Se que cuando muchos hayan leído el titular habrán mostrado su desacuerdo con esta afirmación. A menudo creemos que por tener los archivos guardados en la oficina están más seguros que si se guardan en un servicio online, pero creo que los datos están más seguros en la nube que en nuestras instalaciones.

Por lo general un buen proveedor de servicios en la nube nos ofrecerá una disponibilidad del 99,90 %, lo que prácticamente significa que nuestros datos o aplicaciones estarán siempre disponibles. Conseguir un porcentaje similar para los sistemas de las empresas requiere redundancia y no todas están dispuestas a realizar esta inversión.

No se trata ya de tener una copia de seguridad, sino muchas veces hardware duplicado para poder hacer frente a cualquier incidencia. Además hay que realizar la copia de forma periódica, probar las restauraciones para comprobar que todo el proceso va bien, etc. y esto tiene un coste implícito en horas de trabajo e inversión en software.

Si somos meticulosos podemos conseguir un alto grado de disponibilidad de datos y sistemas. No hace falta llegar a porcentajes como los de la nube, ya que muchas empresas si pasan uno o dos días sin acceder a los datos pueden continuar con su trabajo de forma más o menos estable, sin afectar a su negocio de forma sensitiva. Esto no da el tiempo necesario para poder restaurar todo al punto anterior al fallo.

Robo y ubicación de los datos

Esto por lo que respecta a la seguridad de los sistemas. Pero también otro de los miedos que afrontan muchas empresas al llevar sus datos a la nube es la posibilidad de que alguien le robe los datos. Lo cierto es que parece complicado que alguien ajeno a nuestra empresa acceda al servicio donde están alojados para llevarse la base de datos de la empresa y venderla a la competencia.

Parece más probable que sea alguien de la propia empresa la que pueda acceder a dicho servicios con un usuario y contraseña y descargar y filtrar dichos datos. Pero es que además este peligro ya existe en local, donde las fugas de datos se producen de múltiples maneras, no solo a través de medios electrónicos.

Lo único que veo en contra de llevar los datos a la nube, con un proveedor de servicios de calidad, es la dependencia de terceros. Pero al fin y al cabo las empresas ya están acostumbradas a depender de terceros en otras cuestiones como electricidad, comunicaciones, etc. Quizás falta todavía un poco de tiempo para ver estos servicios en la nube con más normalidad.

En Tecnología Pyme | Soluciones de nube privada para asegurar la custodia de los datos
Imagen | bugeaters | alvimann

Sabemos que con la llegada de Internet ha cambiado todo, ha sido una revolución, y también ha obligado a evolucionar en cuanto la forma de disfrutar, emprender, trabajar, compartir y entender todo lo que nos rodea. Hoy día casi nadie termina su trabajo sin la ayuda de Internet. También estamos sorprendidos de que ahora podemos realizar trabajos de forma sencilla en la que solíamos pasar mucho tiempo, por ejemplo, encontrar un banco en una ciudad desconocida.

Los sistemas de VoIP no se han propagado aun a las masas por completo. Pero el crecimiento es continuo y poco a poco se van viendo nuevas aplicaciones que ofrecen la posibilidad de hacer llamadas gratuitas mediante VoIP eso si os dejo claro que para ambas aplicaciones funcionan siempre y cuando dispongas de linea de datos. Estas dos aplicaciones de Android te permite realizar llamadas gratuitas de VoIP para comunicarte con tus contactos, empleados, clientes etc.

Skype para Android ha puesto en marcha el servicio en PCs y otros dispositivos y es por todos conocido, debido a su adquisición por parte de Microsoft y su posterior acuerdo con Facebook, se ha convertido en un diamante en bruto para las Pymes con mucho que ofrecer y poco que preguntar. Está disponible de forma gratuita en el Android Market y funciona en dispositivos Android 2.1 o superior y iOS 4.0 o posterior.

Te permite enviar mensajes de texto y hacer llamadas de VoIP de forma gratuita. La vídeo llamada, en este caso no está disponible en algunas regiones específicas, por lo que si lo que necesitas es esta opción, es posible que desees utilizar otra aplicación. No necesitas ir a la aplicación cada vez que desees utilizar el servicio y su integración con otras aplicaciones nos da la opción de llamar a otros contactos de Skype directamente.

Viber para Android, uno de los argumentos eternos de la lucha entre los usuarios de IOS y Android se basa en dos únicas aplicaciones: WhatsApp y Viber. WhatsApp se utiliza principalmente para mensajes de texto, mientras que Viber se utiliza para hacer llamadas gratuitas VoIP. Sin embargo, recientemente estos argumentos fueron derrumbados, ya que las dos aplicaciones ha dado el salto en el Android Market de Google. Requiere iOS 3.1 o posterior.

En el caso que nos ocupa, Viber está disponible para los usuarios con sistemas Android, y se puede descargar de forma gratuita desde el Android Market. Su instalación y operación subsiguiente es muy simple. Lo único que tienes que hacer es ingresar el número de teléfono y entonces estamos listos para llamar.

Estas dos aplicaciones (también están disponibles para IOS) pueden hacer crecer y ahorrar a tu empresa trabajando más cerca de los clientes, colegas y proveedores, independientemente de donde se encuentren. Además, es una manera sencilla de reducir los gastos de viaje y tecnología a la vez que tu empresa crece. y tu ¿usas alguno de estos otros servicios de VoIP en tu empresa? si la respuesta es afirmativa no dudes en compartirlo dejando un mensaje.

Más información | Skype para Pymes | Viber para Android
En Tecnología Pyme | Skype, la innovación y su uso en la pyme
Imagen | Andres Rueda

Se trata de un software que nos permite facturar desde cualquier lugar y cualquier dispositivos puesto que se aprovecha de las ventajas del SaaS para llevar esta facturación a la nube. Nos permite crear facturas y presupuestos, ventas e ingresos, así como el control sobre los cobros y pagos o los gastos e inversiones. Para las versiones avanzadas facilita asesoría y un sistema de informes que toda empresa necesita. No está limitado el número de facturas que podemos crear en las versiones que nos presentan.

Dispone de una versión gratuita que no está limitada, como hemos comentado excepto en las características de creación de informes de IRPF o IVA, así como en las cuestiones de asesoría, uno de los puntos fuertes de la aplicación. Es normal que cuando se inicia un negocio se tengan dudas sobre como debemos presentar, en qué plazos, etc. Cuentica busca dar respuesta a todas estas cuestiones y otras que puedan surgir con planes de precios desde 19 euros al mes y si necesitamos un asesor personalizado desde 40 euros al mes.

Su uso es sencillo e intuitivo y lo mejor es que por el momento no está limitado a determinado número de facturas o gastos según el plan. Permite crear gastos y facturas periódicas, lo cual es muy útil en determinados momentos, sobre todo para añadir gastos como alquiler de local, seguridad social, etc. y lo mismo con facturas que tenemos de contratos de mantenimiento y que giramos mensualmente.

Lo que si echo en falta es la posibilidad de crear varios usuarios, que si bien para un autónomo no son estrictamente necesarios puede ser de utilidad cuanto la empresa es un poco mayor. A la vez también se echa en falta aplicaciones para móviles que faciliten su uso desde estos dispositivos o mejoren su visualización en los tablets. De todas formas por todo lo que ofrece es sin duda una opción para tener en cuenta.

Más Información | Cuentica
En Tecnología Pyme | Factura Directa sigue incorporando novedades y presume de nueva API

Hay un montón de herramientas en Internet sobre SEO. Algunos mejores que otros, aunque por fortuna puedes encontrar lo suficiente para sobrevivir. Desde que el SEO se hizo tan popular, ha habido algunas aplicaciones que se pueden ejecutar directamente desde tu escritorio o dispositivo móvil. Esto te ahorra la molestia de tener que abrir varias ventanas del navegador Web, y así te evitas de lidiar con los molestos problemas de la barra de herramientas.

Existen aplicaciones orientadas al SEO que tienen la capacidad de organizar la información de una manera muy completa y más concisa. Algunas de estas aplicaciones son gratuitas y por otras tendrás que abonar un precio al implementar estas últimas herramientas y funciones mas avanzadas.

Sitemap Automator

Hace exactamente lo que dice que hace. Utilizando la última tecnología, Sitemap Automator, realiza automáticamente los archivos XML estándar del sector mapa del sitio. No importa como has creado tu página Web de Empresa, a mano, con Dreamweaver, RapidWeaver, o iWeb por ejemplo, funcionará. Crea sitemaps compatibles para Google, Yahoo, Bing y Ask.com. Ya no tienes que enviar manualmente los archivos de cada motor de búsqueda, y actualizar a mano.

Los Sitemaps de Google han demostrado ser un componente muy importante de cada sitio web disponible en la Web. Google Sitemaps es una herramienta ofrecida por Google, que permite enviar un documento que contiene enlaces a cada página de tu sitio llamado sitemap (mapa del sitio). Este documento tiene que estar en formato .XML o en .TXT para que Google fácilmente indexe tus páginas. En caso de que tu sitio contenga un mapa del sitio de Google será constantemente actualizado por un índice y Google. Gracias al sitemap:

• Google indexará las páginas Web más rápido.
• Google encontrará las páginas modificadas y se actualizaran más rápido.
• Tendrás tu sitio visible en la Web tan pronto como Google le haya indexado.
• Debido a Google Sitemaps, Google se las arregla para mantener el contenido de nueva búsqueda.

Más información | Sitemap Automator

SEORanky

Esta particular aplicación te da toda la información que puedes desear de un sitio web. Backlinks, le gusta de Facebook, tweets, posición de Palabras, Page Rank, Alexa Rank, etc todo organizado de una forma fácil de leer, hace la comprobación en los sitios bastante rápido.

Con esta aplicación se te facilita en gran medida medir y conocer el impacto en este caso, del rendimiento de los botones o enlaces que tengas implementados en tu sitio Web de empresa como por ejemplo, el botón “me gusta” de Facebook, Google +, Twitter, Linkedin, etc.

Más información | SEORanky

Google Analytics para IPAD

Podría llamarse perfecta para acceder a una base de datos cuando se está en movimiento y no tienes acceso a tu computadora principal. Esta aplicación da una sensación muy agradable, y en mi opinión se ve un poco mejor que el análisis estándar. para los que necesitéis más funcionalidades, tendréis que acudir a la versión de pago que ofrece características avanzadas como por citar algunas, selector de fecha intuitiva para configurar el intervalo de fechas, uso de varias cuentas y perfiles, gráficos y datos para todas las métricas, exportación de datos a texto y PDF (60 tipos de informes diferentes, rápida en 3G o Wifi…

¿Quien no usa o ha usado el servicio Web Google Analytics? Para quien no lo ha usado o conoce se trata de un servicio Web Online de Google que te proporciona con tan solo introducir un pequeño código en tu sitio Web de empresa, bastante información sobre estadísticas, análisis de tráfico de visitantes entre otros muchos y más precisos datos de interés que no debiere de faltar.

Más información | Analytics for iPad

No dudes en revisar algunas de estas aplicaciones al menos las gratuitas. El SEO es cada vez más habitual en el mundo de los negocios y algunas aplicaciones simples pueden ayudarte a mantenerte por delante del resto gracias a el aumento en la productividad, la calidad y fiabilidad obtenidas por los datos de este tipo de aplicaciones entre otras muchas mas ventajas y beneficios que “tocaremos” en la segunda parte de de esta serie de posts que empezamos hoy.

En Tecnología Pyme | 10 reglas para el SEO en la PYME | Cinco Aplicaciones iPad para empresas
Imagen | therichbrooks

Además supone un anticipo de lo que será Alfresco in the cloud, un nuevo servicio de colaboración online multiusuario que actualmente se encuentra en fase de pruebas. Se trata de dar respuesta a las nuevas exigencias en la forma de trabajar de muchas empresas, más social, desde cualquier sitio y con cualquier dispositivo.

Entre las nuevas características de Alfresco Enterprise 4 podemos destacar las siguientes:

• Mejor soporte para dispositivos móviles no sólo gracias a la aplicación que tienen disponible para iOS, sino para cualquier otro dispositivo, ya sea móvil o tablet.
• Mejoras sociales en el ciclo de vida de los documentos, que permitirán a los usuarios marcan contenidos como “me gusta” o “seguir” a otros usuarios.
• Integración con aplicaciones de productividad como Microsoft Office, GoogleDocs, Apple iWork on iPad, Quickoffice HD, PDFExpert, Adobe Creative Suite y otras muchas.

Por último un movimiento interesante que anuncian para esta primavera como parte de su estrategia en la nube es la integración con Dropbox, que permitirá a los usuarios promocionar contenido que tengamos en este disco duro virtual en Alfresco.

Me parece que Alfresco realiza una apuesta valiente para tratar de ofrecer una solución que muchas empresas demandan para la gestión de contenidos de forma segura y eficiente. Aunque muchos no lo tengan del todo claro parece que la apuesta de la nube cada vez gana más adeptos y poder trabajar desde cualquier sitio y con cualquier dispositivo cada vez es más importante.

Más Información | Alfresco
En Tecnología Pyme | Alfresco Mobile se integra con QuickOffice
Vídeo | YouTube

Porque si no tenemos tanto trabajo y tenemos más horas libres podemos dedicarlas a la gestión de los sistemas con mayor intervención del administrador. De esta manera podemos prescindir por ejemplo de la consola centralizada del antivirus. Esto es viable para las empresas de mediano tamaño que utilizaban este sistema, pero para las pequeñas que no tienen este sistema toca trabajar de otra manera.

Fortalecer la formación de los empleados

La parte negativa, como en todas la formaciones, es que cuando se invierte en recursos humanos si alguien se marcha de nuestra empresa perderemos un activo y volver a repetir el proceso con el nuevo empleado. No es partir de cero. Una vez creada la cultura de seguridad de la empresa serán sus propios compañeros los que le indiquen que puede y qué no puede hacer.

Lo cierto es que el ahorro de tener un personal bien formado y responsable en materia de seguridad no tiene precio. Una vez conseguido este aspecto no tendremos que preocuparnos por limitar accesos a Internet o puertos USB, por ejemplo, dado que los usuarios son conscientes de los problemas que pueden causar por un mal uso. La mejora de productividad que puede significar, y también en el ambiente general de la empresa, merece la pena el esfuerzo por parte de todos.

Pasarnos a antivirus gratuitos

Pero también es fundamental estar preparados si de nuevo aumenta nuestro volumen de trabajo y tenemos que volver al sistema más desatendido, con una consola para controlar todos los antivirus, por ejemplo. Una buena integración del antivirus personal con la opción corporativa, aunque de momento no la tengamos contratada, es fundamental.

No es un paso fácil. Plantear un ahorro de este tipo en materia de seguridad exige un compromiso por parte de todos. La cuestión es conseguir optimizar los sistemas con el menor trabajo posible. Tanto para los usuarios como para el administrador de los sistemas.

No todas las empresas podrán llevarlo a cabo, pero un estudio de costes, incluyendo tanto los de licencias en productos de seguridad, como las horas invertidas en formación de usuarios y las extras que nos llevará la administración de los sistemas sin las herramientas adecuadas determinará si sale,o no, rentable para nuestra empresa.

En Tecnología Pyme | La segunda opinión del antivirus
Imagen | MartinMagdalene

Los datos se han publicado en el Índice Global de recuperación ante desastres de Acronis de 2012. La confianza de las empresas en su capacidad de copia de seguridad y recuperación de desastres ha aumentado un 14%, frente a los datos recogidos el año anterior. La empresa cree que tiene las herramientas adecuadas para esta tarea.

Además dos de cada tres empresas revisan sus planes de copia y recuperación con más regularidad, realizando las pruebas adecuadas para comprobar su funcionamiento. Sin embargo, en las más de 6.000 pequeñas y medianas empresas encuestadas se constata como el gasto previsto se congela para la realización de copia de seguridad.

Otra cuestión que llama la atención es cómo casi dos tercios de los encuestados, en concreto el 64%, señala como causa más común de fallos de sistemas el error humano. Si tenemos en cuenta que la media de inactividad por un problema es de 2,2 días, tenemos el coste que supondría en nuestra empresa, de forma aproximada.

El reto de las empresas es dar una respuesta adecuada a los entornos virtualizados y en la nube que cada vez son más frecuentes. Como siempre en este tipo de estudios es necesario observar los datos con cuidado, dado que la empresa que encarga el estudio es parte en el negocio. Además a pesar de la recogida global de datos España no está entre los países en los que se han recogido.

Más Información | Acronis
En Tecnología Pyme | El objetivo de la copia de seguridad es asegurar la continuidad del negocio
Imagen | Acronis

Lo importante es la productividad. Si lo que queremos es mejorar la cantidad de trabajo que pueden llevar en la empresa poco nos importará que gasten su tiempo en redes sociales, si lo hacen en los momentos de descanso que tienen entre las distintas tareas. Otra cosa es que ya se esté produciendo un abuso y por utilizar las redes sociales dejen de realizar su trabajo o su concentración durante la ejecución del mismo se vea afectada.

Los datos de aumento de tráfico y de intercambio de archivos en las empresas que nos ofrece un estudio de Palo Alto Networks tienen cifras muy abultadas. La navegación a través de Twitter se incrementa un 700% o un 300% de incremento contabilizado en cuanto a Redes Sociales activas, en comparación con el índice de actividad detectado durante el mismo período en la segunda mitad de 2010.

Puede parecer mucho, pero lo cierto es que basta que varios miembros de la empresa utilicen Twitter de forma asidua para que estos datos salgan reflejados, sobre todo teniendo en cuenta que el aumento de usuarios de las redes sociales es constante cada año y parece no tocar techo. No me parece alarmante, así como el hecho de utilizar las redes sociales para intercambiar archivos, cosas que ya viene haciéndose en muchos casos a través del correo electrónico.

En este sentido tenemos la parte positiva, sobre todo si gestionamos nosotros el correo de nuestra organización. Aquellas presentaciones que se reenviaban a todos los miembros de la oficina van ahora a través de las redes sociales y no colapsan nuestro correo ni hacen que los tamaños de los buzones aumenten de forma injustificada.

Por último, una cuestión que creo que debería tenerse en cuenta es el uso profesional de las redes sociales. No sólo ya para gestionar la presencia de las empresas en dichas redes o del trabajo de los Community Managers, sino también las aplicaciones corporativas que cada vez más incorporan una capa social a nuestra Intranet o a un CRM por ejemplo.

Más Información | Palo Alto Networks
En Tecnología Pyme | Despedida por utilizar las redes sociales en el trabajo
Imagen | Mykl Roventine

No se trata sólo de tener un soporte extendido a lo largo de una serie de años, sino además tener en cuenta que las empresas no suelen ser las primeras en adoptar los nuevos sistemas operativos, por lo cual el plazo anterior de siete años podía resultar demasiado breve a poco que se demorasen en llevar a producción el nuevo sistema.

Además de esta forma responden al aumento de tiempo de soporte que hace poco anunció Canonical para las versiones LTS que pasaba de tres a cinco años en la próxima versión que saldrá a finales del mes de abril.

Siempre se ha hablado de Red Hat y Suse como las mejores distribuciones para montar en empresas, con un buen soporte y suficientemente probadas. Pero lo cierto es que Ubuntu, con productos derivados tan interesantes para las pequeñas empresas como Zentyal, parece haber encontrado un nicho de negocio interesante en el mundo de la pequeña empresa. De todas formas no estaría mal que reaccionaran y también aumentaran su tiempo de soporte para las versiones de servidor

Más Información | Red Hat
En Tecnología Pyme | Llega Ret Hat 6 con interesantes novedades para las empresas

Esta opción permitirá la administración de los dispositivos móviles BlackBerry desde la nube y que está disponible sin coste añadido para los clientes de Office 365 para medianas empresas y enterprise o del servicio Exchange Online, que funciona con BlackBerry. Entre las características que podemos destacar del servicio están la sincronización inalámbrica con Microsoft Exchange, datos así como el calendario y el organizador de Exchange.

Además se incluye la tecnología BlackBerry Balance que dispone de una vista unificada de la información corporativa y personal que almacenamos en el teléfono móvil de manera que los mantiene separados y seguros, una de las cuestiones que últimamente ponen en riesgo los datos de las organizaciones al mezclar vida laboral y personal en los teléfonos de empresa.

Por último dispone de una consola web para que los administradores puedan gestionar los dispositivos de forma remota, una de las principales demandas de muchas organizaciones para mantener el control sobre los teléfonos móviles de las empresas. Se podrá bloquear o borrar un dispositivo en remoto si se extravía o roba.

En mi opinión se trata de una acierto por parte de RIM y a la vez de Microsoft dado que los dos salen ganando, pero también los clientes que deciden apostar por BlackBerry y Office 365. Un punto más a favor de Office 365 que cada vez va mejorando un servicio que ya de por si partía con muy buenas funcionalidades para empresas sobre todo que comienzan.

Más Información | RIM
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