La planificación de las copias de seguridad

Muchas empresas no realizan copias de seguridad de sus datos. Esto ocurre sobre todo en empresas pequeñas, donde en el mejor de los casos se tiene la copia que se hizo por si acaso hace un año. ¿Cuál es el valor que le otorgamos a los datos de nuestra empresa? En función de la respuesta a esta pregunta deberemos realizar la planificación de las copias de seguridad así como el tiempo y dinero que invertiremos en las mismas.

Tenemos que conocer nuestra empresa, la cantidad de datos que cambian cada día, y cómo nos afectaría perder los datos de un día, una semana o un mes. No todas las empresas son iguales y por lo tanto, mientras para unas perder los datos del día anterior puede suponer un grave problema para otras perder los datos del último mes puede no suponer ningún problema.

Una vez definida la periodicidad de las copias de seguridad se debería definir qué datos son importantes para nuestra empresa. En este sentido conviene acotar los datos que son importantes para que la copia de seguridad tenga un tamaño razonable. Cuando hemos decidido cuales son los datos importantes, lo mejor sería centralizar los mismos, ya sea en una carpeta compartida, en un disco duro externo o en un servidor.

Si estos datos importantes no se encuentran centralizados tendremos que ir realizando copias de seguridad por todos los ordenadores de la empresa. Imaginaros los datos de contabilidad en un equipo, los de nuestros clientes en otro y los de ventas en un tercero. Este modelo, aparte de ser poco escalable tiene difícil gestión para las copias a poco que vaya creciendo el número de equipos. Como mínimo si tenemos un sistema de este tipo tendrían que estar en carpetas compartidas para poder ejecutar la copia de seguridad.

Hoy en día con el precio de los discos duros con funciones de red no tiene sentido un sistema de este tipo, ni operativamente, ni para la realización de las copias de seguridad. Centralizar los archivos es la primera premisa para tener una buena cobertura de seguridad. Nos ahorraremos tiempo y con ello mantendremos una mejor disciplina a la hora de realizar nuestras copias de seguridad.

Una vez ordenado cada cuánto hacemos las copias, qué datos guardamos y desde dónde los guardamos tendremos que comprobar cuánto ocupa la copia de seguridad. Si tenemos muchos datos y la copia nos ocupa mucho tiempo podemos optar por dejarla ejecutando cuando nos vamos a casa o en las horas de la comida, dependiendo de lo amplio que sea nuestro horario.

Otra opción consiste en realizar copias incrementales, ya sea porque tenemos muchos datos o nos ocupan mucho volumen. Se trata de copiar sólo los datos nuevos desde la última vez que se realizó la copia de seguridad. Se ahorra tiempo y volumen de almacenamiento, pero a la hora de restaurarlas el proceso es mucho más lento. También debemos hacer una copia completa cada cierto tiempo.

Soportes para realizar las copias de seguridad hay de muchos tipos, desde cintas a DVD regrabables o discos duros externos. Software para gestionar las copias de seguridad también existen multitud de posibilidades. Tan importante es la facilidad para realizar la copia como para restaurarla. En este sentido conviene no olvidar el sentido de una copia de seguridad, puesto que puede que no la utilicemos nunca y esto será una buena señal, pero si la utilizamos debería ser muy sencilla y rápida su restauración.

Por último, otra cuestión sería la custodia de la copia. Una buena medida es que la última copia de seguridad completa de los datos esté fuera de la empresa, puesto que en caso de desastre total podríamos recuperar datos. En este sentido, convendría probar a restaurar los datos de las copias aunque no fallen periódicamente, una o dos veces al año bastaría. De este modo nos aseguramos que aunque falla algo la copia se realiza correctamente y la podemos restaurar con normalidad.

Todas estas medidas son recomendables, pero como veis muchas de ellas pueden ser innecesarias en vuestra empresa. Toda la planificación de las copias de seguridad debe ir en función de la importancia de los datos que guardéis para vuestra empresa. Y vosotros, ¿cómo realizáis la copia de seguridad de vuestros datos? ¿Cómo afectaría a vuestra productividad la pérdida de los datos del último mes?

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