¿Cuánto cuesta informatizar una empresa? (II): el software

Bueno, planteada la situación en la entrada anterior vamos a ver cuál es el software que necesitamos y a elegir entre las opciones que nos ofrece el mercado. Vamos a citar productos concretos, lo que no quiere decir que sean mejores o peores que otros, la intención es facilitar el tema de poner un precio real, más que decir“elige éste”. Lo importante son las ventajas o inconvenientes que tiene cada modelo en el caso concreto que nos ocupa.

Cuatro son los ámbitos que vamos a valorar: los sistemas operativos, el software ofimático, el software de gestión integral y el antivirus que utilizaremos. La idea, más que apretar costes, es encontrar dentro de lo posible un equilibrio entre funcionalidad, coste y facilidad de uso y mantenimiento. Priorizar el precio sobre los otros factores (que no descuidarlo) es tirar el dinero a la basura.

Sistema Operativo

Aquí tenemos la primera decisión importante, que en nuestro caso va a ser Windows Vista Business. Teníamos la opción de decantarnos por una distribución Linux, pero al estar incluido en los equipos que tenemos pensado adquirir y ser un sistema con el que los usuarios ya están familiarizados (tenemos muchos cambios por delante, cuanto más fácil se lo pongamos mejor), junto con un mejor soporte para este sistema por parte del fabricante que hemos elegido, han inclinado la balanza a su favor. El precio de las licencias OEM está sobre los 100 euros por unidad, aunque puede variar dependiendo del lugar donde adquiramos el equipo. Dado que vienen incluidas con los ordenadores que hemos elegido, las imputaremos junto con éstos.

Software ofimático

La elección está clara para mí en este caso, OpenOffice, software de código abierto. El único problema que le he encontrado a esta suite en mi trabajo habitual es el enlace con otro software de gestión que utilice la alternativa de Microsoft para generar informes en Excel o Word, por ejemplo. Para el resto de funciones OpenOffice es una solución perfectamente válida y su manejo, la ubicación de las opciones y menús, es prácticamente idéntico al que nos encontramos en el Office de Microsoft, con lo que los problemas de adaptación en el caso de usuarios que vengan de utilizar éste son escasos. Nos estamos ahorrando alrededor de 200 euros por licencia en el caso de la versión para pymes del software de Redmond, que podemos invertir en otro lugar.

Software de gestión

Es una de las decisiones clave. Para esta empresa vamos a optar utilizar myGestión, otra de las aplicaciones revisadas en el blog, una solución que funciona bajo el modelo SaaS, software como servicio. La aplicación es lo de menos, podemos encontrar muchas otras con funcionalidades parecidas, la clave está en el modelo elegido, por varias razones que os expongo a continuación:

• Menos infraestructura: eligiendo una aplicación con la que vamos a trabajar “en remoto”, utilizando Internet, podemos prescindir de un servidor en local que la ejecute. Nos ahorramos el aparato, el sistema operativo necesario para que funciones y las licencias de acceso de los clientes en caso de optar por Windows para ello.
• Sencillez en la administración: recordad que no tenemos en plantilla ningún técnico, así que trabajando con este modelo nos quitamos de encima el tener que mantener en marcha la aplicación (y el servidor que la aloja), actualizarla y resolver los problemas que pudieran presentarse. Además nos olvidamos de la copia de seguridad de los datos críticos de negocio, los que manejamos con el software de gestión, de ello se encarga el proveedor.
• Sin inversión inicial: no vamos a entrar en el coste final de una solución u otra, habría que valorar a lo largo del tiempo si vamos a acabar gastando más con el sistema de pago por uso que adquiriendo una aplicación instalada localmente, pero lo que está claro es que de esta manera nos ahorramos el gasto inicial, ya que vamos a pagar una cuota por usuario y mes.

Elegimos en concreto myGestion por poner nombre y apellidos y valorar costes. Contrataremos los módulos de ERP para la gestión administrativa de la empresa, Contabilidad y CRM para la gestión de clientes. El coste mensual de acuerdo a las licencias que necesitamos queda de la siguiente manera:

Antivirus

En cuanto a la protección antivirus vamos a optar por Panda, en concreto por el producto Managed Office Protection, sobre todo porque nos permitirá externalizar la gestión del antivirus con un proveedor externo si lo necesitamos, además de proteger también a los ordenadores portátiles que van a utilizar nuestros comerciales. El coste de la solución varía según el número de años que contratemos. Elegimos una suscripción de dos años, que van a suponer un coste de 1.160 euros, que hay que pagar a tocateja. Combinaremos el antivirus con un firewall, pero vamos a optar por una solución tipo appliance, que comentaremos en el post siguiente y que quitará carga de trabajo a los ordenadores.

Si repercutimos el coste del antivirus a lo largo de los dos años que tenemos de suscripción y sumamos la cuota mensual correspondiente al software de gestión, nuestros únicos gastos directos en software, obtenemos unos gastos mensuales de software de 388’33 euros. Le hemos dado la vuelta a la empresa tecnológicamente hablando, así que no creo que el coste del cambio pueda esgrimirse como argumento en contra de la adopción de la tecnología.

No obstante, mejor no adelantarnos, puesto que todavía quedan bastantes aspectos por valorar y siempre es posible que hayamos dejado en el tintero alguna cosilla. Si es así, no os privéis en los comentarios, que para eso están.

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