Nuestros compañeros de Pymes y Autónomos nos cuentan que en respuesta a una consulta vinculante realizada a la Dirección General de Tributos, se admiten como válidas aquellas facturas emitidas o recibidas siempre que se hayan procesado mediante las soluciones de software (siete en total), homologadas por la Agencia Tributaria, que ofrezcen digitalización certificada.
¿Y que implicaciones tiene esta homologación? Pues que los ficheros resultantes de la digitalización (efectuada con este software, claro) de las facturas, documentos sustitutivos y cualquier otro documento, tienen carácter de original, por lo que una vez realizado este procedimiento podemos, a efectos tributarios, prescindir de los documentos físicos, ahorrándonos el espacio y el trabajo que supone mantener un archivo físico.
Si bien cuando hablamos de eliminar el papel a todos se nos vienen a la cabeza las ventajas de hacerlo, antes de ponernos a escanear toda nuestra documentación, es conveniente analizar con detenimiento varios aspectos:
- Necesidad de cambiar el método de gestión tradicional: deberíamos analizar si el espacio para nuestros archivos es un problema, si el volumen de facturas supera al de los recursos que podemos asignar para gestionarlas o si nos pasamos más tiempo archivando y buscando documentos que el que dedicamos a tareas más productivas.
- ¿Disponemos del equipamiento necesario?: ¿Tenemos ya algún hardware, algún escáner, que nos permita afrontar el proceso de digitalización con garantías? Hay que ver si tiene la capacidad necesaria de acuerdo a lo que vamos a necesitar. Las características adecuadas serían las de un escáner con conectividad de red, bandeja alimentadora de documentos y capacidad de distribuir los documentos digitalizados a través de nuestra red.
- Compatibilidad del software certificado con nuestro sistema de gestión: deberíamos comprobar si ambos productos se pueden integrar o complementarse, o bien si al menos pueden trabajar sin que se produzcan incompatibilidades entre ellos.
- ¿Podemos afrontar los cambios que se van a producir?: es necesario estudiar detenidamente cuáles son las modificaciones que vamos a tener que efectuar en nuestros procedimientos de gestión y si éstas se pueden llevar a cabo con facilidad. Debemos valorar si el tiempo que tenemos que emplear en el proceso de digitalización va a ser menor que el que empleamos actualmente archivando.
- Coste del cambio: cuánto nos va a costar el software (y el hardware si no disponemos de él) en comparación con los beneficios que vamos a obtener de esta inversión.
Si una vez analizadas estas cuestiones no encontramos ningún obstáculo (o ninguno insalvable), es el momento de lanzarse a por ello. Evidentemente, no a todas las empresas les va a resultar rentable gestionar su facturación de esta manera, pero un sistema de este tipo, implantado adecuadamente, trae consigo beneficios indudables.
Entre ellos, destacaría el acceso rápido y sencillo a la documentación (supongo que más de uno ha pasado sus buenos ratos buscando facturas mal archivadas) y las posibilidades de informatizar procesos que ofrece (flujos de trabajo para validación de facturas, envíos automatizados una vez generadas, etc.). Las ventajas van, en definitiva, mucho más allá del simple ahorro de papel.
Foto | Darknez
En Pymes y Autónomos | Adiós a la documentación en papel en las empresas
Comentarios
Esto está muy bien, pero mientras tengamos que seguir guardando los documentos físicos durante un mínimo de 6 años, no le veo demasiado futuro.
Además tiene el inconveniente (o ventaja según se mire) de que por mucha digitalización certificada que se utilice, no garantiza la manipulación de los documentos antes de ser digitalizados.
GeniUS, tienes razón, a efectos mercantiles el plazo de conservación es de seis años (a efectos tributarios de cuatro). En lo que a Hacienda se refiere, estas facturas digitalizadas son, a todos los efectos, originales, así que por este lado no hay necesidad de conservarlas en papel. De todas formas, como comentaban en Pymes y Autónomos, no está del todo claro que este procedimiento sea válido a otros efectos, como los mercantiles, así que de momento deberíamos ser precavidos y conservar los documentos físicos.
Sin embargo, para obtener ventajas de este sistema no necesariamente hay que deshacerse del papel. Podríamos, por ejemplo, optar por trasladarlo a un almacén, trastero, servicio de almacenaje o lo que se te ocurra, y despejar de esta forma nuestras oficinas. Ya no necesitaríamos tener cerca esos documentos, porque podemos consultarlos a través de nuestro sistema de información.
En cuanto a garantizar que los documentos digitalizados no han sido manipulados, pues es cierto, no se puede garantizar por este sistema. Pero tampoco nadie me impide escanear una factura original, modificarla a mi gusto con cualquier software adecuado y reimprimirlo como si fuera un original.
Un saludo.
La ventaja mayor que yo le veo a la digitalizacion de facturas es a la hora de contabilizarlas, sobre todo en una pyme, donde generalmente una persona se encarga de ello, lo cual no deja de ser una tarea mecánica que no es nada productiva y resta tiempo a otras que sí lo son. De esta manera, por qué no dejar a una máquina que haga su trabajo? En este sentido, pienso que deberia ser una obligacion la emision de e-facturas, de la misma manera que los impuestos ya se empieza a obligar a presentarlos telematicamente, sobre todo ahora que tanto se llena la boca el gobierno de aumentar la productividad (aunque ellos no se lo apliquen).
Una pregunta, si alguien me la puede responder. Qué significa que las facturas deben guardar-se 6 años a efectos mercantiles?
taradell, échale un vistazo a esta entrada de Pymes y Autónomos, lo explican muy bien.
Saludos.
Simplemente me gustaria aclarar que en todas las charlas a las que he asistido sobre Digitalización Certificada y en alguna de ellas los ponentes eran responsables de la AEAT dicen bien claro que: ¡ NO ES NECESARIO GUARDAR EL DOCUMENTO ORIGINAL UNA VEZ ESCANEADO ! carece de valor, el original es el escaneado (aunque lo escaneado sea una manipulación del original ¿que mas dá?. Si en algun momento de la vida del documento (digital o en papel) es requerido por un inspector de Hacienda, no puedo poner ningun objecion a que este este en un formato que ellos mismos han homologado, ahora bien, si el documento nos lo pide un Juez, este puede pensar que lo que tiene ante si (digital o papel) es falso e iniciar unas diligincias que le aclararan pericialmente, si es en papel un perito caligrafo y si es en digital un perito informatico si el documento (digital o papel) puede ser admitido o no como prueba.
En el caso de las facturas de proveedores, no solo es necesario escanearlo y firmarlo digitalmente, tambien es necesario que cuando se guarden estas imagenes que sirvieron de original se le añadan unos metadatos que serán los mismos que se utilizan el la contabilización de la factura (Fecha, bases, totales, etc) el resto de documentos no tienen la obligación de ser guardados con estos metadatos (documentos sustitutivos y otros documentos (cajon desastre para que cada uno lo interprete como quiera))
Tambien me gustaria aclarar que una digitalización certificada no tiene nada que ver con una extracción de datos automática de los datos de las facturas, son procesos que se pueden complementar pero que no tienen por que ir unidos. Existen otros metodos que agilizan la clasificacion de esas imágenes obtenidas de los originales en papel, con el fin de no tener que meter manualmente otra vez los mismos datos que hemos metido en la contabilidad. Este proceso bajo mi punto de vista es el mas acertado y el que mas posi
Hola a todos, acabo de descubrir este blog y la verdad es que me parece fantástico. Además, soy autónomo desde hace bastante poco, por lo que me viene de perlas.
Sobre el tema de esta entrada tengo una duda. Por lo que he entendido aquí estamos hablando de escanear facturas (por ejemplo) que hay en papel y guardarlas en formato electrónico. Pero ¿qué hay con los documentos que se generen a partir de ahora firmados digitalmente, tienen validez digitalmente sin tener la necesidad de estar impresos? Por ejemplo, una factura firmada digitalmente con un certificado de la FNMT.
Perdonad si es una duda demasiado tonta (tampoco sé si es el sitio para hacer esta pregunta) pero estoy un poco perdido con esto.
Un saludo.
Viskovitz, es efectivamente otro supuesto, distinto al que tratamos en esta entrada, pero que seguro que trataremos más adelante. De todas formas, naturalmente que la factura electrónica es válida sin necesidad de estar impresa, siempre que su formato cumpla con las especificaciones establecidas.
Ten por seguro que trataremos ampliamente este y otros temas relacionados en el blog.
Un saludo.
Qué bien, muchas gracias José, esperaré impaciente esa entrada.
Saludos.
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