Se trata de la persona que aprovecha ese mismo tiempo que otros utilizan para fumarse un cigarrillo para consultar su cuenta personal de Facebook o Twitter, pero también para revisar su correo personal, etc. En definitiva ocuparse en tareas personales más que en laborales.

A veces se piensa que mientras se sale a fumar o se toma un café con otro compañero no se deja de trabajar, aunque se estén comentando los resultados deportivos del fin de semana o las últimas vacaciones. Si lo hacemos a través de las redes sociales no quedan dudas y quizás esta es la razón por la que en muchas empresas está peor visto.

Sin embargo ambas acciones tienen el mismo efecto y utilizadas de forma adecuada pueden beneficiar la productividad del empleado y con ello a la empresa. Porque los descansos breves son fundamentales para poder mantener la concentración sobre una tarea, haciendo que el tiempo que dedicamos a la misma sea realmente productivo y no nos distraigamos pensando en otras cuestiones.

Esta es en realidad la esencia de la técnica Pomodoro, que en base a 25 minutos de concentración y 5 de relajación consigue que las tareas concluidas al final del día sean muchas más. Sobre todo funciona bien en los momentos de especial dispersión, en mi caso en las tardes donde siempre cuesta más retomar el hilo del trabajo que dejamos pendiente por la mañana.

Por eso creo que la pausa, ya sea para fumar un cigarrillo o consultar tu cuenta de Twitter es básica para mantener un buen ritmo productivo en las empresas. Si además contribuimos a que el ambiente social de la empresa mejore y los empleados sean capaz de apreciar estas pausas sin abusar de las mismas todos saldrán ganando.

En Tecnología Pyme | Restringir el acceso a las redes sociales es como no tener teléfono en la empresa
Imagen | Daquella manera

No es raro ver como en una empresa se generan usuarios y contraseñas para cada empleado, pero con el tiempo, los descuidos, la falta de obligación de cambio, etc. acaban por compartir las contraseñas y los usuarios entre todos. El problema es que cuando se genera un problema y desde el área de sistemas se trata de fiscalizar quién ha sido el responsable del mismo se llega a uno en concreto.

El usuario que ha generado el problema será el que tenga que afrontar esa responsabilidad. Porque de nada sirve decir que has dejado el usuario y la contraseña a otro compañero para que realizara su trabajo en un momento determinado. Es nuestra responsabilidad custodiar esta identidad digital que nos crea la empresa para acceder a sus recursos.

La otra opción es tener un usuario común, lo que implica que no podemos garantizar la trazabilidad del acceso a documentos, etc. Esto se utiliza mucho en empresas pequeñas. El problema es cuando se tratan datos personales para los cuales debemos tener especial protección.

Lo que ocurre en definitiva, es que no concedemos la importancia necesaria a los accesos. Cuando alguien ha borrado de la base de datos a un determinado número de clientes, ha enviado un correo electrónico utilizando la cuenta de otra persona, etc. no puedes negar la autoría digital. Luego tocará justificarse e intentar demostrar que nosotros no hicimos realmente esta acción, sino que fue alguien con nuestras credenciales.

Por último es una sana costumbre configurar los equipos de forma que se bloqueen automaticamente cuando llevan más de X minutos de inactividad, de manera que si por cualquier motivo nos olvidamos de bloquearlo, nadie pueda aprovechar que estamos ausentes de nuestro puesto para utilizar nuestra identidad digital para realizar alguna cuestión.

En Tecnología Pyme | La cesión de las contraseñas

Lo importante es la productividad. Si lo que queremos es mejorar la cantidad de trabajo que pueden llevar en la empresa poco nos importará que gasten su tiempo en redes sociales, si lo hacen en los momentos de descanso que tienen entre las distintas tareas. Otra cosa es que ya se esté produciendo un abuso y por utilizar las redes sociales dejen de realizar su trabajo o su concentración durante la ejecución del mismo se vea afectada.

Los datos de aumento de tráfico y de intercambio de archivos en las empresas que nos ofrece un estudio de Palo Alto Networks tienen cifras muy abultadas. La navegación a través de Twitter se incrementa un 700% o un 300% de incremento contabilizado en cuanto a Redes Sociales activas, en comparación con el índice de actividad detectado durante el mismo período en la segunda mitad de 2010.

Puede parecer mucho, pero lo cierto es que basta que varios miembros de la empresa utilicen Twitter de forma asidua para que estos datos salgan reflejados, sobre todo teniendo en cuenta que el aumento de usuarios de las redes sociales es constante cada año y parece no tocar techo. No me parece alarmante, así como el hecho de utilizar las redes sociales para intercambiar archivos, cosas que ya viene haciéndose en muchos casos a través del correo electrónico.

En este sentido tenemos la parte positiva, sobre todo si gestionamos nosotros el correo de nuestra organización. Aquellas presentaciones que se reenviaban a todos los miembros de la oficina van ahora a través de las redes sociales y no colapsan nuestro correo ni hacen que los tamaños de los buzones aumenten de forma injustificada.

Por último, una cuestión que creo que debería tenerse en cuenta es el uso profesional de las redes sociales. No sólo ya para gestionar la presencia de las empresas en dichas redes o del trabajo de los Community Managers, sino también las aplicaciones corporativas que cada vez más incorporan una capa social a nuestra Intranet o a un CRM por ejemplo.

Más Información | Palo Alto Networks
En Tecnología Pyme | Despedida por utilizar las redes sociales en el trabajo
Imagen | Mykl Roventine

Estos son los resultados de un estudio realizado por Pixmania-PRO, donde además revelan como en España el parque de teléfonos móviles con acceso a Internet suponen un 35% del total. Además un 46% de los ciudadanos que dispones de móvil hacen uso de uno.

Se trata de una cuestión lógica si tenemos en cuenta que la inversión que realiza la empresa espera recuperarla mejorando la productividad del usuario al que facilita el smartphone. De esta manera a mayor sueldo del usuario que tiene este teléfono, más fácil es recuperar la inversión, puesto que con mejorar la productividad unas pocas horas al mes resulta un beneficio para la empresa.

Con los teléfonos móviles de empresa pasó algo parecido. La empresa primero facilita esta tecnología a los directivos y cuando analizan la mejora en la manera de trabajar y cómo puede suponer un ahorro mejorando algunos procesos internos se comienzan a facilitar al resto de empleados de la misma.

Vía | IDG
En Tecnología Pyme | La tarifa de datos de los teléfonos móviles es un ahorro para las empresas

Porque este creo que es el gran caballo de batalla para muchas empresas. Más que el coste de la línea de comunicaciones que nos facilite el acceso a Internet, el problema está en los peligros de seguridad que las empresas temen que acechan en la red, además de una cuestión de pérdida de productividad que pueda venir por una distracción del usuario, un uso del acceso a Internet más relacionado con el ocio que con el trabajo.

Las cuestiones de seguridad se arreglan permitiendo los accesos de forma libre, pero advirtiendo a los usuarios que todo su trabajo realizado desde sus equipo queda registrado. Sólo con esta advertencia podemos hacer que el comportamiento del usuario con los recursos del sistema sean lo más adecuados posibles al desempeño de su trabajo.

La otra opción es facilitar el acceso de manera puntual. Es decir, cuando alguien necesita acceder a determinada página, lo solicita y de manera inmediata se aprueba o no según la necesidad de la misma. Si apostamos por este sistema lo que debemos tener claro es que hay que ser lo suficientemente ágil con la concesión de accesos como para que no se convierta en un problema de productividad.

Por último, muchas veces las empresas a veces no son conscientes de cómo un acceso a Internet podría mejorar su forma de trabajar. Cómo tendrían acceso a una serie de herramientas online que podrían hacer su trabajo más sencillo y sobre todo más flexible. A veces pueden más la cantidad de noticias que aparecen sobre problemas surgidos en Internet que la cantidad de ventajas que puede encontrar la empresa con este entorno.

Un buen estudio previo de las ventajas e inconvenientes que puede tener para cada empresa concreta el uso de Internet, de forma rigurosa, analizando costes, herramientas necesarias para su implementación, pero también los beneficios que puede tener y cómo puede cambiar su forma de trabajar haciendo a la empresa más competitiva. Y todo esto contando con la colaboración y compromiso de los trabajadores para hacer un uso responsable del mismo.

En Tecnología Pyme | Internet Security Controller, herramienta para limitar el acceso a las redes sociales
Imagen | acaben

Es necesario que te asegures de que estás utilizando los fundamentos adecuados mientras trabajas en tu computadora portátil. Más específicamente, necesitas estar seguro de que estás siguiendo las directrices ergonómicas. No sólo es esencial para tu salud, sino que también hacen a un trabajador mucho más eficiente y le permite hacer más cosas. Con esto dicho, os muestro cuatro detalles que hay que tener en cuenta cuando trabajas en tu computadora portátil.

Los ordenadores portátiles en general no vienen con un ratón por lo que tendremos que aguantarnos con la superficie táctil o el punto rojo. Estos te permiten tomar el control del cursor en la pantalla. El único problema con esto es que estas superficies suelen ser muy pequeñas y requieren un esfuerzo constante cuando se usa por largos períodos de tiempo. Una gran cantidad de estrés físico en tus manos y las muñecas podrían ser el resultado de esto. Una solución sencilla sería la de comprar un mouse aparte. De esta manera, puedes utilizar tu portátil como si fuera una computadora de escritorio.

Las pantallas de portátiles son pequeñas y limitadas. Las pantallas pequeñas pueden ser molestas, y te obligan a forzar la vista cuando miras la pantalla. Pueden causar tensión en el cuello, ya que eres obligado a apoyarte en el cuando miras el monitor. Son limitadas en movilidad, el problema no esta en el portátil, está en ti. Por un lado, asegúrate de que te sientes de una forma lo más natural y cómoda posible. A continuación, mantén la cabeza, el cuello y los hombros a nivel con el monitor. Puede que tengas que inclinar la pantalla para asegurarte de que no se tenga que doblar el cuello al mirar en ella.

Las computadoras portátiles son pequeñas. Esto significa que los teclados son generalmente de tamaño muy pequeño también. Los pequeños teclados son molestos porque las teclas son tan pequeñas que en realidad se convierte en difícil de escribir durante largos períodos de tiempo sin experimentar calambres en la mano o dolor. La mejor sugerencia que puedo dar para esto es asegurarse de que estás escribiendo de forma natural y manteniendo las muñecas rectas.

Más factores importantes a tener en cuenta

En primer lugar, determinar para que vas a utilizar tu ordenador portátil mayoritariamente. ¿Será la lectura, la escritura, o una combinación de ambas? Una vez que resuelvas esto, configura tu portátil de manera que sea más efectivo en este tipo de uso. Si se trata de una mezcla de ambas cosas, entonces tienes dos soluciones ergonómicas separadas. Al entender las posiciones y técnicas que hemos visto con antelación, te ahorraras un tiempo valioso.

Algunas personas tienden a utilizar otras soluciones como la compra de accesorios (ratón y teclado) o simplemente se conectan a una estación de acoplamiento (dock que te permite utilizar tu portátil como un ordenador normal). El único problema con estas soluciones es que no son muy rentables. Asegúrate de que entiendes la ergonomía del ordenador portátil y de tener un plan para lo que vas a hacer la mayor parte del tiempo con el.

Como conclusión, un portátil no es definitivamente el más eficiente (ergonomicamente) para trabajar. Lo peor de todo es que tus opciones son limitadas en lo que puedes hacer para cambiar eso. Además de la compra de accesorios para facilitar la escritura, puedes seguir las directrices que se presentan en este artículo. Esto no eliminará el problema, pero debería hacer mucho más fácil el trabajar en tu computadora portátil.

En Tecnología Pyme | Prevenir problemas cervicales colocando correctamente el monitor
Imagen | Derrick Coetzee

En parte la imagen sería un poco como el usuario celoso de sus competencias que quiere mantener bajo control todos los sistemas de la empresa, y para ello limita el acceso a Internet, puertos USB de los equipos, no deja que utilicemos teléfonos móviles o portátiles privados para temas laborales o no quiere ni hablar de utilizar la nube. Por supuesto trabaja menos que nadie y se pasa el día navegando por Internet.

Sin embargo, pocas veces los propios usuarios que tienen esta visión de los administradores de sistemas tienen un visión crítica sobre sus hábitos como usuarios en la empresa. Utilizando su equipo de trabajo para temas privados, leyendo el periódico o viendo vídeos en YouTube de cuestiones que poco tienen que ver con la empresa.

Cuando las necesidades pasan por la dirección de la empresa no son tan importantes

Conozco empresas en las que todo, absolutamente todo está limitado y funcionan como un reloj. Cada vez que un usuario tiene una necesidad envía un correo al departamento de sistemas con copia a la dirección con su petición y si está dentro de lo razonable el administrador de sistemas pone a su disposición los recursos necesarios.

Pero lo cierto es que cuando la petición tiene que pasar por dirección son menos importantes los accesos a vídeos, redes sociales, memorias USB, etc. A veces la sola petición por escrito de la necesidad de utilizar tal o cual recurso, programa, etc. con copia de su supervisor hace desistir a muchos del uso de los mismos.

En más de una ocasión me he encontrado con la negativa del usuario cuando se ofrecía el administrador a solicitarlo en su nombre. Incluso indicándole que por lo general no existía ningún problema en la instalación de dicho programa. Cuando le comentas que se realizan auditorías de software o que todos los accesos a Internet se auditan ya no es tan importante.

Llevar la información a la nube, acceder a recursos de la empresa desde cualquier dispositivo, o llevarnos la información a casa para trabajar pasan a un segundo plano cuando el usuario tiene que acceder con un usuario corporativo, a un recurso de empresa, que tiene un coste económico. A veces se tiene a pensar que porque algo sea gratuito para uso doméstico o privado para las empresas también lo es, y muchas veces no es así.

Todo esto por no hablar de las medidas de seguridad de la información, bases de datos de clientes, etc. y todo lo necesario que se puede exigir a las empresas para el cumplimiento de la LOPD, que muchas veces el usuario no tiene en cuenta. No sólo se trata de la seguridad de la información sino también de la continuidad del negocio por imprudencias en muchos casos de los usuarios en la seguridad de sus dispositivos.

Y es que si los usuarios hicieran un uso responsable de los sistemas informáticos y recursos de las empresas no es necesario limitar los accesos a los recursos de la empresa. De hecho muchas empresas lo consiguen, y el responsable de sistemas está más para asesorar en caso de duda que para actuar de cortafuegos entre la empresa, sus recursos y el usuario.

En Tecnología Pyme | Con usuarios responsables no harían falta administradores de sistemas
Imagen | PopCultureGeek.com | vrogy

El iPad no sólo les sirve solo a aquellos que quieran conectarse y chatear con amigos en las redes sociales,también abastece a la comunidad empresarial en general. Aquí están 5 de estas aplicaciones que posiblemente no quisieras perder la oportunidad de probar o disponer de ellas, si eres propietario de un negocio o empresa.

Aplicaciones ofimáticas

Documents to Go Premium Office Suite es otra aplicación de pago sale por 13.99 euros, aunque  bien vale la pena también cada euro teniendo en cuenta el hecho de que facilita una edición y visualización de todo tipo de documentos que tienes en tu negocios o empresas fácilmente, como MS Word, Power Point, e incluso Excel.

PDF Reader Pro no es una aplicaciones gratuita, aunque los 4.99 euros que cuesta bien vale la pena teniendo en cuenta la comodidad que aporta a cualquier empresa. El nombre lo dice todo, se utiliza para leer archivos PDF y la mejor parte es que puedes ver tus archivos de MS Office, imágenes, archivos de vídeo y audio e incluso compartirlas en línea.

Más información | iWork Suite | Documents to Go Premium Office Suite | PDF Reader Pro

Aplicaciones para ser más productivo

Time Master + billing es una aplicación para iPad que ha recibido una calificación de 4 estrellas lo que significa que es de los mejores que hay en el mercado hoy en día. Como su nombre indica, ayuda a localizar a tiempo los gastos y la característica más atractiva es su flexibilidad para la personalización. Por 7.99 euros se puede personalizar todo al minuto, tasas de facturación, ejecutar varios temporizadores, localizar los gastos, localizar tus tareas y proyectos de clientes, etc. Se trata simplemente de una aplicación multi-versátil.

Más información | Evernote | Time Master + billing
En Tecnología Pyme | Cinco aplicaciones de contabilidad para pequeñas empresas |
Imagen | Johan Larsson

Porque muchas veces el correo se usa como para incluir el memorando con las directrices a seguir durante el primer trimestre de año para seguir por toda la compañía. Si la empresa es medianamente grande se limitan las posibilidades de debate, no es cuestión de que cada empleado vaya contestando el correo generando un “nivel de ruido” que puede ser muy grande y contraproducente. Si es pequeña el debate a través del correo puede ser muy extenso, posible y fácil de seguir, pero ineficaz para su seguimiento.

Si la empresa dispone de una intranet interna quizás este es el mejor ámbito de discusión. El mismo documento colgado en la intranet o en el Wiki de la empresa, avisando por correo de su publicación, y llevando los comentarios a este ámbito es mucho más eficaz. De esta manera cada usuario que quiera comentar puede hacerlo y leer de forma más o menos ordenada los comentarios del resto, pero todo ello sin recibir un correo nuevo por cada comentario.

Lo mismo podríamos hacer si tenemos un blog interno como órgano de comunicación. El seguimiento del documento maestro, las opiniones que han mostrado los empleados y las resoluciones que se hayan tomado en consecuencia pueden reforzar mucho el mensaje interno que queremos transmitir. Sobre todo si lo que esperamos de nuestros empleados son sus opiniones y no sólo que se lean el documento y cumplan las directrices.

Si lo único que pretendemos que se lean el documento y se den por enterados entonces el correo electrónico es una herramienta óptima. Pero en este caso no hablamos tanto de comunicación, sino más bien de información por parte de la empresa a los empleados. Y no es lo mismo.

En Tecnología Pyme | Usar el correo como si fuera un chat
Imagen | aqsahu

Aunque hay pocas soluciones de visualización y edición disponibles en todas las principales plataformas móviles/smartphones, pocos superan la lista completa de características que OfficeSuite Mobisystem tiene para ofrecer. Nuevo en el Android Market, OfficeSuite Viewer 5 te permite acceder y visualizar los documentos almacenados localmente en el dispositivo o en la nube, soporta alrededor de una docena de idiomas internacionales ampliamente utilizados, y casi todos los tipos de documentos mas populares, conocidos hasta la fecha y también para Symbian.

Soporta los siguientes formatos de archivo: DOC, DOCX, RTF, TXT, LOG, XLS, XLSX, CSV, PPT, PPTX, PPS, PPSX, EML, PDF y ZIP, y sincroniza los documentos de tu Dropbox y Google Docs. La aplicación dispone de un modo de panel de doble pantalla para los dispositivos con Honeycomb que hace un excelente uso de la pantalla más grande que poseen las tablets. La aplicación tiene un intuitivo y rico explorador de archivos. La aplicación permite buscar los documentos requeridos y acceder al instante a los archivos recientemente abiertos dentro del historial de la aplicación.

La aplicación requiere que inicies la sesión con una cuenta de OfficeSuite. La primera vez los usuarios pueden registrarse para obtener una nueva cuenta para la aplicación de forma gratuita.Una vez conectado, desde su pantalla de inicio se puede navegar fácilmente a los archivos recientes, Mis documentos (carpeta en el almacenamiento local especificado por el usuario), Archivos locales (lanza el explorador de archivos) y los archivos a distancia (documentos almacenados en la nube). Para acceder a los datos de la nube, debes autorizar el acceso a todas las cuentas necesarias.

La aplicación ademas de soportar una amplia variedad de formatos, proporcionando un conjunto completo de opciones para cada formato individual, dispone de herramientas y diccionario integrado para archivos de texto, el modo de diapositivas y el salto rápido para presentaciones, soporte para hojas de cálculo, renderizado optimizado para documentos PDF y otros, OfficeSuite Viewer 5 ya tiene todo esto cubierto.

Eso no es todo, la aplicación también te permite acceder a documentos protegidos por contraseña, una característica que es raro en aplicaciones gratuitas de su género. En definitiva, una herramienta muy valiosa para los empresarios, profesionales y todo tipo de usuarios en general.

OfficeSuite Viewer, como lo indica su nombre, se dedica a leer sus documentos, y no te permite editarlos. Para beneficiarse de dicha característica, puedes actualizar a la versión profesional (de pago) OfficeSuite por 9.99 euros.

Mas información | OfficeSuite Viewer 5 Android
En Tecnología Pyme | Nueva versión de QuickOffice Pro para móviles permite crear presentaciones