Una de las cuestiones en las que las empresas se muestran más interesadas es en las distintas opciones que tiene a la hora de deshacerse del papel en la empresa. Llega un momento en que archivar y guardar todos los documentos requiere un esfuerzo importante, con lo cual muchas optan por el escáner digital como solución para ir eliminando el papel.
Por lo general las soluciones de escáner vienen integradas en distintos tipos de máquinas multifunción, ya sean pequeñas impresoras de tipo personal, o grandes impresoras, fotocopiadoras, escáner, etc. Dependerá la adopción de uno u otro tipo de la cantidad de documentos que vamos a digitalizar. Si se trata de comenzar con el papeleo diario en una oficina pequeña, un escáner básico puede ser suficiente.
Por el contrario, si tenemos que digitalizar gran cantidad de documentos deberíamos optar por una solución más profesional. Muchas de las máquinas de las que nos ponen las empresas dedicadas a la reproducción digital y que se gestionan bajo el negocio de pago por copia lo incorporan. Por lo general una vez escaneado el archivo lo manda a la ruta por defecto que le hemos indicado en la configuración. Metemos un taco de documentos en la bandeja superior y los va escaneando automáticamente.
Hay que tener muy claro que con el uso de estos aparatos lo que queremos conseguir es la desaparición del papel, no la duplicidad de archivos, tanto en formato digital como en formato papel. Por eso hay que ser metódicos y antes de comenzar definir una estructura de archivos digitales para que los documentos que vayamos a guardar estén bien estructurados y luego nos sea fácil encontrarlos.
En este sentido, soluciones técnicas hay muchas así que por este lado tenemos las espaldas cubiertas, es más complicado montar el archivo digital, aunque siempre podemos recurrir a gestores documentales que nos ayuden con la tarea. Es importante desarrollar sistemas modulares que permitirán ir creciendo según lo vaya haciendo nuestra empresa. Si tenéis alguna experiencia en vuestra empresa nos interesaría conocerla, ¿utilizáis un escáner en vuestras empresas?
En Tecnología Pyme | Deshacerse del papel en la empresa
Comentarios
Nosotros desde la Fundación vamos adentrándonos en este tema, y de momento utilizamos una multifunción con entrada por bandeja, y aprovechándonos del software de escaneo XSane (procedente del software libre) estamos empezando a digitalizar algunos de los documentos que vamos recibiendo.
Para mi la cuestión no es el scaneo en si, sino el archivo. En unas oficinas donde varios empleados compartimos archivo, si pasamos a scanear documentos, es logico pensar que nos organicemos con una base de datos diseñada para esto, en lugar de abrir mas y mas carpetas. ¿ cual nos recomiendas ? ¿ donde puedo orientarme ?
@Suso, la verdad es que un buen árbol de carpetas jerárquico puede ser suficiente, pero si no basta yo os recomendaría que echéis un ojo a los gestores documentales, hay algunos sencillos de implementar en la empresa y muy útiles.
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