Muchas veces las organizaciones pequeñas o medias del sector pyme, es decir, entre cincuenta y ciento cincuenta pueden llegar a hacerse la siguiente pregunta, ¿necesita mi empresa una Intranet?. Porque muchos pueden pensar que para este volumen de usuarios quizás la Intranet, como órgano de comunicación y documentación de la empresa no es necesaria, sino que es más para grandes organizaciones.
Pensamos en la Intranet para empresas que están distribuidas, no para aquellas que están todos los usuarios en una misma oficina y de un grito podemos comunicar que el próximo día hay una reunión para todos los miembros de la reunión de márketing o que la cena de este año de Navidad será temática y todos tienen que ir disfrazados de hawaianos. Pero esto no es lo importante.
Una Intranet será necesaria si sirve para algo. Parece de perogrullo pero realmente podemos tener la mejor Intranet del mundo, que si no sirve para los propósitos que ha sido creada habremos perdido tiempo, dinero y esfuerzo. Porque la Intranet tiene que estar pensada en una empresa pequeña para los siguientes procesos básicos:
- Mejorar los flujos de trabajo de manera que si alguien tiene que solicitar vacaciones, directamente lo haga a través de este espacio, un vez solicitadas, le llegue un correo de aviso a su responsable de área. Si este las confirma el proceso será inverso y le llegará al trabajador un mensaje con la confirmación de sus vacaciones. Y esto para todo tipo de notificaciones, solicitudes que tengamos que realizar, etc.
- Centralizar la documentación de los proyectos que implica que todo lo relacionado con el nuevo proyecto X, está en correspondiente apartado de la Intranet, y por lo tanto se hace innecesario que lo descargue en mi ordenador personal, para su consulta. Pero además nos ayuda con el control de versiones de la documentación, nos evita tener que enviarlo por correo a todos los miembros de la empresa implicados en el proyecto, etc.
- Servir como órgano informativo y reducir el correo electrónico interno, que en muchas organizaciones es excesivo. Una publicación en la Intranet, que abrirán como página de inicio todos los trabajadores servirá para hacer los comunicados pertinentes.
Estos son, a mi juicio, los tres puntos que debemos cumplir para que la Intranet de la empresa sea de utilidad y nos ayude a mejorar los procesos internos en nuestra empresa. Cada uno de estos puntos se debe desarrollar en cada departamento para ver cómo le podemos sacar el mejor partido a nivel productivo en la organización de nuestra empresa.
En Tecnología Pyme | La intranet en la pyme (II): Microsoft Sharepoint 3.0
Imagen | Flickr
Comentarios
Centralizar todo, y hacerlo accesible desde cualquier punto es lo mejor. Mejora mucho mejor las comunicaciones y los empleados se informan mucho mejor de las actividades que se realizan.
Ojalá este blog no se plantee cerrar nunca. Me parece excepcional los artículos que publicáis.
Trabajo en una empresa de servicios y soy responsable informático y tecnológico de la misma.
Llevo mucho tiempo dándole vueltas al tema de montar una intranet en mi empresa. Realmente nos hace falta y es necesario. Pero encuentro muchos handicaps que me hacen dudar y que hacen que las ideas no terminen de cuajar.
Tenemos un servidor local, poca cosa, lentillo, pero resultón. Hace unos meses instalamos el FengOffice que francamente es justo lo que queremos; poder dividir el trabajo por Grupo de Trabajo / Departamentos. Es decir, que tenga una jerarquía configurable y flexible.
Lo que más nos interesa es tener calendarios compartidos y a ser posibles integrados con Outlook.
Gestión de tareas, gestión de objetivos, control de versiones, foros de debate... FenOffice es muy bueno en su cometido, pero es muy lento, demasiado sobrecargado y algo lioso.
Nos planteamos entonces ahora el Sharepoint Foundation 2010, pero no sé si será la mejor alternativa para nosotros.
Me interesa mucho el tema, y me gustaría que la gente participara y comentara sus experiencias que seguro que nos son útiles a muchos.
3 Comentario moderado
5Discrepo en el tercer proceso, por experiencia.
A pesar de haber anunciado cosas en la página de inicio, por la rutina que siempre es la misma, no se lee. Así de simple.
Cuando había que notificar algo, además de la página de inicio, le cambiaba el color a la misma, enviaba un correo, mensajes directos tipo winpopup, y SMS al móvil.
Aún así, siempre salía alguien diciendo que no se había enterado.
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