¿Es seguro utilizar software de gestión online?

Creo que las ventajas del software como servicio son indiscutibles, necesitamos menos infraestructuras, trabajamos con software actualizado, pagamos por lo que utilizamos y tenemos incluidas medidas de protección y seguridad a las que muchas pymes no pueden acceder por sí mismas. Pero cuando hablamos de software de gestión, ERP, contabilidad, facturación, CRM, etc., soluciones con cierto peso específico dentro de la empresa, la cosa se complica un tanto, ¿compensan las ventajas los peligros aparejados a este modelo? ¿es seguro utilizarlo?

El principal miedo es el de la seguridad de los datos, tanto la transmisión como la salvaguarda de los mismos, así como el poner en manos de terceros información sensible de nuestra empresa, tanto de su buena o mala marcha como en lo referente a información protegida por la Ley de Protección de Datos. Otros aspectos como las actualizaciones del software, los problemas de funcionamiento y el soporte técnico ofrecido son equivalentes a los que tendríamos si optáramos por una alternativa tradicional, trabajando “en local”.

Si tuviera que mojarme diría que sí, es seguro. La mayor parte de las empresas que ofrecen software bajo este modelo incluyen en sus servicios la copia de seguridad de los datos e implementan las medidas de seguridad y organizativas necesarias para cumplir con la LOPD, en ello les van las posibilidades de éxito de su producto.

Pero ya que vamos a poner en sus manos uno de los principales activos de nuestra empresa, la información, no es cuestión de cruzar los dedos y esperar que todo vaya bien, es imprescindible tener la seguridad de que estas medidas van a ser aplicadas a rajatabla, y la mejor forma de asegurarnos de ello es reflejarlo por escrito en el contrato para la prestación del servicio.

Es fundamental pues leer con detenimiento las condiciones ofrecidas antes de contratar cualquier servicio de este tipo, verificar que se explique claramente cuáles son las medidas de seguridad que se adoptan, cuándo se hacen copias de respaldo, cómo se almacenan, quién tiene acceso a los datos y si se pueden recuperar (y en que formato), clave para cuando queramos dejar de utilizar el software en cuestión.

Si no nos satisface lo que ofrecen pero seguimos interesados en utilizar la aplicación, toca remangarse y contactar con el proveedor para redactar un acuerdo distinto que incluya los puntos que consideremos necesarios. Si cumplen con ellos no nos pondrán demasiadas pegas y, si las ponen, con la música a otra parte y punto, no será porque no tenemos alternativas de todo tipo más que suficientes en el mercado (y si lo dudáis, echad un vistazo al archivo del blog).

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