Pocos son los programas y herramientas de software que representan tanto la productividad como el gestor colaborativo Microsoft Outlook. En sí, aunque Outlook esta concebido en sus últimas versiones (2007 y 2003) como un conjunto total de herramientas integradas orientadas a maximizar las actividades productivas y de colaboración de un profesional o ejecutivo; estas características pueden aun mejorarse mediante un plugin conocido como Xobni.

El plugin Xobni se instala como una barra de herramientas dentro de Microsoft Outlook; ello produce una nueva barra de herramientas adicional (al lado derecho del cliente) con funciones mejoradas para: ejecutar búsquedas (función muy superior al motor de búsqueda predefinido en Outlook), gestionar contactos, visualizar estadísticas de mensajes y localizar archivos adjuntos.

El mundo del open source nos brinda muchas aplicaciones, herramientas y plataformas gratuitas de gran potencial. Desde sencillos sistemas de blog, administradores de contenidos (CMS), administradores empresariales (EMS), wikis, y un largo etcétera; que de saber cómo aplicarlo, pueden ser excelentes herramientas para nuestra organización (y a un costo gratuito).

Sin embargo el instalar estas aplicaciones y plataformas no siempre es sencillo, y generalmente se requiere de algo de experiencia, ya que la mayoría de ellas (sino es que todas) ocupan correr bajo un servidor web Apache, usar una base de datos MySQL y código PHP; los cuales si bien, también son de acceso gratuito vía open source, también requieren de cierta expertice para su instalación y configuración.

La gestión documental es una de las áreas con mayor potencial para mejorar la forma en la que gestionamos nuestra empresa. Aunque lo primero que se nos viene a la cabeza cuando hablamos de ella es la digitalización de los archivos, existen otros procesos que se pueden ver muy beneficiados de su utilización, puesto que permite en buena medida automatizarlos. Contarapid es un software desarrollado por la empresa valenciana Incarsoft, que permite efectuar una contabilización automática de las facturas que escaneamos.

No es un software de contabilidad, lo que hace es enlazar con el programa del que dispongamos y enviarle los datos de cada factura digitalizada de forma que no tenemos que teclearlos. Lee las facturas, recoge los datos pertinentes y genera un fichero que importaremos desde nuestro software de gestión, que en principio puede ser cualquiera ya que el formato de dicho fichero de exportación es personalizable.

Lejos han quedado los tiempos en que muchas funcionalidades a nivel de software y hardware se quedaban en las grandes empresas. Una pyme podía aspirar a compartir archivos en su red y poco más, pero tal vez, los fabricantes para ampliar mercado han desarrollado productos que siendo similares a los desarrollados para grandes empresas, se ajustan en precio y requisitos para funcionar a las pequeñas empresas.

El desarrollo de proyectos opensource parece que está obligando a Microsoft a competir en la gratuidad de productos y suele lanzar en paralelo a software de pago, desarrollos sin coste que van incluidos por ejemplo en las versiones de su sistema operativo de servidores.

Toda esta introducción es para indicarnos que en nuestra empresa, aunque solo sean 5 PCs conectados en red, puede disponer hoy día de lo que se llama intranet, un lugar accesible a través del navegador web donde podemos entre otras muchas cosas centralizar las decenas de archivos que tenemos en carpetas de nuestra red.

Hemos comentado en diversas entradas la utilidad de disponer en la empresa de un servidor web propio, incidiendo sobre todo en las posibilidades que ofrece su utilización dentro de la red local de la compañía. Una aplicación que podemos utilizar en este entorno y que me ha sorprendido por su rapidez y facilidad de uso es eyeOS, un completo sistema de escritorio desde le que manejar calendarios y contactos, trabajar con documentos de texto y hojas de cálculo y realizar casi todas las operaciones que podríamos llevar a cabo en un escritorio tradicional.

Es una plataforma de código abierto y gratuita, que podemos probar utilizando la demo o creándonos una cuenta en el servidor que ponen a nuestra disposición. La otra opción es descargarla e instalarla en nuestro servidor, alternativa que no ofrece demasiadas dificultades y para la que disponemos de instrucciones que explican con bastante claridad como llevarla a cabo. En cuanto a qué cosas podemos hacer con eyeOS, decir que bastantes. Quedan aspectos por pulir pero lo que ofrecen de momento no está nada mal. Vamos a verlo

LogMeIn Ignition es un software que permite, entre otras cosas, acceder a ordenadores ubicados en diferentes lugares utilizando nuestra conexión a Internet. Podemos de esta forma manejar el PC de nuestra oficina desde casa u otra oficina o acceder a los archivos que contenga de una forma relativamente sencilla. La novedad viene porque han lanzado una versión para iPhone/iPod Touch que nos permite controlar ese ordenador desde cualquiera de estos dispositivos.

No es la única aplicación ni la única forma de hacerlo, nuestro compañero Javier ya comentó unas cuantas de las alternativas disponibles en lo que a software de acceso remoto se refiere, ésta entre ellas, pero sí es una de las más sencillas de las que disponemos. Para utilizar la aplicación para iPhone / iPod Touch debemos tener instalado en cada uno de los ordenadores a los que queramos acceder alguna de las versiones de LogMeIn (puede ser la versión gratuita).

En una entrada anterior os habíamos presentado LinExPYME, una solución completa que consta de un sistema operativo Linux basado en Debian junto con un paquete de aplicaciones enfocadas a la gestión de las pequeñas y medianas empresas. Tras unos días probándolo os vamos a comentar la impresión que nos ha causado y que tal lo vemos de funcionalidad y rendimiento.

En cuanto a la instalación, si ya habéis utilizado Linux en alguna ocasión no tendréis demasiados problemas. Toda la configuración funciona mediante un instalador gráfico que nos va guiando por las diferentes opciones que tenemos que seleccionar. En mi caso no tuve dificultades con la detección del hardware, detectó bien las particiones de mi disco duro y el formateo automático funcionó sin problemas.

Además del software de gestión, incluye en la instalación la suite OpenOffice, aunque todavía en su versión 2.0, cuya actualización no debería suponer ningún problema gracias al sistema de paquetes que utiliza Debian. Junto a éste, incorpora una utilidad para enviar y recibir faxes (Gfax), calculadora, diccionario de la RAE y un compresor de archivos.

Para todos nosotros es conocido Outlook, para algunos solo en su versión Express, que viene de serie en Windows XP y no pasa der ser un simple cliente de correo, y otros la versión perteneciente a Microsoft Office, incluida con dicho paquete y con muchos PDAS y teléfonos basados en Windows Mobile, que incluye un completo gestor de información personal.

Pues como extensión de Microsoft Outlook, o mas bien pensando en pequeñas empresas que no puedan o necesiten invertir en un CRM, Microsoft ha incluido en las versiones Small Business, Profesional y Ultimate de Office una versión mas potente de Outlook con la que poder llevar la gestión de clientes.

Outlook Business Contact Manager permite que además de gesitonar la información personal de cada cliente, podamos añadir documentación, acciones que realicemos como llamadas, correos, etc. Todo esto integrado con el paquete Office.

Los laboratorios virtuales de TechNet son programas de adiestramiento y pruebas, en los que se ofrece un entorno virtual que simule un sistema real en el que las distintas herramientas de servidor de Microsoft se encuentran operativas y listas para que se efectúen aquellas pruebas que considere más oportunas sin la necesidad de instalar el software en hardware.

Todos los laboratorios virtuales se ofrecen en inglés y son completamente gratuitos; abarcan un amplio espectro que recorre las distintas novedades en tecnologías de servidor, seguridad, software empresarial y sistemas operativos de la plataforma de Microsoft.

Actualización: Esta entrada es, evidente y lamentablemente (para muchos), una inocentada. Era evidente por el tono, pero esperamos que al menos os hayáis echado unas risas al leerla. Un saludo de parte de todo el equipo. ;)

En un giro inesperado y sorprendente para muchos, Microsoft ha anunciado que todas las versiones para empresa de su nuevo sistema operativo, cuyo lanzamiento está previsto para finales del año 2009, estarán basadas en una distribución de linux propia

No es la primera vez que los de Redmond optan por diferentes bases para diferenciar sus sistemas operativos profesionales y de consumo. Antes de la salida al mercado de Windows XP, las versiones para el hogar estaban todavía basadas en MS-DOS, mientras que la rama profesional, comenzando con Windows NT, ya incorporaba ciertas características de funcionamiento que la hacían acercarse a los sistemas UNIX.