Una de las cuestiones organizativas en las que he perdido más tiempo a lo largo de los años en las distintas empresas por las que he pasado son las reuniones. Por lo general tienden a alargarse, a divagar y a convertirse en una pérdida de tiempo pasada la primera media hora. Pero si las reuniones presenciales suponen una pérdida de tiempo, es peor en el caso de las reuniones a distancia. Por eso vamos a ver que podemos hacer para evitar que las reuniones online sean más improductivas que las presenciales.

Empezando porque no valoramos la reunión online como la física. En muchos casos no hemos tenido que desplazarnos, no supone que estamos pensando desde el día antes que hacemos la maleta en la reunión y no la preparamos tan bien como deberíamos. Al fin y al cabo si algo sale mal o se nos queda en el tintero, podemos repetir al día siguiente.

Y este es el principio del problema, porque de esta manera despreciamos el tiempo que invertimos en la reunión online. Por eso, para tener éxito en un reunión online y conseguir que resuelva aquellos asuntos que han motivado la misma. Y evitemos con ello tener que desplazarnos para realizar una reunión tradicional.

Cinco consejos básicos para aprovechar la reunión online

• Sea cual sea el método para conectarnos, tendremos que mandar a los asistentes los requerimientos técnicos básicos para poder participar. Ya sea una reunión por conferencia telefónica o videoconferencia, etc. Es necesario tener claro si nos podemos conectar y desde donde.
• Como en toda reunión es necesario enviar junto con los detalles técnicos los puntos previos que motivan la reunión. De esta manera todo el mundo que asista está centrado en el tema y sabe cómo va a desarrollarse.
• Evitar un número alto de asistentes. En ocasiones he asistido a reuniones en las que los implicados éramos más de cuarenta, todos a distancia y sólo en la presentación tardábamos una enormidad. Además una cuestión básica es saber usar el mute, para no interferir con ruido de fondo. Si no estás hablando, pon en silencio tu voz en la herramienta.
• Evitar la multitarea: si estamos en la reunión, ya la hagamos por un ordenador o un teléfono debemos evitar estar haciendo otras cosas, mirar correos, redes sociales, etc. Al ser la reunión a distancia es necesario poner más atención en el interlocutor.
• Por último, en mi experiencia diría que no es posible mantener la atención a distancia mucho tiempo, por lo que no conviene alargar la reunión más de veinte minutos. De esta manera, tratamos de forma sintética los puntos acordados y finalizamos la reunión sin haber cansado a los asistentes.

Si conseguimos que estas reuniones sean la solución para desatascar algunos asuntos, fijar líneas maestras, etc. y con ello evitamos cruces de correo electrónicos que son interminables habremos conseguido nuestro objetivo. En media hora, entre conexión y reunión nos hemos ahorrado en ocasiones una mañana de trabajo. Eso si, todos tenemos que poner de nuestra parte.

En Tecnología Pyme | Herramientas para reuniones en línea y marketing (III)
Imagen | AN HONORABLE GERMAN