Productividad

Una de las cuestiones que a muchas personas le ayudan a realizar sus tareas diarias son los gestores de tareas. En este sentido cuando estamos todo el día de un lado para otro, lo mejor es optar por un gestor de tareas online, que trabaje en la nube y nos permita conectarnos tanto desde nuestro ordenador de oficina, como desde el portátil o desde el móvil. Pero ¿qué le pedimos a un gestor de tareas online, para que cumpla bien su cometido?

Creo que es una cuestión muy de gustos personales. No a todas las personas nos funcionan los mismas claves a la hora de realizar el trabajo y organizarlo. Algunos preferimos una organización más visual y otros sin embargo tenemos más una opción más estructurada de la información. Algunos se decantan por el método GTD y sin embargo a otros no nos acaba de convencer este modelo organizativo.

Muchas empresas se encuentran desbordadas a la hora de gestionar su documentación, donde el paso al mundo digital ha supuesto una gran ayuda pero llegado el momento nos vemos en la necesidad de buscar un sistema que nos simplifique el trabajo y sobre todo encontrar los documentos que necesitamos. Organizar nuestra información con la intranet permite la gestión documental en la empresa.

La intranet podemos gestionarla de muchas manera, ya sea como una web interna, o como la parte privada de nuestra web corporativa. Con las debidas precauciones de seguridad no debe haber ningún problema. En ella podemos ir añadiendo distinta documentación relativa a nuestra empresa, sus procedimientos o nuestros proyectos o clientes.

Llega un momento en toda empresa en el cual nos damos cuenta que necesitamos herramientas algo más específicas o avanzadas de las que venimos utilizando. Muchas empresas creen que todo se puede gestionar con procesadores de texto y hojas de cálculo, pero a veces hay que buscar otro tipo de soluciones cuando la ofimática no basta para gestionar nuestro negocio.

Tenemos que ser consciente de las limitaciones que nos pueden dar las hojas de cálculo y los procesadores de texto. Muchas veces vemos en la flexibilidad de estas herramientas la solución a todos nuestros problemas, pero a la vez se genera una resistencia al cambio que pueden hacer que dejen de ser productivas o pasen el punto de inflexión de la curva de productividad.

Una de las cosas que a lo largo del día nos quita más tiempo y nos hace ser menos productivos es el correo electrónico. Poco a poco vamos viendo como una herramienta que en principio nos era muy útil se convierte en algo que nos absorbe cada vez más tiempo en su gestió, cada vez es somos más conscientes de la difícil relación del correo electrónico y la productividad.

En este sentido tenemos que ser muy prácticos. Nos pagan por realizar nuestro trabajo y para ello nos dan una herramienta, el correo electrónico. No nos pagan por gestionar el correo electrónico. Con ello quiero decir que tener una bandeja de entrada con correos sin leer no es pecado. O mejor aún, no estar siempre con el correo abierto, no es necesario.

En este blog hemos presentado muchas alternativas distintas, tanto a nivel de software como a nivel de hardware o comunicaciones para resolver distintos problemas con los que se enfrenta día a día la pyme. Para las empresas las herramientas informáticas deben suponer una mejora en sus procesos que lleve acarreada una mejora en la productividad, pero ahora bien, ¿cuál es el mejor ERP? ¿y la mejor suite ofimática? Pues bien, en esto de las herramientas informáticas y la productividad no existen soluciones universales.

El entorno en el cual se implantarán es decisivo para saber si tendrán éxito o fracasarán en su cometido, ya puede ser la mejor del mercado que si en nuestra empresa carecemos de personal eficiente para su manejo y con insuficiente formación no nos supondrá una mejora sino una gran pérdida de tiempo y dinero. Por eso debemos ser muy cuidadosos en la elección de nuestras herramientas y no tomar decisiones a la ligera.

Una de las cuestiones que nos puede ayudar a organizar nuestra agenda, nuestro día a día en el trabajo son los gestores de tareas. Prioriza el trabajo y consigue que las cuestiones más importantes del día no se queden en el tintero por realizar esas otras que son más sencillas y a la vez menos prioritarias.

Los gestores de tareas son programas muy sencillos que nos permiten organizar nuestras tareas de forma simple. Por lo general, en esta limitación radica su gran virtud, puesto que no tienen que ocupar mucho tiempo en la organización, poco más de poner el nombre de la tarea y su prioridad.

Hoy en día todos tenemos claro que la información es uno de los activos más importantes de cualquier organización. En este ámbito, necesitamos, nó sólo proteger nuestros sistemas, sino también nuestra información. La herramienta que nos ayudará a realizar esta tarea es un Sistema de Gestión de la Seguridad de la Información (SGSI).

Nos ayuda a identificar riesgos en la seguridad, ya sean internos o externos, físicos o lógicos. Un sistema de gestión de la seguridad nos ayudará a conocer y atajar de manera correcta los riesgos a los que está expuesta nuestra empresa. Este concepto de seguridad viene especificado en la ISO 27001.

Una de las cuestiones que más recursos consumen en la empresas es el soporte de los productos que vendemos en nuestras empresas. Nos consume una parte importante de nuestro tiempo dar una asistencia técnica a nuestros clientes, además de unos recursos económicos asociados a los desplazamientos. Por eso hoy vamos a tratar la cuestión del soporte remoto y el ahorro de recursos que supone en las pymes.

El punto central de todo soporte se encuentra en tener una entrada única de llamadas, un único teléfono al que se dirijan todas las cuestiones de la empresa, nuestra recepción, nuestro helpdesk o nuestra centralita, como queráis llamarlo. Es fundamental para la organización de la empresa este servicio y para el soporte remoto más aún.

Muchas veces una sencilla reunión nos puede ahorrar un montón de trabajo sobre todo si este trabajo se realiza implicando a varios interlocutores a la vez. En este sentido un software que nos puede ayudar son las herramientas colaborativas, que permiten que varias personas compartan información a la vez. Hoy vamos a hablar de una de ellas, Mikogo que es una sencilla herramienta colaborativa que nos permitirá realizar unas cuantas opciones.

Este es un software orientado hacia usuarios que no tienen grandes conocimientos técnicos y que permite compartir de una forma intuitiva y sencilla. La idea es montar una sala de conferencias virtual en el cual la persona que convoca a los demás comparte el escritorio de su equipo, de forma que todos están viendo lo mismo que el ponente tiene en su escritorio.