Se que cuando muchos hayan leído el titular habrán mostrado su desacuerdo con esta afirmación. A menudo creemos que por tener los archivos guardados en la oficina están más seguros que si se guardan en un servicio online, pero creo que los datos están más seguros en la nube que en nuestras instalaciones.

Por lo general un buen proveedor de servicios en la nube nos ofrecerá una disponibilidad del 99,90 %, lo que prácticamente significa que nuestros datos o aplicaciones estarán siempre disponibles. Conseguir un porcentaje similar para los sistemas de las empresas requiere redundancia y no todas están dispuestas a realizar esta inversión.

No se trata ya de tener una copia de seguridad, sino muchas veces hardware duplicado para poder hacer frente a cualquier incidencia. Además hay que realizar la copia de forma periódica, probar las restauraciones para comprobar que todo el proceso va bien, etc. y esto tiene un coste implícito en horas de trabajo e inversión en software.

Si somos meticulosos podemos conseguir un alto grado de disponibilidad de datos y sistemas. No hace falta llegar a porcentajes como los de la nube, ya que muchas empresas si pasan uno o dos días sin acceder a los datos pueden continuar con su trabajo de forma más o menos estable, sin afectar a su negocio de forma sensitiva. Esto no da el tiempo necesario para poder restaurar todo al punto anterior al fallo.

Robo y ubicación de los datos

Esto por lo que respecta a la seguridad de los sistemas. Pero también otro de los miedos que afrontan muchas empresas al llevar sus datos a la nube es la posibilidad de que alguien le robe los datos. Lo cierto es que parece complicado que alguien ajeno a nuestra empresa acceda al servicio donde están alojados para llevarse la base de datos de la empresa y venderla a la competencia.

Parece más probable que sea alguien de la propia empresa la que pueda acceder a dicho servicios con un usuario y contraseña y descargar y filtrar dichos datos. Pero es que además este peligro ya existe en local, donde las fugas de datos se producen de múltiples maneras, no solo a través de medios electrónicos.

Lo único que veo en contra de llevar los datos a la nube, con un proveedor de servicios de calidad, es la dependencia de terceros. Pero al fin y al cabo las empresas ya están acostumbradas a depender de terceros en otras cuestiones como electricidad, comunicaciones, etc. Quizás falta todavía un poco de tiempo para ver estos servicios en la nube con más normalidad.

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Imagen | bugeaters | alvimann

Se trata de la persona que aprovecha ese mismo tiempo que otros utilizan para fumarse un cigarrillo para consultar su cuenta personal de Facebook o Twitter, pero también para revisar su correo personal, etc. En definitiva ocuparse en tareas personales más que en laborales.

A veces se piensa que mientras se sale a fumar o se toma un café con otro compañero no se deja de trabajar, aunque se estén comentando los resultados deportivos del fin de semana o las últimas vacaciones. Si lo hacemos a través de las redes sociales no quedan dudas y quizás esta es la razón por la que en muchas empresas está peor visto.

Sin embargo ambas acciones tienen el mismo efecto y utilizadas de forma adecuada pueden beneficiar la productividad del empleado y con ello a la empresa. Porque los descansos breves son fundamentales para poder mantener la concentración sobre una tarea, haciendo que el tiempo que dedicamos a la misma sea realmente productivo y no nos distraigamos pensando en otras cuestiones.

Esta es en realidad la esencia de la técnica Pomodoro, que en base a 25 minutos de concentración y 5 de relajación consigue que las tareas concluidas al final del día sean muchas más. Sobre todo funciona bien en los momentos de especial dispersión, en mi caso en las tardes donde siempre cuesta más retomar el hilo del trabajo que dejamos pendiente por la mañana.

Por eso creo que la pausa, ya sea para fumar un cigarrillo o consultar tu cuenta de Twitter es básica para mantener un buen ritmo productivo en las empresas. Si además contribuimos a que el ambiente social de la empresa mejore y los empleados sean capaz de apreciar estas pausas sin abusar de las mismas todos saldrán ganando.

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Imagen | Daquella manera

Y aquí estamos hablando estrictamente del uso que hacemos de trafico de datos. Porque muchas empresas además del correo electrónico y consultas de temas profesionales no utilizan Internet para nada más. Una tarifa plana móvil bastaría para resolver estas necesidades.

Esto puede ser una buena solución, siempre que haya buena cobertura para oficinas temporales o pequeños negocios y autónomos que pueden llevarse la banda ancha allí donde estén. Otra opción interesante es tener esta línea como respaldo de la principal, por si en algún momento tenemos cortes de comunicaciones.

La conexión WiFi vía móvil

Además de la línea de voz, que lógicamente todas las empresas necesitan, el principal inconveniente que le veo a esta cuestión es dar una cobertura de banda ancha a los dispositivos móviles vía WiFi. Si tenemos esta banda ancha para un pequeño despacho u oficina en el que se conectan cinco equipos, puede ser suficiente, pero si además deben conectarse cinco móviles, la cosa cambia.

Sobre todo porque el ahorro que conseguimos puede diluirse si tenemos que contratar tarifas planas para móviles más caras al no disponer del soporte que el WiFi puede facilitarnos en las oficinas para realizar cargas y descargas importantes de datos, ya sean por documentos, actualizaciones, etc.

Adiós a trabajar en la nube

Utilizar modelos en la nube será más complicado si sólo disponemos de banda ancha móvil, más que nada porque tenemos que tener en cuenta que descargamos datos, pero también los subimos a la red, y esto también cuenta a la hora de contabilizar el tráfico generado.

Por lo tanto a poco que hagamos un uso intensivo de una aplicación en la nube será complicado que esta línea sea suficiente o por lo menos nos salga más rentable que la banda ancha tradicional, que además nos facilita la voz, como antes hemos comentado. De momento lo veo más como una línea de respaldo, que podamos llevar con nosotros en vacaciones o fines de semana que otra cosa.

De todas formas no hace falta contratarla aparte. Si lo que queremos es compartir la conexión lo más cómodo es usar un MiFi, pero sino podemos utilizar la conexión de datos de un teléfono móvil que nos haga de router para el portátil o el equipo de sobremesa. Todo esto siempre que hablemos de un consumo moderado de datos.

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Imagen | ChrisDag

Esta es una cuestión importante porque las empresas y autónomos están obligados a utilizar este sistema siempre que tengan vehículos afectos a su actividad. Para ello recordamos que es necesario un certificado digital o un DNIe. Además de las notificaciones de las infracciones que se hayan producido se podrán recibir sobre la fecha de caducidad de la ITV o los impuestos de los vehículos, por ejemplo.

Esta es una cuestión importante por dos motivos. El primero es aprovechar la oportunidad de reducción de multa por pronto pago, ya que disponemos de unos plazos legales en los que tenemos derecho a una reducción, por lo general de un 50%. Si no nos llega la notificación no se podrá aprovechar esta circunstancia.

El segundo es la posibilidad de recurrir, dado que si no nos enteramos de la notificación no podremos ejercer el recurso y la tramitación seguirá su curso hasta llegar a la vía ejecutiva, donde nos enteraremos de la multa que teníamos porque Hacienda nos embarga en nuestra cuenta la cantidad para su pago.

Además debemos tener en cuenta que aunque no nos hayamos dado de alta puede que ya tengamos una DEV puesto que según nos indicaba la ley en su

Disposición adicional segunda: Asignación de la Dirección Electrónica Vial (DEV).
La Dirección General de Tráfico asignará una Dirección Electrónica Vial (DEV) a toda persona jurídica que obtenga una autorización administrativa de circulación de vehículo, una vez haya entrado en vigor la presente ley, conforme a lo dispuesto en el artículo 59 bis.
A las personas jurídicas no incluidas en el párrafo anterior y a las personas físicas que lo soliciten, también se les asignará una Dirección Electrónica Vial (DEV).

Una razón de más para tener conocimiento de estas notificaciones, donde no sólo nos llegarán las de las DGT, sino que los ayuntamientos se irán sumando a dicho procedimiento de notificaciones y a lo largo de 2012 será completará como punto de entrada única de notificaciones referentes a vehículos.

Vía | @dministracion
Más Información | DGT
En Tecnología Pyme | Notificaciones telemáticas de la DGT para las multas de tu flota de vehículos

Para realizar esta tarea el primer paso será enlazar nuestra página web con Google +, incluyendo el código HTML pertinente que nos facilitan en la web. Una vez que hemos completado esta cuestión el siguiente paso es crear una extensión social para la campaña de Adwords que queremos enlazar con la página de Google +. Para ello debemos ir a la opción de extensiones del anuncio.

Una vez completados estos pasos podremos compartir los + 1 que reciban nuestros anuncios a través de la página de empresas de Google +. Una de las principales ventajas que sacaremos con esto está en el posicionamiento. A mayor número de votos, mejor posicionamiento, más visibilidad, mayor número de clientes potenciales que nos conocen.

Lo cierto es que la integración de Google + lleva a las empresas, quieran o no quieran a tener presencia en esta red social, debido sobre todo a la tiranía del PageRank, o dicho de otra manera, si quieres que tu página esté en los primeros lugares del buscador cuanto más uses Google + y lo integres con otros productos de Google mejor.

No es lo único que influye, pero si estamos trabajando en el posicionamiento de la página no podemos pasar por alto estas circunstancias y desperdiciar la oportunidad de ir sumando puntos, que al final son los que deciden en qué posición se muestra nuestra página en el buscador y en España Google y buscador son casi sinónimos.

Más Información | Blog Adwords
En Tecnología Pyme | Learn with Google, aprender a trabajar con las herramientas de Google para empresas
Vïdeo | YouTube

Se trata de una gama de impresoras láser en color enfocadas hacia el mercado de la pequeña y mediana empresa que trata de conjugar la calidad de impresión y a un buen precio. La gama podemos dividirla en equipos dedicados y multifunción:

• HP LaserJet Pro M351 y M451 con velocidades de impresión que van desde los 18 ppm para la primera y 21 ppm en el segundo caso. En el primer caso carece de conectividad de red, por lo que es más adecuada como impresora de puesto. La segunda podemos integrarla como impresora de red e imprimir desde móviles compatibles con la tecnología ePrint.

• HP LaserJet Pro color MFP M375 y M475. Se trata en este caso de impresoras multifunción que además de imprimir facilitan al usuario las labores de escaneo, copia y fax. Ambas vienen con funcionalidades de red e inalámbricas. Su principal diferencia se encuentra en la velocidad de impresión.

Los precios de estas impresoras parten desde los 312 euros IVA incluido para la HP LaserJet Pro M351 hasta los 748€ de la HP LaserJet Pro 400 MFP M475dw. No es una mala inversión si tenemos que renovar nuestro hardware de impresión y no queremos acudir a una empresa externa para que nos facilite estos servicios.

Más Información | HP
En Tecnología Pyme | Nueva gama de impresoras HP Officejet Pro 8600 para empresas

Sobre todo ofreciendo información y facilitando el acceso a la legislación, programas y líneas de financiación y apoyo a pymes y emprendedores, algo básico cuando estamos pensando en lanzar nuestro propio negocio. Pero también busca ofrecer información sobre las segundas oportunidades de negocio tras una quiebra o las medidas contra la morosidad o la mejora de cualificación de las pymes en la innovación.

Se trata por lo tanto de un punto de entrada único a toda la información y también asesoramiento para promover la iniciativa emprendedora. Quizás esta sea la cuestión más interesante de todas las que ofrece, las herramientas o la información que nos ofrece para saber donde acudir en busca de algo más que un cuestionario online.

Esperemos que el portal sea realmente útil, algo que sólo podrán decir las empresas y los ciudadanos cuando lo utilicen. Personalmente creo que esta idea hubiera sido mejor incluirla dentro del portal 060, donde en el apartado de empresas ya disponemos de una gran cantidad de información.

Más Información | todomeprende.es
En Tecnología Pyme | 060.es, acceso a servicios electrónicos públicos

Hasta ahora esta característica sólo estaba disponible para determinadas áreas, como por ejemplo cuando actualizábamos nuestro perfil. Esta opción que estará disponible como una opción ya ha comenzado a implementarse y llegará en los próximos días a vuestros perfiles.

Es una cuestión interesante dado que cada vez son más los datos que intercambiamos con otras empresas a través de las redes sociales. En especial LinkedIn donde hablamos muchas veces de negocios con otras empresas. De esta manera todo el tráfico que generemos va encriptado y aunque nos conectemos desde una WiFi pública o alguien esté escuchando nuestro tráfico poco podrá sacar en claro.

Este cambio lo tendremos disponible a través del perfil de nuestra cuenta, los controles de seguridad donde podremos marcar esta opción para que toda la información que enviemos hacia LinkedIn se intercambie de la forma más segura posible. No sólo la que intercambiamos con otras empresas, sino también en el ámbito interno si las utilizamos.

Más Información | Blog LinkedIn
En Tecnología Pyme | Las diez historias más compartidas en LinkedIn en 2011 para inspirarse en los negocios

Todo depende del uso principal que le demos al teléfono. Si lo utilizamos para hacer muchas llamadas, la tarifa plana que nos incluya el coste de establecimiento de llamada nos puede salir rentable. Si lo utilizamos fundamentalmente para comunicarnos y estar siempre conectados a Internet, lo cierto es que puede ser ruinoso.

Con las facturas de cada empresa seguro que podemos desglosar y ver cuales son las tarifas que más nos interesan para nuestros móviles de empresa. Nuestros compañeros de Xataka Móvil han realizado una comparativa que te indica el operador y el plan más adecuado en función de tus hábitos de comunicación con el teléfono.

Sólo pensar en cuanto supone vuestra factura mensual. Si podemos reducir 10 euros al mes por elegir una tarifa más adecuada a nuestras necesidades, supondrá un ahorro medio de 160 euros a lo largo del periodo de permanencia que suele ser de 18 meses de media. Si esto lo multiplicamos por 10 terminales que tenga la empresa, nos lleva a 1600 euros que podríamos invertir en otras cuestiones.

Por último, otra cuestión que deberían plantearse muchas empresas y autónomos es si necesitan el último modelo de terminal móvil. Al igual que no tenemos vehículos de empresa de gama alta, o portátiles de gama alta, parece que muchas empresas no utilizan la misma política con los terminales móviles. Y esto al final hace que el coste de amortización sea más alto. Muchos terminales de gama media cumplen perfectamente con los propósitos de la empresa, y son mucho más asequibles, ya sea como terminales libres o subvencionados.

En Tecnología Pyme | Móviles libres y tarifas de datos básicas para la empresa
Imagen | Honou

Se trata de un software que nos permite facturar desde cualquier lugar y cualquier dispositivos puesto que se aprovecha de las ventajas del SaaS para llevar esta facturación a la nube. Nos permite crear facturas y presupuestos, ventas e ingresos, así como el control sobre los cobros y pagos o los gastos e inversiones. Para las versiones avanzadas facilita asesoría y un sistema de informes que toda empresa necesita. No está limitado el número de facturas que podemos crear en las versiones que nos presentan.

Dispone de una versión gratuita que no está limitada, como hemos comentado excepto en las características de creación de informes de IRPF o IVA, así como en las cuestiones de asesoría, uno de los puntos fuertes de la aplicación. Es normal que cuando se inicia un negocio se tengan dudas sobre como debemos presentar, en qué plazos, etc. Cuentica busca dar respuesta a todas estas cuestiones y otras que puedan surgir con planes de precios desde 19 euros al mes y si necesitamos un asesor personalizado desde 40 euros al mes.

Su uso es sencillo e intuitivo y lo mejor es que por el momento no está limitado a determinado número de facturas o gastos según el plan. Permite crear gastos y facturas periódicas, lo cual es muy útil en determinados momentos, sobre todo para añadir gastos como alquiler de local, seguridad social, etc. y lo mismo con facturas que tenemos de contratos de mantenimiento y que giramos mensualmente.

Lo que si echo en falta es la posibilidad de crear varios usuarios, que si bien para un autónomo no son estrictamente necesarios puede ser de utilidad cuanto la empresa es un poco mayor. A la vez también se echa en falta aplicaciones para móviles que faciliten su uso desde estos dispositivos o mejoren su visualización en los tablets. De todas formas por todo lo que ofrece es sin duda una opción para tener en cuenta.

Más Información | Cuentica
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