Nuxeo, gestor documental de código abierto

Uno de los problema de las empresas a medida que van creciendo es la organización de toda la documentación. Muchas veces nos basta con ser metódicos a la hora de guardar documentos creando un árbol de directorios adecuado a nuestras necesidades. En muchos casos necesitamos dar un paso más y entonces es cuando podemos recurrir gestores documentales, como Nuxeo, gestor documental de código abierto,que nos puede ser de gran ayuda en este sentido.

El punto fuerte de este tipo de aplicaciones está en la gestión centralizada de la documentación, lo cual implica tener un servidor o un equipo dedicado a ello, quizás complementado con un NAS o un disco externo conectado al mismo, puesto que de otra manera no es tan efectivo el gestor y se pierde la funcionalidad y versatilidad que nos da este tipo de programas.

En el caso de Nuxeo nos encontramos con un programa basado en Java, multiplataforma, por lo tanto, que podemos instalar tanto en Windows como en Mac o Linux. Dispone de algunas de las opciones que nos facilitan la tarea a la hora de gestionar los documentos en la empresa como son los siguientes:

• Servidor de documentación que es el principal propósito de este programa. Centralizamos toda la documentación y la dejamos accesible en la red, ya sea a nivel interno o a través de internet. A la vez permite la gestión de usuarios y permisos para la seguridad documental de la empresa.
• Espacio de usuario y de grupo puesto que la aplicación nos permitirá gestionar cuotas de disco ya sean para un usuario concreto o para un grupo.
• Versiones muy importante a la hora de trabajar un documento entre distintos usuarios saber quién cambió qué y en qué momento. Ya hemos hablado en alguna ocasión de la importancia de tener un control adecuado de las versiones de los documentos para controlar el avance de los proyectos.
• Flujos de trabajo que nos permite llevar un registro del documento en cada momento y su estado si se tiene que realizar alguna acción con el mismo, por ejemplo una revisión, o ver por quién ha pasado, y el estado del documento en cada uno de esos procesos (aprobado, obsoleto, borrado, etc…).
• Notificaciones a través de la posibilidad de suscribirse a actualizaciones de carpetas mediante RSS. Además guarda en cada documento un hilo temporal con los comentarios que cada usuario ha realizado en cada momento.

• Complementos de Nuxeo tanto para navegadores como Firefox o Internet Explorer y para OpenOffice y MS Office que nos permitirán visualizar documentos online, o el Plugin Live Edit, que permite crear documentos y salvarlos directamente en Nuxeo.

En definitiva se trata de una gestor de contenidos muy completo que puede trabajar muy bien en la pyme. Su uso está indicado para organizaciones de más de 50 usuarios que necesitan poner un poco más de orden en la gestión documental de los proyectos. Respecto a su comparación con otros productos similares es ya una cuestión más de preferencias personales que de usabilidad.

Uno de los puntos débiles de este gestor está en la deduplicación de datos. Si por cualquier motivo duplicamos los datos, el gestor no lo detecta haciendo que nuestros documentos ocupen mucho más de lo que sería necesario. Tampoco incorpora ningún gestor de copias de seguridad que sería interesante a la hora de salvaguardar los datos de nuestra empresa.

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