Una de las cuestiones que suele dar muchos quebraderos de cabeza a la mayoría de los responsables de IT es la convivencia en las empresas de OpenOffice y MS Office. Llevar a cabo una migración entre ambos puede ser una dura tarea pero más aun lo es la convivencia de ambos sistemas, con lo cual muchas veces toca decidir en la migración a OpenOffice, ¿todos o ninguno?.
No vamos a entrar aquí quien tiene la culpa de que ambos formatos de archivos no sean totalmente compatibles y quién respeta el estándar y quién no. La cuestión es que hoy en día cuando se abre un documento creado con MS Office con OpenOffice y viceversa puede que existan ciertas variaciones sobre el formato original.
Por eso cuando se lleva a cabo una migración en una empresa de una a otra suite, que normalmente se produce para pasar a OpenOffice, tenemos que tratar de hacerlo todos a la vez, de manera que de un departamento a otro al pasar documentos y tratar la documentación interna de la empresa no se produzcan discordancias.
Siempre habrá necesidad de que alguien tenga una versión de MS Office, sobre todo si estamos constantemente tratando con documentación que nos envían de otras empresas, pero no es necesario que lo tenga cada uno de los empleados. El ahorro en costes de licencias puede ser muy importante. OpenOffice cumple con un 90% de las necesidades de las empresas.
No hay que ser radicales ni cerrar las puertas a MS Office sino que la inversión en licenciamiento debe ser cubierto en basa a una mejora de la productividad respecto a OpenOffice. Si el departamento de contabilidad necesita Excel no hay mayor problema en ponerlo, pero tiene que estar debidamente justificado en base a una necesidad real y una mejora de procesos.
Por otro lado, todo proceso de migración debe ir acompañada de una formación adecuada en el nuevo producto. Muchas veces las carencias de OpenOffice son más en formación de los usuarios que no encuentran como realizar tal o cual función que del propio programa. En este sentido la oferta formativa en OpenOffice es mucho más escasa que la que podemos encontrar con MS Office.
Podemos establecer pruebas pilotos en puestos específicos de cada departamento para ver que inconvenientes nos encontraremos en la migración y cómo salvarlos. Una vez estudiadas todas las ventajas e inconvenientes de la migración será el momento de decidir si la empresa saldrá ganando con el cambio o nos quedamos como estamos.
En Tecnología Pyme | Razones por las que las empresas no utilizan OpenOffice
Comentarios
Contestado a la pregunta "¿todos o ninguno?" yo propongo todos - 1. Me explico, migrar todos los documentos y que vayan bien es complicado. Pero cuánto más rápido y "brutal" sea el cambio más se beneficiará la empresa. Dejaría un puesto informático con MSOffice por si alguna vez se tiene que abrir un documento de alguna otra empresa ha enviado y que tiene un nuevo formato impuesto por MS o cualquier particularidad del caprichoso MSOffice.(Una licencia si que se lo puede permitir una PYME). Si alguien de cualquier departamento necesita acceso al MSOffice pues que se le permita el acceso al ordenador con MSOffice instalado y que lo edite ahí, pero sólo como excepción. Todos los demás documentos creados de cero tienen que ser con OpenOffice.
En caso de que el puesto informático este con Windows (pero utilize OpenOffice) es mucho mejor no instalar el OpenOffice de la pàgina de openoffice.org si no que debería instalar el Go OpenOffice (todas las distros GNU/Linux se basan en esa versión) ya que és una versión modificada que mejora sustancialmente la integración con MSOffice.
Otro consejo es que hay que estar al día con las actualizaciones de las nuevas versiones ya que traen mejoras y una mejor integración. No importa estar todo el día actualizando pero, por ejemplo, cada 2 versiones ya toca!
Creo que debe ser para todos el cambio ya que algunos que tengan MS office y otro Open Office siempre se dará la pregunta porque ellos si lo usan? ademas que entre MS Office y open Offfice e tenido mil problemas al abrir archivos creados por una suite determinada por ejemplo el encabezado se bloquea, se descuadran las impresiones , los macros no funcionan igual, etc asi que seria mejor todo usar una misma suite ya que actualmente al pasar a open Office las llamadas por parte de los usuarios finales dejaron de ser problemas de impresoras, virus, a pasar casi al 90% a problemas de incompatibilidad con open Office
Medellin, agosto 23 de 2010
La verdad creo firmemente que lo expresado en este articulo por su autor desconoce de manera importante el estado actual y alcances reales de OOo. Las afirmaciones manifestadas a continuación son el resultado de mas de 200 procesos exitosos de Migración a OOo, desarrollados por nosotros en varios países.
La pregunta planteada sobre " ... todos o ninguno .." desconoce totalmente el hecho real actual que en el mundo de las TIC y su aplicacion empresarial o corporativa se hace por etapas y la tecnologia de punta y su implementacion esta orientada a convivir con las estructuras previamente existentes.
También desconoce las enormes, simples y calificadas soluciones que OOo, suministra para que todos sus archivos nativos o no puedan " ...coexistir totalmente .." y sin disrupcion de su operación regular en ambientes dinámicos.
También olvida que desde 2005, OOo es estándar ansi/iso y que su construcción se ha desarrollado respetando normas internacionales aceptadas, hoy masivamente por gobiernos, organizaciones y aplicativos de todo tipo
Hoy OOo en su versión 3.x, carga plenamente archivos OXML creados de manera nativa por Ms Office 2007 (instalar service pack2) y 2010, permitiendo su completa funcionalidad.
También Ms 2007 y Ms 2010 leen de manera directa y sin ninguna intervención del operador archivos creados en formato nativo ODF por OOo.
Ademas OOo ha sido desde sus versiones iniciales líder en la creación, edición y soporte de documentos Pdf de alta calidad también estándar Ansi/Iso y que inclusive en su versión 3.3 puede de manera nativa, incluir las 14 fuentes originales de Adobe.
Este tema da para muchísimos comentarios, pero quiero concluir afirmando, que un proceso de migración a OOo, deberá hacerse por grupos de equipos (nada de TODOS ) y paulatinamente crecer el numero de ellos hasta llegar a una participación importante en la organización. Tenemos casos clásicos 80/20 y 90/10, y aun 50/50. Es mas puedo asegurar que muy pocos proyectos alcanzaran para OOo la población total de la entidad.
Si algun lector tiene cualquier tipo de inquietudes al respecto, no dude en escribirme a starsuitesun@gmail.com y de paso les recomiendo mirar: www.esnips.com/web/superopenofficetips.
Cordialmente,
Luis E. Vásquez R
Si utilizamos la ratio de 50 - 50 por ejemplo tendrás al 50 % de tu plantilla enfadada porque tienen que usar OpenOffice. Aunque cumpla con todos los estándares está claro que MS Office que es la aplicación mayoritariamente usada no lo hace, por lo que un documento creado en MS Office puede sufrir variaciones al abrirse con OpenOffice. Lo que indica que hay problemas y usuarios que se quejarán.
Medellin agosto 23 de 2010
Hola, amigos
Mira si tu estas usando de modo corporativo y estándares específicos la estructura de plantillas, debes definir de manera primaria que estructura vas a usar, si estándares Odf, Oxml o Pdf porque de lo contrario tendrás lagunas diferencias de operación en el manejo integral de la información en la entidad.
Sin embargo si quieres manjar conservar los dos ambientes de plantilla-je simplemente desarrolla una solución muy simple que consiste en crear un procedimiento estandard creado en Vba, en OpenBasic o cualquier otra herramienta con Java, Php, Phyton (todas libres ), que en un simple formulario pregunte al usuario " usa sistema de plantillas de la Cia", y a continuación "le permita seleccionar entre "Odf, Oxml y Pdf" , y simplemente redirija al usuario en la búsqueda de la citada plantilla y de la carga respectiva de la suite usada para su carga, edición, etc.
La verdad este es un impedimento muy sencillo para basar una decisión negativa de uso de OOo o cualquier otra herramienta libre o para decidir de manera tajante si un proyecto de migración se hace " ... todos o ninguno ..", que insisto es una solución alejada de los métodos y maneras como hoy las corporaciones publicas y privadas usan eficientemente la tecnológica de punta.
Cordialmente,
Luis E. Vásquez R
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