Una de las cuestiones que facilitan el pago por copia en los sistemas de impresión es saber cuánto imprimimos en nuestra empresa. Si vemos que el número de copias es más elevado de lo que debiera tenemos que tomar medidas para intentar que descienda. Una de las más efectivas es establecer cuotas de impresión en la pyme.
Se trata de asignar una cuota de impresión por usuario, de manera que cada uno podrá imprimir una cantidad determinada en un periodo de tiempo que hayamos seleccionado. De esta manera, el usuario será consciente de que no debe malgastar su cuota imprimiendo algunas cuestiones que pueden gestionarse de otra manera.
Esta es una medida drástica, que en algún momento si ajustamos mucho puede traer algún problema de productividad, pero que es muy efectiva. Es recomendable tratar antes de hacer efectivas este tipo de medidas, hablar con nuestros empleados para que se responsabilicen de qué documentos deben imprimir y cuales podemos ahorrárnoslos. Por supuesto, la impresión de documentos privados queda al margen de la empresa.
Muchas veces basta con hacer una reflexión de qué documentos necesitamos imprimir, qué alternativas a la impresión tenemos o asegurarnos de qué el documento que vamos a imprimir es la versión definitiva. Con un poco de responsabilidad el número de impresiones debe bajar. Este tipo de restricciones no suelen tener un buena acogida por parte de los empleados, por eso siempre debe ser una medida de último recurso.
En TecnologÃa Pyme | Imprime en formato .PDF gracias al uso de las impresoras virtuales
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Comentarios
"Este tipo de restricciones no suelen tener un buena acogida por parte de los empleados" Ufff, me lo dices o me lo cuentas. Nosotros, antes de esta medida hemos adoptado la de poner a todo el mundo por defecto la impresión en B/N. El segundo paso será la restricción, que hablas en tu artÃculo, pero el sola mencionarla ya he tenido crÃticas.
La mejor solución es dar la información. Que cada usuario sea consciente de los recursos que utiliza (y de lo que los otros utilizan). Y eso lleva al autocontrol.
SÃ, dar a conocer lo que estamos imprimiendo (número de impresiones al mes, gastos de consumibles) es la mejor manera de que los propios usuarios comiencen a autocontrolarse.
¿Cómo se puede monitorizar las impresoras?. Por ejemplo con www.myprintercloud.com. Nosotros lo usamos, es sencillo, da igual la marca de la impresora y te da información de sobra (incluso gráficas).
Este tipo de soluciones se están extendiendo rápidamente y no son bien acogidas en general porque pasan el problema al usuario sin antes asegurar que la plataforma de impresoras/copiadoras funcione siempre al 100%, tema harto complicado porque la responsabilidad de ello está distribuida entre varios departamentos y con intermediarios como los CAU, que ralentiza la reacción. Quien se encarga de cambiar el tóner, quitar un atasco, poner papel, avisar de averÃa, etc. el propio usuario?.
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