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La firma electrónica: Retos tecnológicos de la empresa en 2013


Uno de los aspectos que en 2012 han tenido un avance muy pequeño, pero que pueden mejorar de forma considerable muchos procesos en las empresas es la firma electrónica. Sobre todo las pymes la utilizan más por obligación que por convicción, es decir, sólo cuando la administración electrónica les obliga a realizar determinados procedimientos de forma telemática. Por eso creemos que la firma electrónica es uno de los retos tecnológicos de la empresa en 2013.

Esta solución va unida a la administración electrónica. Y en este caso la AEAT ha sido pionera en muchos de los procedimientos en los que se va obligando a las empresas a su uso, pero son muchas las administraciones que ya están siguiendo estos pasos, como el caso de la Seguridad Social. Sin embargo en la propia empresa se le saca poco partido a esta solución.

No quiero ni oir hablar de la firma electrónica para procesos internos


Parece mentira que la empresa ya disponga de un certificado que le permita realizar firmas electrónicas con la administración y no quiera ni oír hablar de su uso en el ámbito interno. Muchas veces se prefiere articular todo un sistema de envío y reenvío de faxes para arriba y para abajo, para que tres o cuatro personas firmen un documento de forma tradicional que buscar la forma de hacerlo en formato digital.

Y todo esto cuando muchos de sus empleados o implicados en las firmas disponen ya de un DNIe que les facilita la firma de documentos en la empresa. Lo cierto es que si la firma está infrautilizada en la empresa, el uso del DNIe tengo la impresión de que lo está mucho más. A pesar de los avances y la comodidad de uso que se introdujo para su uso en Windows 7, no acaba de verse como un sistema cómodo.

He visto organizaciones que incluían teclados con lectores de tarjetas, que sin embargo ni siquiera tenían instalados los controladores para poder usar el DNIe. Lo probaron en su momento, no les funcionó y aquí se pararon. Lo dieron por inútil o lo dejaron para un futuro que no ha acabado de llegar todavía.

Por lo general, la empresa y los proprios usuarios prefieren por comodidad de uso los certificados electrónicos de software que podemos tener instalado en nuestros equipos. La gran ventaja es que una vez instalado podemos realizar las firmas desde dicho equipo sin necesidad de dispositivos externos que nos lean el chip de la tarjeta criptográfica, ya sea DNIe o cualquier otra tarjeta que contenga un certificado de firma.

Factura electrónica, sólo cuando nos obligan


Cuestión aparte es el tema de la factura electrónica. En este caso reconozco que a pesar de las ventajas que puede suponer para las pymes, la gran beneficiada de su uso es la gran empresa, puesto que es la que obtiene un retorno de la inversión más rápida por el volumen de facturación que manejan.

Esto está haciendo que, en muchos casos, sea la gran empresa la que impone el uso de la factura electrónica a las pymes con las que se relaciona a la hora de trabajar. Sigue de esta forma el camino abierto por las administraciones públicas, que ya habían implantado este método, mientras que en las pymes sigue sin convencer.

Realmente son pocas las empresas que me han ofrecido la factura electrónica a la hora de emitirme una factura, por no decir ninguna en el sector de la pyme. Ahorro de papel, facilidad de almacenamiento y búsqueda de datos de las mismas son los aspectos que mejoran con una solución de este tipo, pero no parecen ser suficientes para la pyme.

Por todo esto creo que es mucho el camino que la empresa tiene por delante a la hora de mejorar el uso de la firma electrónica en sus procesos de trabajo. No creo que 2013 sea el año de su despegue, ya que una de las cuestiones que se necesita, y mucho, es formación y promoción para su utilización. Y no está la administración sobrada de recursos en este aspecto como para hacer una gran campaña que de la vuelta al asunto.

En Tecnología Pyme | Taller de formación presencial y online sobre la firma electrónica de INTECO
Imagen | calgrin

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