Llega un momento en toda empresa en el cual nos damos cuenta que necesitamos herramientas algo más específicas o avanzadas de las que venimos utilizando. Muchas empresas creen que todo se puede gestionar con procesadores de texto y hojas de cálculo, pero a veces hay que buscar otro tipo de soluciones cuando la ofimática no basta para gestionar nuestro negocio.
Tenemos que ser consciente de las limitaciones que nos pueden dar las hojas de cálculo y los procesadores de texto. Muchas veces vemos en la flexibilidad de estas herramientas la solución a todos nuestros problemas, pero a la vez se genera una resistencia al cambio que pueden hacer que dejen de ser productivas o pasen el punto de inflexión de la curva de productividad.
Esto ocurre generalmente cuando la herramienta llega a su límite de esfuerzo, y me explico. Toda herramienta es útil para un propósito. Pero llegado un límite la herramienta y su mantenimiento comienza a darnos más trabajo del que nos ahorra. Además llegados a este punto dependemos en exceso del factor humano, un pequeño fallo puede provocar un problema importante para todo el funcionamiento de la empresa.
Pongamos por ejemplo una cafetera eléctrica, como la que todos podemos tener en casa. Es ideal para un ámbito doméstico. Ahora trasladar esta cafetera a vuestra empresa, donde tiene que dar servicio a 40 personas diariamente que se toman dos cafés. Sirve perfectamente pensaréis, pero si además quiero que me saque un informe de cuantos cafés se preparan al día detallando si estos son solos, cortados, largos o cortos de cafés y a mí un menta poleo, aquí la cosa cambia. La herramienta ha dejado de ser útil.
No se trata tampoco de invertir cantidades desorbitadas para las empresas, sino de buscar una solución adecuada para nuestra empresa. Asesorarnos bien, a ser posible con un consultor independiente, alguien que luego no nos implante la solución que nos ha recomendado, sino que busque la mejor para nuestra empresa.
Pensar en que supondría un fallo con vuestras herramientas ofimáticas, ¿perdemos 60 euros, 600 o 6000? Esta es la cuestión que debemos resolver y en función de la respuesta mirar en qué medida podemos invertir en una solución tecnológica que nos ayude a mejorar los procesos productivos de nuestra empresa. ¿Cuánto dinero se ha perdido en las empresas porque a alguien se le fue una línea de la hoja de cálculo?
En Tecnología Pyme | La tiranía de la hoja de cálculo
Imagen | Ivan Walsh
Comentarios
Es cierto que a veces el word y el excel se quedan cortos en diversos menesteres empresariales. Sin embargo, olvidamos que Microsofot Office integra además una muy buena herramienta que prácticamente nos resuelve estos problemas: MS ACCESS
Con esta herramienta podemos tener practicamente cualquier programa informático que necesite la empresa: un programa de contabilidad, uno de facturación, un auténtico CRM, casi cualquier cosa.
Es verdad que es un poco más complicado de utilizar que los anteriores, pero si somos capaces de tener un poco de paciencia, la rentabilidad que podemos sacarle es bastante grande.
saludos. josecarlos (RETALES DE ECONOMIA)
Madre mia Joseca , no dudo de tu buena intentención al aconsejar pero se ve que de IT vas bastante bastante flojito. A ver , Acces es una base de datos relacional de muy bajo nivel , y no tiene absolutamente nada que ver con una solución CRM , es como comparar una manzana y un gato.
Sobre el hilo en general , por mi experiencia en consultoría de negocio , opino que las hojas de cálculo al sobrepasar una complejidad media suelen generar muchos errores en la organización. Curiosamente el más común no está directamente relacionado con la complejidad , se trata de la existencia de multiples versiones de un mismo documento que genera que distintas personas puedan estar valorando cifras distintas sin saberlo.
En el 99% de estos casos , en los que la complejidad de la información a tratar es media o media-alta lo más lógico es adoptar una solución de Business Intelligence que permita a cada usuario personalizar sus cuadros de mando anlíticos y sus informes según sus necesidades , pero siempre sobre una base de información común y perfectamente consolidada. Que podrá partir en los casos más sencillos de una base de datos relacional como la que ha descubierto el entusiasta pero despistado Joseca.
interesante
En realidad ambas soluciones pueden ser válidas dependiendo de la complejidad. Joseca apunta la posibilidad de construir un CRM con una BB.DD. acces, que para determinados negocios puede ser suficiente y mucho más funcional que una hoja de cálculo y un procesador de textos. iomolo, apunta a una opción que se me antoja imprescindible cuando la complejidad de los datos es alta, Business Intelligence, que es una buena solución, pero que a muchas pymes pequeñas les queda grande.
Creo que ya va siendo hora de romper en España con el "para este con esto es suficiente" ... aunque sigo opinando que en ningún caso tener una tabla "Cliente" relacionada con otra "Ventas" en una DB con 4 datos y 2 sentencias SQL atacándole vas a tener un CRM. Hay unos procesos ajenos a las soluciones concretas que marcan que aspectos e interacciones debe generar una solución CRM y ninguna se ve cubierta por una DB por si sola ... tal vez añadiéndole algoritmos de minería de datos podría cubrirse alguna pero si no imposible. Así que por favor hablemos con propiedad para no generar equívocos.
Como decía, en este país hay un salto tecnológico abismal entre Gran , Media y Pequeña empresa precisamente por aseveraciones como la de "con esto es suficiente". Por mi experiencia creo que le hacen falta las mismas respuestas a una grande que a una pequeña ,cada una en su escala. La diferencia radica en la manera de abordarlas tecnológicamente, que no debe ser pasando por apaños o soluciones inferiores , sino por diferentes vías de acceso a esa tecnología. Actualmente existen en el mercado soluciones CRM y BI en Cloud económicamente viables para cualquier PYME y es por ahí por donde se debe tirar.
Por cierto que manía tenemos ( me incluyo ) con publicitar indirectamente a un determinado fabricante continuamente. Que yo sepa se puede hablar de bases de datos relacionales y de hojas de cálculo sin referirse a nadie.
Aprovecho para felicitaros por el Blog , me parecen de grán utilidad e interés los contenidos y estoy convencido de que aportais vuestro granito de arena a reducir ese "gap" en IT que sufren las PYME en este país.
Bueno, es cierto que cuando quise referirme a mejorar las aplicaciones ofimáticas de la empresa, di por supuesto que nos referíamos a PYMES, puesto que lógicamente son las que pueden estar utilizando únicamente programas de gestión tipo word y excel. Y creí necesario apuntar, un programa que con no demasiados conocimientos nos puede ayudar y mucho a mejorar la administración de la empresa.
Sin ánimo de ofender a nadie, y mucho menos de ser pedante, tal y como han hecho otros para comentar su opinión. Sigo defendiendo la idea, que un programa como ACCESS, por 'muy bajo nivel' que se considere, sí es una base de datos con una facilidad de uso mayor que la de cualquier otra base de datos, que al fin y al cabo es lo que realmente importa a un administrativo, contable o empresario, que no sea informático.
Y lo de construir un auténtico CRM utilizando una BD como ACCESS, es posible para una pyme; y no me refiero a vincular los campos de clientes con los de ventas, me refiero a vincular la información con otras bases de datos, o crear informes, con la complejidad suficiente que permite su vinculación con la hoja de cálculo, sin tener que desembolsar cantidades astronómicas de dinero comprando un CRM pensado para las grandes empresas, y parcheado para ser utilizado por las pequeñas.
La verdad, Joseca me vas a perdonar pero a cada comentario dejas más patente la poca formación en IT que acarreas burrada tras burrada ... no tienes ni idea de lo que es una base de datos y no tienes ni idea de lo que es un CRM ... pero bueno hablar es gratis como aquel que dice.
No voy a entrar en discutir contigo de IT ( ni en nada ), simplemente queria dejar claro que lo que dices no tiene base alguna ni fundamento para que nadie se llevase a equívocos.
Por cierto , Siebel , el CRM lider del mercado cuesta en su modalidad SaaS 50 euros al mes por usuario y en BI , Business Objects , por poner otro fabricante ,en la misma modalidad un precio similar ... y la formación a nivel de usuario de cualquiera de las dos herramientas no supera las dos semanas ... pero nada tu animo con tu Access y tus "auténticos CRM"!
Te recomiendo que te compres "CRM for Dummies" ( publicado por Microsoft seguro que te encanta , aunque en su ignorancia no consideran curiosamente a Acces como paradigma del CRM ) seguro que lo encuentras muy ... esclarecedor.
-- editado por última vez a las 18:27
Está bien, te perdono, supongo que la buena educación no está al alcance de todo el mundo.
De todas maneras si tu razonamiento se basa en el insulto y en el engreimiento, entiendo que no quieras discutir.
Por cierto, puestos a recomendar libros, yo te recomiendo 'El Principito', es un libro con el que se aprende a ser adulto. Supongo que aún no lo has leido.
saludos.
Yo creo que Access es perfectamente funcional para una PyME, no estamos hablando de grandes desarrollos o grandes volúmenes de datos, sino de una herramienta que puede adecuarse a las necesidades de la empresa y al mismo tiempo serle útil. Lo bueno de access es que nos permite utilizarlo y reforzarlo con las otras utilidades de Microdoft Office, como por ejemplo Excel para analizar índices, realizar gráficos; hacer combinación de correspondencia en Word y Outlook. También podremos utilizar la info de access para diagramar proyectos en Microsoft Project, y es alli cuando ya deja de ser una simple base de datos a ser un herramienta mas potente. Para empresas que necesiten almacenar y utilizar un gran volúmen de datos, es preferible contratar algun CRM, y tratar de adecuarlo lo más posible a la dinámica de la empresa. Con respecto a "para este con esto es suficiente", creo que tanto como no es bueno decir que con access es suficiente para la PyME, tampoco podemos ignorar las cosas que se pueden hacer. Por último decir (porque ya veo venir la crítica) que no soy un admirador de Microsoft. Manejo Php y mysql y estoy tratando de desarrollar un sistema que se adecue a un par de empresas en las que trabajo, pero mientras tanto me sirve de ayuda aplicar las otras herramientas.
Saludos.
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