos centralizada: todo el sistema comparte una única base de datos en la que se almacena toda la información de la empresa.
• Dato único: la información se introduce una sola vez en el sistema, y de forma completa (se introducen todos los datos necesarios), para que de esta forma quede disponible para el resto de la organización.
• Son modulares: están compuestos de diferentes módulos (facturación, contabilidad, recursos humanos, ventas, etc.) que interactuan entre sí, permitiendo el flujo de información entre ellos.
• Son adaptables: hay que pensar en el ERP como un taco de arcilla que cada empresa modela de acuerdo a sus necesidades, sin cambiar la esencia del producto.

Eso sí, el que sean soluciones adaptables no evitará que sea necesario cambiar los procesos de negocio de la empresa para acoplarlos a la forma de trabajar de este software. La profundidad de este cambio dependerá de cada empresa, pero pocos son los casos en los que no es necesario efectuar alguno, siendo uno de los motivos más frecuentes de fracaso en las implantaciones que se realizan.

Aunque en principio cualquier ERP sirve para cualquier tipo de empresa, la dificultad y el coste de adaptarlo a las necesidades específicas de cada una han llevado a la popularización de los llamados ERP’s verticales, que son adaptaciones sectoriales (para empresas constructoras, fabricantes de productos, distribuidoras, etc.) que ya disponen de una configuración preestablecida acorde a los procesos de negocio habituales en cada uno de estos tipos de empresa. Esto permite que la necesidad de personalización sea menor, abaratando el coste final de la solución.

No todas las empresas necesitan este tipo de productos, y no son necesarimente mejores que otros sistemas de gestión, pero sus características los han hecho muy populares y, en el caso concreto de España, el gran número de empresas pequeñas existentes ha llevado a los fabricantes y partners que los comercializan a intentar adecuar sus soluciones a las características de estas organizaciones, por lo que afortunadamente disponemos de muchas alternativas dónde elegir.