Gestione su e-mail online para ahorrar

Según un estudio de Forrester Research, las pymes pueden ahorrar fuertes sumas de su presupuesto en tecnologías al gestionar su correo electrónico vía servicios de cloud computing en vez de contar con servidores de correo propios.

El informe titulado “Should Your Email Live In The Cloud? A Comparative Cost Analysis” (debería vivir su email en la nube – un análisis comparativo de costos); compara los costos de diversas de las principales soluciones de gestión de correo que actualmente están disponibles online versus una administracion local del correo.

El análisis de costos disponible en este estudio de Forrester concluye que, en general, es más económico basar los servicios de correo bajo cloud computing que tener servidores propios de correo electrónico todo ello en el esquema de infraestructura TI de las empresas catalogadas como pyme. Ya que para la gran empresa la situación se invierte, siendo más económico el contar con servidores de correo propios en vez de rentados con un proveedor online.

En su estudio Forrester sugiere no limitarse al precio ofrecido por Google para correo electrónico mediante Google Apps Premier Edition, equivalente a $50 USD por usuario por año. Al respecto, indica que es preciso considerar los gastos de actualización de la solución de correo electrónico, migración de los usuarios, etc. La consultoría comenta además que probablemente y por efectos de la actual crisis mundial las pequeñas empresas verán que los gastos de tener un servidor propio es demasiado costoso y que probablemente entenderán las ventajas de “trasladarse a la nube”.

Consideremos que los estudios realizados por Forrester se basan primordialmente en pymes ubicadas en USA, país en donde desde hace años es muy común la adquisición de servidores Windows Server Small Business que cuentan con una edición propia de Exchange, lo que llevaba a estas organizaciones a la utilización del mismo gestionando por sí mismas si propios correo electrónico. Sin embargo en España y Latinoamérica la situación es un tanto diferente; aquí la adopción de servidores propios de correo en las pymes no ha tenido tanto auge, aunque si es una práctica que se lleva a cabo muy comúnmente en la empresa mediana con varias sucursales.

El análisis de Forrester considera la forma en que soluciones de correo electrónico online pueden ser diseñadas con miras a una integración satisfactoria con los demás servicios de la empresa, ello sin importar el proveedor del servicio. Un elemento importante en tal sentido es la sincronización de correo electrónico, contactos, tareas y otros elementos con los teléfonos móviles de los usuarios.

Cabe mencionar que como proveedores de servicios de correo online (en la nube) no solo se califican empresas como Google o Microsoft (que son las que comúnmente asociamos con el término de cómputo en nube); sino que aquí entran todos los proveedores de web hosting que nos ofrecen planes de hosting compartido con servicios de correo electrónico.

Aunque en general para un usuario de poder o profesional de la informática, nos es claro que para una pyme es mucho más barato gestionar los servicios de correo electrónico vía un proveedor tercero online (ISP o equivalente); esto muchas veces para la gerencia o dirección administrativa (que son quienes autorizan los presupuestos) no les es muy claro.

Así que en tiempos de crisis donde debemos re-evaluar los gastos y presupuestos de la empresa, si su organización gestiona por si misma su correo electrónico, tal vez sea necesario considerar si ello, no le es más barato administrando dichos servicios vía un proveedor online externo.

Vía | Forrester Research
En Tecnología Pyme | ¿Que es el cloud computing?