Guías prácticas de la LOPD (IV): inscripción de ficheros

El primer paso en el cumplimiento de la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) es la obligación de notificar los ficheros que contengan datos de carácter personal a la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).

Con este fin se creó el sistema de Notificaciones Telemáticas a la AEPD (NOTA), que permite a cualquier entidad de titularidad pública y/o privada notificar sus ficheros de forma gratuita a través de una herramienta que le informa y asesora acerca de los requerimientos de la notificación, ya sea con o sin firma electrónica. Además permite preseleccionar de forma simplificada una serie de ficheros relacionados con los usos más habituales de las pymes.

Gracias a la sencillez del formulario y a la claridad de su manual de instrucciones éste es un paso que cualquier empresa puede llevar a cabo por sus propios medios, sin recurrir a un asesoramiento externo.

Antes que nada es importante aclarar que el formulario electrónico NOTA incorpora funcionalidades que requieren la instalación de Adobe Reader versión 7.0.8 ó superior.

En este caso veremos los pasos a dar en el uso más habitual de la herramienta: la notificación de ficheros de titularidad privada a través de internet sin firma electrónica.

• En la web de la AEPD ir a Canal del responsable de ficheros > Inscripción de Ficheros > Notificaciones Telemáticas a la AEPD (NOTA) > Obtención del formulario NOTA: Formulario NOTA de titularidad privada
• Seleccionar Alta, y luego Tipo (modelos precumplimentados para gestión de comunidades de propietarios, clientes, libro recetario de las oficinas de farmacia, pacientes, gestión escolar, videovigilancia, nóminas y recursos humanos). Marcar presentación por internet.
• Cumplimentar los apartados de la notificación. En todos los apartados se encuentra disponible la ayuda correspondiente a dicho apartado, así como una opción que le permitirá verificar si el mismo ha sido cumplimentado correctamente.
• Rellenar la Hoja de solicitud.
• Generar/Enviar la notificación.
• El sistema responderá con la Hoja de solicitud (en formato PDF) que confirma que la notificación ha sido enviada correctamente. Dicha Hoja de solicitud, firmada por la persona que efectúa la notificación, es la que se deberá remitir por correo a la AEPD.

Posteriormente la AEPD confirmará por correo la inscripción de fichero mediante una carta en la que además de asignar el código de inscripción correspondiente, señala: “sin que de esta inscripción se pueda desprender el cumplimiento por parte del responsable del fichero del resto de obligaciones previstas (...)”.

Iremos viendo en las sucesivas entregas de esta Guía Práctica LOPD cuáles son esas otras obligaciones previstas.

Formulario | Formulario NOTA de titularidad privada
Más información | Manual del formulario electrónico de notificación de ficheros de Titularidad privada
En Tecnología Pyme | LOPD: guías prácticas y conceptos básicos